Assistant aux Contrats
AVIS DE RECRUTEMENT
TITRE DE POSTE : Assistant aux Contrats
GRADE : D
SUPERVISEUR : Contract & Compliance Manager
LIEU DE TRAVAIL : Kinshasa
TYPE DE CONTRAT : Contrat à durée déterminée, CDD
CONTEXTE
Le Projet de Santé Intégré Plus (PROSANIplus) est financé par USAID et exécuté par le consortium comprenant Overseas Strategic Consulting (OSC) et Management Sciences for Health (MSH). Le projet va couvrir 78 zones de santé (ZS), 8 Divisions Provinciales de la Santé (DPS) et 4 Inspections Provinciales de la santé (IPS) dans les 8 provinces que sont : le Sud Kivu, le Haut Lomami, le Lualaba, Le Lomami, Kasai Central, le Kasai, le Kassaï Oriental et le Sankuru. Les activités relatives au renforcement du système de santé et aux composantes des soins de santé primaires y compris le Genre devront être conçues et exécutées en synergie afin d’aider les zones de santé ciblées dans l’amélioration des services offerts et assurer le fonctionnement des structures en mettant à leur disposition des subventions.
A cet effet, PROSANIplus est à la recherche des professionnels expérimentés et dynamiques pour les postes d’Assistant aux contrats. Ce poste sera basé dans le bureau de PROSANIplus à Kinshasa et nécessitera des voyagesdans les zones de santé appuyées dans les Provinces ci-haut.
1. RESPONSABILITES GENERALES
L’Assistant(e) aux contrats est responsable d’assurer que les documents relatifs aux contrats et accords signés entre les projets et ses partenaires soient réceptionnés, analysés et classés après utilisation.Il devra assurer que les preuves de l’octroi des subventions à cout fixe et en natures et les rapports d’activités (les livrables) qui seront déposés par les partenaires soient classées après la fin de chaque trimestre. L’Assistant(e) aux contrats est chargé aussi d’alerter toute l’Unité Contrat sur les fins des échéances de chaque contrat et accord signé entre les projets et ses partenaires.
Il (elle) participera à la préparation des dossiers de paiement de tous les bénéficiaires des contrats et accords signés et cherchera à obtenir les approbations utiles auprès des responsables des projets avant de les soumettre aux finances et Operations selon les destinations.
Le Chargé des Subventions contribuera et participera aux activités FBR (Financement Basé sur les Résultats) au niveau de Kinshasa et en appui aux équipes de terrain. Il assurera le suivi de paiement des primes de performance dues dans le temps échu.
2. RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Subvention à cout fixe et FBR (Financement Basé sur le Résultat) :
- Gestion des classements et Archivage des dossiers CDRs, consultances, services récurrents, etc.
- Réception et enregistrement des dossiers contrats d’assistance technique,
- Réception et classements des livrables, contrats et dossiers des subventions,
- Réception et classement des factures, contrats et dossiers FBR.
- Réception et classement des dossiers des Communauté Championnes et OAC,
- Suivi des approbations des divers contrats d’assistance technique auprès des Chefs des projets,
- Suivi des approbations des divers dossiers des subventions et FBR auprès de l’équipe technique,
- Transmission des dossiers aux Operationset aux finances,
- Suivi des paiements des services récurrents,
- Suivi des échéances de chaque contrat et accords signé entre les projets et les partenaires,
- Suivi avec les Operations l’avancement de l’octroi des subventions en nature et faire rapport au superviseur,
- Répondre à toute autre tâche demandée par le superviseur.
3. QUALIFICATIONS
- Détenir un diplôme d’études supérieures en sciences sociales, sciences infirmières, sciences économiques, développement rural ou dans un domaine similaire ;
- Détenir une expérience d’au moins 2 ans dans les tâches administratives ou des contrats ;
- Détenir une connaissance de l’organisation de bureau ;
- Parler couramment le Français, la connaissance de l’Anglais est un atout ;
- Expérience de travail avec les ONGs locales et Internationales;
- Avoir des connaissances informatiques : World, Excel, Power Point,
- Capacité de voyage sur terrain.
4. COMPETENCES
a) Professionnalisme
- Connaissance, compréhension et maitrise des questions relatives aux subventions,
- Faire preuve de conscience professionnelle, d’esprit de créativité, d’engagement et d’efficacité dans l’exercice de ses fonctions,
- Aptitude à exécuter les taches dans le délai imparti et obtenir les résultats, expérience dans le domaine de suivi,
- Aptitude à l’analyse et à la synthèse.
b) Planification et Organisation
- Aptitude à développer les objectifs claire en concordance avec les stratégies adoptées,
- Aptitude à établir et identifier les activités et autres tâches prioritaires,
- Aptitude à consacrer du temps et des ressources nécessaires pour la finalisation d’un travail,
- Aptitude à suivre et à ajuster le plan de travail adopté,
- Aptitude à gérer le temps de façon efficiente.
c) Esprit d’Equipe
- Sens des relations humaines,
- Aptitude de travailler dans un cadre pluriethnique et pluriculturel en faisant preuve de tact et de respect de la diversité,
- Probité et Intégrité irréprochable.
Notes
Pour appliquer à ce poste, envoyez une lettre de motivation ainsi que votre CV, en spécifiant la position (le poste), à: https://jobs-msh.icims.com au plus tard le 10 juillet 2016.
Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the U.S. Armed Forces.
