Demande de propositions pour mener des entrevues de départ aux FOSA à Kinshasa et au Kongo Central
Centre des Programmes de Communication de Johns Hopkins
Demande de propositions pour mener des entrevues de départ aux FOSA à Kinshasa et au Kongo Central
Date de publication: 5 septembre 2019
Date limite d’inscription: 19 septembre 2019
------------------------------------------------------------------------------------
OBJECTIF
Cette annonce concerne un appel d’offres lancé par le Centre de Programmes pour la Communication (CCP) de l’Université Johns, vise à identifier un consultant local/cabinet de recherche qui mènera une série d’entretiens de sortie avec des clients qui reçoivent des services de planification familiale à partir des FOSA accréditées « Cercle Bleu » à Kinshasa et à Kongo Central. Le consultant local/cabinet sélectionné travaillera en collaboration avec CCP et les autorités communautaires locales pour collecter des informations sur les services reçus, un ensemble de domaines de base de la qualité des soins et l'exposition au matériel promotionnel de CCP.
Cet appel d'offres invite les consultants locaux/cabinets de recherche (ci-après dénommées le Vendeur) en RDC à soumettre une proposition pour la réalisation de ces activités. Le Vendeur sera évalué selon les critères suivants et le contrat sera attribué en conséquence :
- Clarté et organisation ;
- Respect des instructions de soumission ;
- Expérience du chercheur principal et du coordonnateur de l'étude proposés ;
- Qualité des références fournies par les clients précédents ;
- Examen éthique ;
- Échantillonnage ;
- Mise en œuvre ;
- Mesures d'assurance de la qualité ;
- Calendrier détaillé ;
- L’intégralité du budget et l'harmonisation avec les travaux prévus ; et
- Justification narrative.
CONTEXTE
Le Programme National de la Santé Reproductive (PNSR) a élaboré son Plan Stratégique National Multisectoriel de la Planification Familiale (PF) en RDC 2014-2020 (document de référence de toute intervention PF en République Démocratique du Congo), dont le 3ème sous-objectif consiste à « améliorer la qualité de service PF ».
L’implémentation du Programme Assurance Qualité PF (AQPF) en 2018 dans les structures sanitaires appuyées par le Projet AcQual à Kinshasa et au Kongo Central en vue d’améliorer la qualité de service de PF en RDC a abouti à l’accréditation de 20 FOSA « Cercle Bleu » dont 12 à Kinshasa et 8 au KC.
Après les cérémonies provinciales d’accréditation des FOSA « Cercle Bleu » ayant atteint au moins 80% sur les standards PF et au moins 80% en prévention des infections (PI), le PNSR avec l’appui du Centre des Programmes pour la Communication de l’Université Johns Hopkins (CCP) accompagnera ces FOSA « Cercle Bleu » à organiser des activités promotionnelles autours de ces FOSA. Le but de ces activités promotionnelles est d’augmenter l’utilisation des FOSA « Cercle Bleu ».
METHODOLOGIE
Les FOSA « Cercle Bleu » seront jumelées à des FOSA situées dans les mêmes zones sanitaires et de taille similaire, qui n'ont pas été sélectionnées pour participer à l'intervention d'amélioration de la qualité mais qui ont obtenu des scores de référence similaires lors des évaluations de la qualité des services de planification familiale en cours. Les entretiens de sortie se dérouleront dans n=20 établissements du programme (FOSA « Cercle Bleu ») et n=20 établissements de comparaison jumelés. Le nombre total d’entretiens de sortie à recueillir, en supposant que p = 0,5 et p = 0,65, alpha = 0,05 et puissance = 0,80, et un effet de conception de 2 est 732. Après rajustement pour tenir compte de la non-réponse de 10 %, nous prévoyons que la taille de l'échantillon sera d'environ n=800. Nous proposons une collecte de données pour une durée fixe sur chaque site, avec une pondération post-hoc pour tenir compte des différentes probabilités de sélection. Des entretiens de sortie auront lieu avec les clients à leur départ de l'établissement après la réception des services.
