APPEL D’OFFRE POUR ACQUISITION LOGICIEL PAYROLL SYSTEM ET TRAITEMENT DE LA PAIE
N° de référence : PROC 004/PRS/HC/04/2020
I. Objet :
Dans le cadre du fonctionnement de son service des Ressources Humaines, la Standard Bank recherche un fournisseur qui pourras nous fournir le logiciel de Payroll et le service de traitement de la paie dont les détails sont repris dans le cahier de charge en annexe.
II. Présentation de l'offre :
L’offre, rédigée en langue française et anglaise, devra comprendre les éléments suivants :
- Une lettre officielle d’accusé de réception de l’appel d’offre
- Une copie des statuts de l’entreprise
- Une copie du RCCM
- Une copie d ’Identification Nationale
- Une copie de l’attestation de gestion et attestation fiscale
- Une copie du certificat d’assujettissement à la TVA
- Une copie de lettre de domiciliation ou d’ouverture de compte de votre banque
- Liste de ±3 sociétés dont vous assurez le service similaire + leurs contacts (Nom, numéro de téléphone et E-mail)
III. Conditions de soumission :
- Le fournisseur doit être présent dans le pays depuis au moins 3 ans ;
- Déposer votre offre technique et financière séparément dans une enveloppe en copie dure ;
- Fournir les documents administratifs énumérés dans le point II. ;
- L’offre financière doit être en dollar US, et toute taxes comprises ;
- La durée de la garantie doit être bien précise ;
- Copie de l’agrément ou certification pour l’exercice de l’activité.
IV. Critères de sélection :
Le marché sera attribué au Prestataire dont l’offre représente le meilleur rapport qualité (présentation technique) et prix (partie financière), en prenant en considération les critères suivants :
- Remise des documents demandés dans l’offre ;
- Certifications ou agréments.
V. Publication et conditions de l’appel d’offre :
- L’appel d’offre est publié le 17 avril 2020 et les réponses devront parvenir au siège de la Standard Bank, 12, Ave de la Mongala, Kinshasa/Gombe au plus tard le 30 avril 2020 à 15:30 (heure locale), à l’attention de DEPARTEMENT DE PROCUREMENT.
- Dans un souci de confidentialité, l’envoi de l’offre devra être effectué sous plis fermé, portant en plus de l’indication du service destinataire comme indiqué ci-après la mention « appel d’offres – à ne pas ouvrir par le service du courrier » au :
DEPARTEMENT DE PROCUREMENT
Comité d’évaluation (CFST)
Standard Bank RDC S.A
12, Avenue de la Mongala
Kinshasa/Gombe
RFP PROC/004/PRS/HC/04/2020
Où soit par adresses électroniques ci-après à la même date :
ProcurementDRC@mail.standardbank.com
Mamy.Kyabu@standardbank.cd
Jonathan.Mazebo@standardbank.cd
Cecile.Kabasele@standardbank.cd
Toutes les offres incomplètes, ou reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront systématiquement rejetées.
VI. Conditions Financières (mode de Paiement) :
Dès réception de la facture, celle-ci sera réglée par virement bancaire dans un délai de trente jours.
A cet effet, le prestataire devra fournir un relevé d’identité bancaire.
La Standard Bank attend avec intérêt votre soumission et vous remercie d’avance de l’attention que vous portez aux opportunités commerciales proposées par la Banque.
Remarque :
Standard Bank RDC S.A se réserve le droit d'accepter ou de rejeter l'une ou l'ensemble des demandes et d'annuler ce processus à tout moment avant la sélection sans encourir de responsabilité envers un candidat ou sans obligation d'en informer un des requérants.
Veuillez agréer, Monsieur, nos sincères salutations.
PROCUREMENT
STANDARD BANK RDC SA
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ANNEXE : CAHIER DE CHARGE PAYROLL SYSTEM
06 avril 2020
Transition de la paie et services de Standard Bank RDC
1. Énoncé du problème
Standard Bank DRC a besoin d’une capacité supplémentaire pour gérer ses livrables, fournir une expérience utilisateur numérique au personnel et gérer son risque de continuité des activités (BCM)/risque de qualité des données RH (Ressources Humaines).
2. Proposition
Mettre en œuvre une nouvelle plate-forme de paie qui peut répondre à l’accessibilité à distance, fournir une solution libre-service aux employés et fournir une solution numérique au travail non numérique actuel. La fonctionnalité d’accès à distance permettra un examen/entretien indépendant des données sur la paie RH et répondra au BCM (Business Continuity Management).
