Responsable des opérations
OFFRE D’EMPLOI
Titre du poste: RESPONSABLE DES OPERATIONS
Lieu: Lubumbashi, Haut Katanga, RDC
Durée du Contrat : 1 année (renouvelable)
1. Description du Programme
CIP/ICAP est une organisation dépendant de l’École de Santé Publique Mailman de l’Université Columbia à New York. Bénéficiant d’un financement du PEPFAR à travers les « Centers for Disease Control and Prevention » (CDC), Il met en œuvre depuis Avril 2010 des activités et services de lutte contre le VIH/SIDA et d’assistance technique en République Démocratique du Congo. CIP/ICAP en RDC exécute plusieurs projets dont celui de Resilient and Responsive Health System (RRHS en sigle) avec le financement de Health Resources and Services Administration (HRSA).
En collaboration avec le Ministère de la Santé de RDC, le projet RRHSvise à renforcer les ressources humaines en santé. Ce projet est une initiative qui, s’appuyant sur l’impact des interventions de cinq années (à partir de Janvier 2017) afin d’aider les intervenants nationaux à appliquer des projections fondées sur des données probantes et mesurables qui renforceront les ressources humaines en santé afin de relever les défis de la santé publique comme le VIH/SIDA, le paludisme et la tuberculose et pour parvenir à la résilience du système de santé en RDC.
Ces interventions visent à remédier à la pénurie sévère et chronique de travailleurs qualifiés, à accroître les capacités et le rendement de la main-d'œuvre sanitaire, à améliorer l'utilisation des RHS et du SIRH pour la prise de décision et à renforcer la capacité de planification des RHS en RDC.
2. Fonction Générale du Poste
Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier, des liens fonctionnels avec la Directrice du Projet et en collaboration avec le Comptable du Projet basé à Kinshasa, le/la Responsable des Opérations servira de liaison administrative, financière et logistique entre le bureau provincial à Lubumbashi et le bureau national à Kinshasa. Il/elle sera aussi responsable des aspects administratifs, la gestion des appels téléphoniques, de la petite caisse et des fournitures de bureau tout en s’assurant que toutes les réglementations applicables de CIP/ICAP et du gouvernement des États-Unis sont respectées.
3. Tâches Spécifiques du Poste
a. Administration
- Préparer, soumettre à temps, assurer le classement des déclarations périodiques et/ ou ponctuelles et suivre avec le service des finances les paiements à temps des impôts, taxes et cotisations sociales et professionnelles (IPR, IRL, INSS, INPP, ONEM, etc)
- Gérer et suivre toutes les conventions de service signées pour le bureau provincial du projet à Lubumbashi (ex: soins médicaux des agents, gardiennage du bureau, connexion internet, etc)
- Assister dans le recrutement des journaliers locaux et du personnel à courte durée selon les besoins
- Vérifier le calcul des frais et les documents de voyage des agents du projet RRHS et autres partenaires de l’organisation.
b. Ressources Humaines
- Se rassurer que les listes quotidiennes de présences sont correctement remplies par les agents
- Se rassurer que les feuilles mensuelles de présences (timesheets) des agents sont correctement remplies par les concernés, approuvées par les superviseurs et soumises dans le délai
- Soumettre et suivre les offres d’emploi ainsi que les contrats de travail des agents pour visa auprès de l’ONEM
- Gérer les dossiers du personnel du bureau provincial de Lubumbashi en collaboration avec le Responsable des Ressources Humaines selon les règles et procédures de CIP/ICAP
- Contrôler les jours prestés par les temporaires conformément aux contrats et ce, avant tout paiement.
c. Finances
- Appuyer le service du Comptable dans la préparation des rapports mensuels de la petite caisse (scannage pour archivage et envoie de toutes les pièces justificatives des dépenses mensuelles) tout en assurant un bon classement
- Assurer la gestion quotidienne de la petite caisse, son approvisionnement à temps et faire ses réconciliations mensuelles
- Veiller au strict respect des procédures de gestion financière de l’organisation
- Effectuer une première vérification des demandes de paiement des fournisseurs, des avances des agents (advance request et documents de support) et des justifications des avances (TBERs avec les pièces justificatives) avant de les envoyer au service des Finances
- Suivre l’évolution des demandes de paiement au service des Finances pour le bureau provincial de Lubumbashi
d. Logistique
- Préparer les budgets et états de besoins pour les formations,
- Préparer les agendas de formations,
- S’occuper du protocole et la logistique des voyageurs pour le compte du projet RRHS,
- Assister dans la préparation des appels d’offres, la collecte des factures proformas, l’analyse des prix, l’élaboration des bons de commande et le suivi des livraisons des fournisseurs ;
- Veiller à la bonne utilisation et au bon fonctionnement de l’ensemble des matériels techniques ainsi qu’au respect des règles d’hygiène et de sécurité;
- Assurer un bon suivi des assurances relatives aux véhicules et autres équipements du projet;
- Assister à l’élaboration, classement et suivi des courriers émis par le service logistique ;
- Assurer la bonne tenue des documents de gestion de stocks (bon de commande, bon de livraison, fiches de stocks et les fiches d’inventaires) ;
- Assurer un bon système d’archivage (physique et informatique) des documents du service logistique;
- Se rassurer de la bonne gestion du charroi automobile (mouvements, entretiens, carburant, etc);
- Aider à coordonner les voyages du personnel, des visiteurs et autres partenaires;
4. Qualifications et expérience
- Avoir un diplôme de Licence en Administration des Affaires ou Droit Economique et Social
- Avoir 5 ans d’expérience au poste similaire et de préférence dans une ONG Internationale financée par le gouvernement américain (CDC, HRSA, USAID, etc);
- Habilité de travailler d’une manière professionnelle et cordiale avec les collègues, les partenaires de CIP/ICAP, les autres ONGs et les services publics
- Habilité de travailler indépendamment avec moins de supervision, être capable d’accepter et de s’acquitter de ses responsabilités, de donner priorité aux tâches assignées afin de respecter le délai et d’exercer un jugement professionnel
- Avoir une bonne connaissance du Français parlé et écrit, la connaissance de l’Anglais est un atout
- Avoir une parfaite maitrise de Microsoft Word, Excel et Outlook
- Savoir faire attention aux détails
- Forte organisation et compétences dans la gestion des priorités
- Avoir des qualités professionnelles irréprochables : honnêteté, intégrité, discipline, flexibilité et disponibilité professionnelle.
- Être en mesure d'établir des priorités en accomplissant ses tâches
- Etre capable de respecter strictement les règles de confidentialité
- Etre capable de travailler sous pression et dans un environnement multiculturel
- Etre détenteur de la carte de demandeur d’emploi
POSTULANTS : Veuillez faire parvenir UNIQUEMENT votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation (EN VERSION WORD SEULEMENT) par courrier électronique et à l’adresse email icap-jobs-drc@columbia.edu au plus tard le 06 Avril à 16h00’ précises, heure de Kinshasa. Pour vous rassurer que votre demande d’emploi est traitée correctement, veuillez utiliser « Responsable des Opérations – RHSS Lubumbashi » comme titre de votre courriel. A cause du nombre des demandes reçues par jour, le dossier qui sera envoyé sans respecter ces consignes ne sera pas exploité.
Seules les personnes retenues seront contactées.
Fait à Kinshasa, le 27 Mars 2017