La population d'intérêt est constituée de femmes en âge de procréer et de majorité (18-49 ans) qui cherchent à obtenir des services de planification familiale dans l'un des établissements du programme ou des établissements de comparaison appariées.
Chaque entretien de sortie portera sur les services reçus, un ensemble de domaines de base de la qualité des soins et l'exposition au matériel promotionnel du CCP. Toutes les données recueillies seront dépersonnalisées. L'entretien devrait durer environ 20 minutes. La collecte électronique des données est prévue.
RESPONSABILITES DU CONSULTANT/CABINET
Le consultant sera responsable des activités suivantes :
- Aider la CCP à présenter les demandes locales au comité éthique et à en assurer le suivi au besoin ;
- Examiner et finaliser les copies électroniques des instruments d'enquête en français conformément aux normes du protocole approuvé par le comité éthique ;
- Traduction des instruments d'enquête développés par CCP dans les langues locales (par exemple, lingala, kikongo), le cas échéant ;
- Suivre les directives du personnel du CCP pour pré tester et finaliser les outils de collecte de données et s'assurer qu'ils sont techniquement rigoureux et adaptés au contexte de l'étude ;
- Obtenir l'autorisation requise des dirigeants communautaires dans les collectivités où auront lieu les pré-tests et la collecte de données ;
- Élaboration de procédures d'échantillonnage détaillées ;
- Élaboration du plan de collecte des données, y compris les procédures d'assurance de la qualité ;
- Effectuer la collecte des données d'une manière qui respecte strictement le plan de recherche approuvé par le comité éthique local et de l'Université Johns Hopkins ;
- Signaler immédiatement au personnel du CCP tout problème de collecte de données, tout événement imprévu ou tout écart par rapport au protocole qui se produit sur le terrain ;
- Participer à des réunions hebdomadaires d'examen avec l'équipe de la contrepartie centrale en personne ou à distance ;
- Supervision et assurance de la qualité de la collecte des données ;
- Nettoyer les données pour assurer l'uniformité entre les questions et les ensembles de données en fonction des observations du personnel du projet du CCP, tel que demandé ;
- Fournissez les données brutes propres avec les variables et les étiquettes de valeur au format STATA ou SPSS. Les noms des variables et les étiquettes des valeurs doivent correspondre aux codes des questionnaires ;
- Élaboration du rapport de synthèse à la fin de la collecte des données.
LIVRABLES
- Un plan de travail final approuvé par l'équipe de CCP ;
- Les copies électroniques finales de tous les outils de collecte de données (par exemple, le questionnaire, les fiches de consentement, scripts de recrutement) en anglais, en français, et dans les langues locales pertinentes ;
- La copie électronique des procédures écrites, règles et normes pour l’équipe de recherche, comme indiqué ci-dessus ;
- Documentation d’achèvement de la formation en éthique de la recherche sur les sujets humains de l‘Initiative de formation institutionnelle concertée, approuvée par l’Université Johns Hopkins, pour tous les agents de collecte de données et les superviseurs ;
- Un rapport de synthèse résumant la formation du personnel de terrain, les pré-tests, la collecte, et le traitement des données ;
- Un rapport de terrain décrivant tous les évènements ou circonstances inhabituels ou imprévus qui ont émergé lors de la collecte des données ;
- Formulaires de consentement remplis de tous les participants de l’étude ;
- Bases de données brutes, propres et désidentifiées, à l'aide du logiciel statistique Stata 11 (ou supérieur). Les bases de données comprendront des étiquettes de variables et des étiquettes de valeurs, selon les directives de CCP ;
- Les données recueillies seront dépersonnalisées, sauvegardées dans un système de stockage en nuage crypté et partagées avec CCP à l'aide de JHBox ;
- Tous les fichiers électroniques mis sur le serveur JHBox.
PREPARATION ET SOUMISSION DES OFFRES
Format des offres
Sauf indication contraire dans les instructions ci-dessous, toutes les propositions doivent être présentées dans le format suivant :
- Interligne simple
- Police minimale de 12 points (en Times New Roman ou Arial).
