Acquisition du logiciel de gestion comptable et formation sur son utilisation
ACQUISITION DU LOGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FORMATION SUR SON UTILISATION
AVIS DE PUBLICATION N°DKN/ADFIN/002/2020
- Disponibilité : Immédiate
- Date de publication : 14 Septembre 2020
- Date de Clôture : 05 Octobre 2020
1. Contexte
Diakonia est une ONGI de droit suédois créée en 1966. Elle est implantée en RDC depuis plus de 17 ans et travaille dans les domaines des Droits humains, de la Démocratie, du Genre, de la Justice sociale et économique ainsi que de l’humanitaire. Le Genre, l’Environnement et la Sensibilité aux conflits sont ses thèmes transversaux. Diakonia base son action sur des valeurs chrétiennes et se focalise sur le respect des droits humains, la démocratie, l’empowerment (autonomisation), la justice, l’inspiration et la paix. Diakonia intervient sur terrain à travers ses partenaires de mise en œuvre que sont les Organisations de la Société Civile dont elle renforce en capacités afin de les rendre plus efficaces. Afin d’atteindre ses objectifs qui consistent à améliorer les conditions de vie de plus pauvres et marginalisés, Diakonia mobilise les fonds auprès des partenaires techniques et financiers qu’elle gère et met à la disposition de ses partenaires d’exécution pour la mise en œuvre des activités de ses programmes et projets.
L’atteinte des missions et de la vision que Diakonia s’est assignée dépend essentiellement de la capacité de ses organisations locales partenaires à mettre en œuvre des programmes de qualité en vue d’un changement durable en faveur des populations les plus pauvres.
Un des objectifs de Diakonia en matière de renforcement des capacités des ONG locales est de les appuyer dans la mise en œuvre des principes et des systèmes efficaces de travail en matière de gestion administrative, financière et Comptable. Pour permettre aux partenaires de bien gérer le fond mis à leur disposition, DIAKONIA les avaient dotés d’un logiciel de comptabilité qui satisfait aux exigences comptables et aide les partenaires dans la tenue correcte de leur comptabilité. Vu qu’avec le nouveau projet « Renforcement de la société civile pour une vie dans la dignité pour tous » DIAKONIA a eu des nouveaux partenaires. Pour leur permettre d’atteindre les objectifs assignés, DIAKONIA souhaite non seulement doter aux 4 nouveaux partenaires le logiciel mais par la même occasion le fournisseur sélectionné devra former les partenaires sur son utilisation.
2. Objectifs
a. Objectif global :
La fourniture et l’installation d’un logiciel de gestion administrative, comptable et financière et la formation des membres des ONGs partenaires à son usage.
b. Objectifs spécifiques :
La mise à la disposition des ONGs partenaires d’un logiciel de d’administration, et comptabilité et leur formation sur son utilisation en vue d’Automatiser le traitement de l’information administrative, comptable et financière
- Améliorer les capacités d’utilisation de l’outil informatique
- Améliorer les capacités administratives, comptables et financières desONGs partenaires
- Améliorer les techniques de rapportage financier
- Préparer efficacement les missions de supervision du partenaire concernant les aspects financier et technique et les missions d’audit externe
- Avoir les données plus fiables
- Eviter les pertes de temps constatées dans la comptabilité manuelle
3. Qualités spécifiques du logiciel Comptable
Le logiciel d’administration, comptabilité et finance doit répondre aux critères ci-après :
- Fonctionnalités : couvrir les besoins fonctionnels de gestion administrative, tenue de comptabilité générale et budgétaire, être Multi-devises, avoir la possibilité d’importer et exporter les données en format Excel,
- Flexibilité : être adaptable aux éventuels besoins fonctionnels pouvant être exprimés (avoir la possibilité de paramétrage de nouvelles options de gestion)
- Conditions d’utilisation : bonne présentation d’écran, facilité de saisie des opérations, être monoposte (pas besoin de réseau informatique), capable de faire des backups,
- Fournir une Comptabilité générale, auxiliaires, analytique et budgétaire intégrées ;
- Rapports générés : être adapté aux normes de SYSCOHADA en termes des livres comptables : journal, grand livre, balance des comptes ; et aussi des tableaux de synthèse : bilan, compte de résultat
Faciliter le suivi budgétaire (comparaison entre le budget financé et les dépenses exécutées et le temps écoulé)
- Qualité technique : la capacité à garantir l’intégrité des données, la robustesse notamment de la base de données proposée, et enfin la capacité du système à s'interfacer aisément avec les systèmes périphériques.
- Avoir un coût d’acquisition unique (pas de frais de licence à payer annuellement)
- Fournir un manuel d’utilisation du logiciel et animer une formation afin d’assurer le transfert de compétences au profit d’un personnel désigné.
- Comporter une fonction de rapprochement bancaire automatique ou/et manuelle.
