Référence : AN1 129 347
Publiée le 05.10.2022
KINSHASA - Gombe 666 vues
FORMATION & STAGE EN ASSISTANT DE DIRECTION / 082-19-31-777 / CERTIFICAT INTERNATIONAL
Prix : 105 $
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Description
L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il (elle) prend en charge, en lien avec l’organisation matérielle et logistique des réunions. Il (elle) prend en charge, en lien avec l’organisation matérielle et logistique des réunions.
DATE: DU 10 au 15 OCTOBRE 2022
HEURE: 17H30 - 19H30
ADDRESSE: IMMEUBLE LE 130 REF/ INA GOMBE.
Gestion administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association ) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Suivre le prestataire de prise de notes
Connaissances :
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
L'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des
Universités.
Compétences opérationnelles :
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités
Sens de l'organisation
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.
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