- Les numéros de page et le nom du soumissionnaire sur le coin inférieur droit de chaque page, en commençant par Proposition Complète(Section 2 ci-dessous).
Organisation des offres
Toutes les propositions doivent inclure les sections suivantes :
1. Lettre d'accompagnement (ne doit pas dépasser 1 page)
- Une lettre d'accompagnement signée par le responsable du cabinet/consultant de soumission.
- La lettre doit contenir le nom, l'adresse postale, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et d'autres coordonnées pertinentes du soumissionnaire.
2. Proposition Complète (ne doit pas dépasser 10 pages) :
Un plan détaillé pour l'exécution des tâches décrites dans le cahier des charges, y compris les parties a à e ci-dessous. La longueur des parties a à d ne doit pas dépasser quatre pages.
a. Examen éthique : Résumé du processus nécessaire pour obtenir l'approbation du Comité national d’éthique ;
b. Échantillonnage : Tous les clients d’une durée déterminée des établissements du programme (FOSA « Cercle Bleu ») et des établissements de comparaison jumelés ;
c. Mise en œuvre :
- Planifier la collecte de tout en assurant la sécurité et la qualité des données telles que décrites dans l'énoncé des travaux ;
- Planifier le recrutement de l'équipe de collecte des données, y compris les critères de sélection ;
- Planifier l'obtention de l'autorisation des autorités communautaires locales, le cas échéant ;
- Description de la façon dont les données seront recueillies, gérées, nettoyées, analysées et un rapport soumis dans les délais prescrits dans le plan de travail ;
- Plan de procédures spécifiques à utiliser pour superviser et assurer la qualité et la sécurité des données pendant la collecte et le nettoyage des données ; et,
- Planifier les mesures à prendre en cas de retards imprévus causés par les conditions météorologiques ou d'autres facteurs.
d. Mesures d'assurance de la qualité :
Planifier le contrôle et l'assurance de la qualité des données d'enquête recueillies.
3. Expérience :
Le vendeur doit décrire sous forme narrative la participation antérieure à des études quantitatives semblables à la portée des travaux proposés. Cette section devrait démontrer à la fois l'expérience technique a.) de l'entreprise de recherche en tant qu'établissement et b.) du chercheur principal et du ou des coordonnateurs de l'étude qui seront affectés au projet. La proposition doit préciser l'étendue de la participation de l'entreprise ou de l'individu dans chacun des domaines suivants :
a. Expertise organisationnelle pertinente :
- Obtenir l'approbation de l'étude éthique auprès des comités d'examen éthique pertinents ;
- Obtention d'une base de sondage, échantillonnage des grappes à partir de cette base de sondage, approvisionnement ; cartes des zones de dénombrement, cartographie et dénombrement des ménages au sein des grappes ;
- Lancement, soutien logistique et supervision d'études et de données de recherche ; équipes de collecte utilisant la technologie de collecte de données numériques mobiles ; et
- Gestion sécurisée du stockage en ligne des données numériques et de leur nettoyage.
b. Expérience du ou des coordonnateurs de l'étude proposée(s) et du chercheur principal dans les domaines suivants ;
- Conception de l'étude ;
- Mise en œuvre de l'étude ;
- Collecte mobile de données ;
- Supervision des travaux sur le terrain ;
- Gestion des données ; et
- Effectuer une analyse quantitative des données.
Cette section devrait également comprendre des renseignements supplémentaires qui permettent au vendeur d'entreprendre ce type de travaux. Cette section ne devrait pas dépasser trois pages.
4. Justification budgétaire :
La justification budgétaire doit expliquer comment chaque poste budgétaire a été établi. (Le budget réel sera fourni en annexe.) La justification des tarifs devra prévoir un descriptif du mode d'estimation des coûts. Des points seront attribués en fonction de la précision du budget, de sa justification, ainsi que du caractère raisonnable des coûts estimés. CCP préférant attribuer un contrat à prix fixe, les soumissionnaires devront s'assurer que leur offre chiffrée constitue le reflet ferme et raisonnable de tous les coûts associés à la mise en œuvre de l'évaluation du programme proposé.