- Il doit aussi permettre l’édition des journaux auxiliaires de :
* Achats,
* Avances ou fonds reçus ;
* Banque,
* Caisse,
* Opérations diverses
- Ce module doit également permettre l’édition d’un grand livre général et d’une balance générale de tous les comptes.
- Le module de comptabilité analytique doit permettre après paramétrage, l’enregistrement des dépenses par activité et source de fonds.
4. Méthodologie
- Elle sera active et participative
- La session se tiendra sous forme de coaching individuel par participant avec des séances de mise en situation et des cas pratiques identifiés par les participants eux-mêmes
5. Qualifications et expertises exigées pour le Consultant/Formateur
- Etre un cabinet (entreprise) légalement établit en RDC et ayant le Label du fabricant du logiciel proposé, comme représentant agréé en RDC ;
- Disposer d’un personnel compétent ayant l’expérience requise dans le renforcement des capacités sur l’utilisation de logiciel de comptabilité proposé
- Avoir au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine
- Avoir la capacité de faciliter les participants en employant «Les Méthodologies d’Apprentissage d’Adulte» en langue française
- Le consultant doit se munir d’expérience dans le développement des modules de formation et les supports pédagogique aux participants
- Avoir des compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et de la facilitation, en mettant l'accent sur le développement des rapports, d'écoute et les compétences interactives
- Avoir la capacité de respecter les délais fixés sur le calendrier
6. Documents à présenter lors de la soumission des dossiers :
Les fournisseurs/consultants intéressés doivent présenter des dossiers d’offre incluant les éléments ci-après :
Pour la proposition technique :
- Une lettre de soumission.
- La présentation du logiciel.
- La description des fonctionnalités, des conditions d’utilisation et des qualités techniques du logiciel.
- Les services après-vente.
- La méthodologie de formation des utilisateurs et le timing.
- Un plan de suivi post-formation pour s’assurer de la maîtrise et bonne utilisation du logiciel.
- Le manuel d’utilisation du logiciel.
- 3 références pour un projet similaire mené avec succès.
- Les copies des documents légaux de fonctionnement : RCCM, Numéro d’impôt (NIF), Identification nationale, le numéro INSS, Licence de distribution/vente du logiciel.
Pour la proposition financière :
Le coût proposé doit être détaillé comme suit :
- Le coût d’acquisition du logiciel en dollars Américains
- Le coût de formation en dollars Américains
Les fournisseurs/consultants indiqueront leurs coordonnées bancaires car le paiement se fera par voie bancaire.
7. Evaluation et sélection des candidatures
Les offres seront évaluées en trois étapes : sur le plan administratif, technique et sur le plan financier.
Seules les offres financières des candidats ayant obtenu une moyenne de 75% lors de l’évaluation technique, seront ouvertes et analysées.
Les offres retenues après exclusion et sélection selon les exigences administratives et techniques, seront jugées comme suit :
|
Offre technique |
70 |
|
Offre financière (Prix) |
30 |
|
Total |
100 |
Les critères d’évaluation technique sont les suivantes :
|
Sécurité des données, |
15 |
|
Qualifications du Personnel en charge de l’exécution. |
15 |
|
Conditions d’utilisation |
10 |
|
Etats générés |
20 |
|
Qualité technique |
20 |
|
Service après-vente |
10 |
|
Approche de formation proposée |
10 |
L’évaluation financière accordera priorité à l’offre la mieux-disante en termes de meilleur rapport Qualité-Prix.
8. Modalité de soumission
Les offres doivent être écrites exclusivement en Français et parvenir à Diakonia obligatoirement par porteur contre un accusé de réception signé et daté au plus tard le 05 Octobre 2020 à 12h00 à l’adresse ci-dessous (les offres via DHL sont acceptées) .
Bureau Diakonia/RDC
Avenue SHAUMBA N°1 Q SOCIMAT C/GOMBE
BP 8253/Kinshasa I
République Démocratique du Congo
E-mail : drc@diakonia.se
9. Validité des offres
Les Offres sont valables pendant une période de 90 Jours à compter de la date limite des offres. Toute question concernant le présent appel d’offres doit être adressée par écrit à l’adresse ci-dessus indiquée au moins 7 jours calendaires avant la date limite des offres.
Les offres se conformeront aux conditions suivantes :
Chaque offre devra être présentée en un exemplaire original unique, marqué « original » et 3 copies recto verso signées de la même façon que l'original et portant la mention « copie ».
Chaque offre, ses annexes, ainsi que toutes pièces justificatives doivent être présentées sous enveloppe scellée comportant uniquement :
a) L’adresse indiquée ci-dessus ;
b) Le numéro de référence du présent appel d'offres,
c) La mention « À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres », dans la langue du dossier d'appel d'offres
e) Le nom du soumissionnaire.
Les offres techniques et financières doivent être placées dans deux enveloppes séparées, scellées et placées les deux dans une autre enveloppe.
Une version électronique de la soumission sur un support informatique (flash disk ou CD Rom) est également exigée aux candidats.
