Archivage physique et numérique

AVIS GENERAL DE PASSATION DE MARCHES
ARCHIVAGE PHYSIQUE ET NUMERIQUE POUR LE COMPTE DE SANRU ASBL

 

Source financement : SANRU ASBL
Référence : AVIS N° 004/SANRU/SANRU-ASBL/2019
Date de publication : 27 mai 2019                                                                
Date de clôture : 13 juin 2019

 

A L’ATTENTION DES CANDIDATS (FIRMES) SOUMISSIONNAIRES

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

SANRU asbl travaille dans le secteur de la santé publique et de développement, particulièrement dans la lutte contre le paludisme et le VIH/ SIDA, dans la vaccination, la planification familiale, l’hygiène, la santé de la mère et de l’enfant, la réhabilitation des centres de santé et hôpitaux de référence, et ce, grâce au financement de différents bailleurs des fonds et à la mise en œuvre de plusieurs sous récipiendaires.

LE GOUVERNEMENT DE LA REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO (RDC) a obtenu, différents financements à travers divers bailleurs pour la mise en œuvre de ces projets. Il s’agit du Fonds mondial, de l’Agence Suédoise de Développement, etc. SANRU ASBL a été désignée comme principal récipiendaire (PR) pour la mise en œuvre de ces projets au niveau national à travers sa structure centrale appelée UGPR (Unité de Gestion du principal récipiendaire) et au niveau périphérique/décentralisé par les Antennes de contrôle.

L’UGPR, basée à Kinshasa, en tant que structure de coordination et de gestion du projet, est responsable de la mise en œuvre et des résultats du projet. Le niveau périphérique, quant à lui, couvre toutes les provinces de la RD Congo partant de leurs différentes Directions Provinciales de la Sante. Et des marchés seront passés tant au niveau de l’UGPR que des provinces.
Les marchés liés au financement sus identifié, en l’occurrence le marchés les services des consultants, seront passés conformément aux procédures concurrentielles acceptables tant par le Fonds Mondial que par le Gouvernement de la République Démocratique du Congo selon le Manuel de procédures du PR et les Directives nationales de passation de Marchés.

Le PR SANRU asbl se propose d’utiliser une partie du montant de ces financements pour effectuer les paiements autorisés au titre de services des consultants.

II. TACHES A ACCOMPLIR PAR LE CONSULTANT
Dans le cadre de la présente sélection, les Consultants (Firmes) auront à accomplir, en étroite collaboration avec le représentant désigné de la Direction de SANRU ASBL, les tâches ci-dessous :

• Etablir un état des lieux des archives de SANRU après (i) recensement ou inventaire de tous les documents en vrac en les regroupant par thèmes ou objets, et (ii) inventaire des documents déjà classés, soit dans des classeurs, soit dans les armoires et étagères, et en noter les thèmes ou objets ;
• concevoir un canevas d’archivage à présenter en une séance de travail pour revue et validation auprès de SANRU : présenter un chronogramme d’application de ce canevas, reclasser tous les documents existants selon le canevas et les étiqueter ; élaborer une note sur la gestion rationnelle des flux (entrées et sorties) des documents archivés ainsi que les outils de suivi de consultation (registre, répertoire, bons de sortie et de remise des documents) ; Elaborer une note contenant les instructions relatives à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et des installations d’archivage (palettes, armoires, étagères, classeurs, pochettes, containeurs, aération, climatiseurs, éclairage, etc.), Proposer les choix des supports d'archivage ;assurer la traçabilité et la mise en sécurité des archives ;
• Proposer un plan de classement des archives numériques : numérisation, encodage, consultation, placement, mise à jour, etc.
• Proposer à SANRU un logiciel de gestion de l’archivage électronique avec des références d’utilisation effective (acquisition par SANRU et formation des utilisateurs);
• Veiller à ce que l'archivage de SANRU ASBL réponde à la norme ISO 15489 (le choix et le respect des plans de classement, la sécurité des archives, la sécurité des supports de conservation, l'organisation et la gestion des archives, le respect du calendrier des archives) ;
• Proposer en vue de l’acquisition pour le compte de SANRU d’un logiciel de gestion de l’archivage électronique, et en assurer la formation.