3. Exigences
1. Plate-forme de paie :
- La solution doit être accessible depuis l’extérieur de la RDC, de préférence basée sur le "Cloud".
- La solution doit être fonctionnelle à partir de l’extérieur de la RDC, c’est-à-dire la capacité d’utiliser toutes les fonctionnalités de la solution hors site.
- La solution doit avoir un « moteur » de paie pour traiter les renseignements salariaux et calculer l’impôt, la rémunération nette et tout autre calcul/résultat standard de la paie.
- La solution doit fournir un bulletin de paie numérique par employé dans le format requis tel que défini par la législation (le cas échéant).
- La solution doit être conforme à la législation applicable de la RDC, y compris la fiscalité. • La solution doit avoir un mode d’authentification de connexion défini, un contrôle d’accès sécurisé, de préférence à facteurs multiples.
- La solution doit permettre la sauvegarde et le stockage des données pendant au moins cinq ans.
- La solution doit avoir une fonctionnalité de reporting qui peut produire des rapports sur les résultats de la paie et les données stockées des employés.
- La solution sera en mesure de produire un fichier numérique mensuel dans le format requis pour les transferts de fichiers électroniques de la rémunération nette des employés.
- La solution doit être en mesure de stocker les données requises des employés et d’avoir une fonctionnalité d’entrée de données.
- La solution doit permettre le maintien de la cartographie générale requise des registres à des fins comptables et le lien entre les résultats de la paie et les comptes de registre général définis.
- La solution doit être en mesure de produire un fichier numérique dans le format requis qui contient les entrées comptables pertinentes pour le mois.
- La solution doit être en mesure de consommer un fichier mensuel de données des employés de SAP HR dans le format requis. La solution mettra à jour tous les enregistrements de données pertinents en fonction des informations contenues dans le fichier.
- La solution doit avoir la fonctionnalité de maintenir/stocker la structure organisationnelle de l’entreprise, y compris les lignes hiérarchiques des employés, l’intitulé du poste, les codes de l’entreprise et les centres de coûts.
- La solution doit avoir la fonctionnalité de gestion des congés. Capacité de stocker, maintenir et calculer le solde des congés.
2. Libre-service des Employés (LSE) :
- La solution doit être une solution libre-service pour les employés qui est disponible en ligne, sécurisée et permet à l’employé de se connecter à l’aide de ses critères d’identification et de son mot de passe uniques.
- Le LSE doit afficher la fiche de paie de l’employé qui peut être téléchargée en PDF.
- Le LSE doit conserver les fiches de paie des employés sur une période d’un an qui peuvent être consultées par l’employé.
- Le LSE doit disposer d’une fonctionnalité de flux de travail basée sur la structure organisationnelle stockée.
- Le LSE doit avoir la fonctionnalité permettant à l’employé de demander le paiement des heures supplémentaires et toute autre exigence de rémunération variable qui peut être versée à son supérieur hiérarchique pour approbation.
- Le LSE doit avoir la fonctionnalité permettant aux employés de demander un congé et de consulter leur solde de congé et leur historique. La demande de congé de l’employé doit être transmise en ligne à son supérieur hiérarchique pour approbation ou examen (capacité de refuser). Le solde de congé des employés doit être mis à jour lorsqu’il est approuvé.
- Le LSE doit permettre aux gestionnaires d’approuver toute demande (p. ex. congé, heures supplémentaires, etc.). L’approbation doit être stockée pour raison d’audit et doit mettre à jour les données pertinentes des employés sur la plate-forme de paie pour le traitement mensuel de la paie.
- Préférable - accès utilisateur défini par Microsoft Single Sign On à l’aide d’annuaire actif.
- Préférable - L’employé peut annexer la documentation aux demandes en ligne au management pour examen et archivage sur la plate-forme de paie à des fins de vérification.
3. Assistance :
- Le fournisseur doit être en mesure de fournir une assistance technique en temps utile.
- Le fournisseur doit être en mesure de configurer le système comme demandé par Standard Bank RDC pour toute modification mensuelle.
- Le fournisseur doit être en mesure de mettre à jour le logiciel de façon en temps utile en cas d’éventuel changement législatif et les améliorations/corrections générales du logiciel.
RESSOURCES HUMAINES
STANDARD BANK RDC SA
https://www.mediacongo.net/appel-societe-27325_standard_bank_rdc_acquisition_logiciel_payroll_system_et_traitement_de_la_paie.html