5. Annexes
a. Un calendrier pour l'achèvement des principales activités, y compris les personnes responsables de chaque activité, les dates d'achèvement et un calendrier des produits livrables.
b. Un budget détaillé (au format MS Excel) pour compléter les activités proposées dans le cadre de la proposition technique. Le budget inclura (mais n'est pas limité à) les coûts de :
- Formation l’équipe de terrain ;
- Rémunération du personnel de terrain ;
- Transport ;
- Fournitures ;
- Collecte et traitement des données.
c. Les CV/parcours des principaux membres du personnel participant à l'étude.
d. Références : Une liste de trois clients (anciens ou actuels) pour lesquels un travail similaire a été effectué, ainsi que leurs adresses mails et numéros de téléphone. Cette liste aussi devra inclure, pour chaque client, une brève description des travaux réalisés, les dates auxquelles ils ont été accomplis et les informations de contact des références mentionnées.
e. Tout autre document dont le soumissionnaire pense qui pourrait aider l'équipe d'examen à évaluer la proposition.
SOUMISSION DES OFFRES
Les propositions complètes (copie électronique) doivent être soumises au plus tard le 19 septembre 2019 à 17h00 (GMT) par courriel à ccpdrc.jobs@gmail.com.
Les soumissionnaires peuvent poser des questions entre le 5 et le 12 septembre. CCP répondra aux questions de tous les soumissionnaires avant le 15 septembre (17h00 GMT).
CCP se réserve le droit d'ajouter ou de supprimer des informations, ou de modifier le contenu de la présente demande pendant la période de préparation des propositions. CCP se réserve le droit de modifier la date spécifiée pour la soumission de la proposition. CCP se réserve le droit de ne pas accorder de prix s'il le souhaite, pour quelque raison que ce soit.
Toutes les propositions soumises constituent des offres fermes et ne peuvent être retirées pendant une période de 90 jours après leur soumission. Il est entendu que les soumissionnaires assument le coût de la préparation et de la soumission des propositions.
ÉVALUATION DES OFFRES ET SÉLECTION DU CABINET / CONSULTANT
CCP établira une équipe d'examen technique pour évaluer toutes les propositions en fonction des critères suivants :
- Approche technique : la proposition reflète un plan logistique assurant la collecte d'informations de manière appropriée, efficace, de haute qualité et conforme à l'éthique.
2. Capacité : Le cabinet/consultant sera en mesure de gérer et de contrôler les processus logistiques et financiers de la collecte de données et de maintenir une qualité et des normes élevées. (Documents de référence : proposition de travail sur le terrain, capacité de l’entreprise, description des membres de l’équipe, CV du chef d’équipe).
3. Expérience : Le cabinet/consultant possède une vaste expérience dans la collecte de données quantitatives, en particulier les entrevues de départ. (Documents de référence : capacité du consultant ou de l'équipe, CV du responsable, description des membres de l'équipe)
4. Budget : Que le budget remis reflète les prix et les coûts raisonnables et nécessaires et qu'il comprend tous les éléments nécessaires à la collecte des données. (Documents de référence : budget, justification budgétaire)
CCP prévoit d’attribuer le contrat au soumissionnaire qui offre le meilleur rapport qualité-prix, le coût et tous les autre facteurs pris en compte. CCP se réserve le droit de rejeter toutes les propositions reçues et d’attribuer aucun contrat à la suite de cette demande. CCP ne paiera pas ni ne remboursera le cabinet/consultant pour les propositions soumises. Il est prévu que le contrat soit attribué au plus tard le 1 novembre. Le soumissionnaire retenu doit être en mesure de commencer les travaux dès la signature du contrat. CCP s’attend à ce que tous les livrables soient soumis au plus tard le 31 janvier.