III. PROFIL DES CONSULTANTS (FIRMES)

Les Consultants (Firmes) doivent être des personnes morales répondant aux exigences suivantes :

• Disposer de tous les documents légaux d’exercice de la profession en RD Congo (au minimum le numéro RCCM, l’Identification nationale, le numéro d’impôt, ..) ;
• Disposer d’une adresse physique vérifiable ;
• Prouver d’une expérience professionnelle d’au-moins cinq (5) ans avec au-moins trois (3) marchés d’archivage physique et numérique réalisés au cours des trois (3) dernières années (ces preuves devront renseigner les adresses exactes desdites prestations ainsi que la liste des matériels couverts par ces contrats)
• Avoir un personnel-clé prouvant des qualifications ci-après :
• Etre titulaire d’un Bac+5 avec une spécialisation en archivistique ou en Records Management, sciences et techniques documentaires, Sciences sociales et humaines, pour le Chef de mission ;
• Avoir une expérience significative d’au moins 5 ans en gestion de projets d’archives au sein d’entreprises ou d’organismes ;
• Avoir déjà encadré des équipes d’archivistes ;
• Avoir une parfaite connaissance des normes archivistiques, des connaissances dans la gestion et la mise en valeur d’un fonds d’archives historiques ;
• Avoir avec une grande capacité de communication et d’écoute ;
• Faire preuve d’un esprit de synthèse confirmé et d’une bonne capacité d’analyse et savez apporter les solutions nécessaires aux problématiques rencontrées ;
• Avoir des bonnes connaissances en informatique et des compétences spéciales en réseau, base de données ;
• Avoir une formation spécialisée dans le domaine des archives ;
• Avoir au moins trois années d’expériences dans le domaine archivistique ou la conception de base de données ;
• Savoir utiliser les logiciels CorelDraw, Microsoft Office et autres qui sont utilisables dans l’archivage électronique ;
• Savoir préparer et installer un Réseau ;
• Savoir gérer, organiser et maintenir des systèmes d’archivage dur et électronique ;
• Savoir gérer et installer une base de données.

IV. CRITERES D’EVALUATION DES MANIFESTATIONS D’INTERET

V. DOSSIER DE MANIFESTATION D’INTERET

Un Consultant sera sélectionné selon la méthode de « Qualification de consultant » conformément au manuel des procédures applicables chez SANRU. Seuls les candidats ayant obtenu la note minimale de 70% seront invités à déposer leur proposition technique et financière. Le dossier de manifestation d’intérêt reprenant la référence du présent Avis comprendra obligatoirement :

1. Une lettre de soumission (voir modèle en annexe) ;
2. Les preuves d’existence légale de la firme ;
3. Les CV du personnel-clé actualisés et dûment signés ;
4. Présentation de la firme ((brochures, références concernant l’exécution des marchés similaires, expérience dans des conditions semblables, disponibilité des connaissances nécessaires parmi le personnel, etc.). et les preuves de réalisation des missions similaires (copies de contrats, attestions de bonne exécution, etc), accord de groupement. Les consultants peuvent s’associer pour renforcer leurs compétences respectives. Pour les missions similaires (voir modèle en annexe).

Ces dossiers, du reste rédigés en langue française, seront déposés de manière suivante :

• N.B Les dossiers en dur sous pli fermé seront déposés au siège de SANRU, Sis 76 avenues de la justice à Kinshasa/Gombe, avec inscription obligatoire de la référence complète du présent Avis sur l’enveloppe, au plus tard le 13 juin 2019 à 11h00 l’heure de Kinshasa. La réception des manifestations d’intérêt se tiendra le même jour à 11h30.

SANRU procédera à la vérification des références professionnelles renseignées  dans le dossier et rejettera les candidatures portant des références fausses ou erronées.

5. Les Consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l’adresse ci-dessous au plus tard le 6 juin 2019:

SOINS DE SANTE PRIMAIRES EN MILIEU RURAL (SANRU ASBL)
Adresse physique : 76, Avenue de la justice, Kinshasa/Gombe
République Démocratique du Congo
Tel : (+243)971019124
Email: procurement@sanru.cd
Site Web: www.sanru.cd

Fait à Kinshasa, le 27 mai 2019

Dr. NGOMA MIEZI KINTAUDI, MPH,Ph.D.
Directeur Exécutif

 

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Kinshasa

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2024-04-25

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