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Trocaire

Email :jean.mopembe@trocaire.org , Connie.Kawuki@trocaire.org , francine.mukosi@trocaire.org , saah.nyambe@trocaire.org

Termes de référence standards de l’Ambassade de Suède pour l’audit annuel de l’appui aux projets / programmes

Introduction

Brève présentation de TROCAIRE, ci-après dénommée le « partenaire de coopération » :
Le partenaire de coopération souhaite faire appel aux services d’un cabinet d’audit afin de procéder à la vérification du programme« Instaurer la paix en renforçant l'égalité entre les sexes et la résilience dans la province de l’Ituri, en République démocratique du Congo (RDC) », comme stipulé dans l’accord entre le partenaire de coopération et l’Ambassade de Suède. L’audit devra être réalisé conformément aux normes internationales d’audit établies par l’IAASB(1). L’audit devra être effectué par un auditeur externe, indépendant et qualifié.

I. Objectifs et champs d’application de l’audit

L’objectif est d’auditer le rapport financier pour la période allant du 01-09-2020 au 31-08-2021 tel que soumis à l’Ambassade de Suède et d’exprimer une opinion d’audit conformément à la norme ISA 800/805 pour déterminer si le rapport financier du programme « Instaurer la paix en renforçant l'égalité entre les sexes et la résilience dans la province de l’Ituri, en République démocratique du Congo (RDC) » est conforme aux instructions de production de rapports financiers de l’Ambassade de Suède telles que stipulées dans l’accord, y compris dans l’annexe entre l’Ambassade de Suède et le partenaire de coopération.

Conformément au contrat signé pour l’exécution de ce projet qui constitue la base juridique du projet susmentionné, ce contrat d'audit a pour objet spécifique de fournir à l’Ambassade de la Suède et à Trocaire ainsi que les partenaires de mise en œuvre, une preuve objective de l'utilisation conforme et correcte des fonds mis à la disposition du projet, basée avant tout sur un examen approfondi de tous les comptes

II. Portée de la mission

Effectuer l’audit annuel du programme de Trócaire mise en œuvre par 7 partenaires sous financé par l’Ambassade de Suède dans les territoires de Mambasa et Djugu ainsi que sur les coûts réalisés par Trocaire, couvrant une période d’une année (allant du 1er Septembre 20120 au 31 Aout 2021).

L'auditeur devra concevoir et réaliser son programme de travail de vérification conformément à l'objectif et à la portée de cet engagement et aux procédures à suivre comme indiqué ci-dessous.

Lors de l'exécution de ces procédures, l'auditeur pourra appliquer des techniques telles que recherche et analyse, (recalcule, comparaison, autres vérifications d'exactitude, observation, inspection des dossiers et des documents, inspection des biens et obtention des confirmations.
L'auditeur obtiendra des éléments probants suffisants et appropriés de ces procédures pour pouvoir établir un rapport de constatations factuelles. À cette fin, l'auditeur peut se référer aux indications fournies par la norme internationale d'audit 500 « éléments de preuve d’audit » et, en particulier, aux paragraphes relatifs aux « éléments probants suffisants et appropriés ». L'auditeur fait preuve de jugement professionnel quant aux preuves de vérification appropriées et suffisantes lorsqu'il estime que les directives fournies par la norme ISA 500, les termes et conditions de l'accord de subvention et les termes de référence pour cette mission ne sont pas suffisants.

L'audit devra être effectué au bureau de Trocaire à Bunia où la comptabilité du projet est faite ainsi qu’auprès des bureaux des partenaires localisés respectivement à Mambasa (CVAP et PADIP) et à Bunia (CARS, CDJP, PNA, FOMI, FECONDE). Ils compileront tous les documents justificatifs de Trocaire ainsi que ceux des partenaires pour préparer la vérification.
En règle générale, l’audit de ce projet sera fait annuellement.

III. Mission supplémentaire : conformément aux procédures ISRS 4400 convenues, passer en revue les domaines suivants conformément aux termes de référence ci-dessous :

Les missions obligatoires à accomplir consistent à :

• Vérifier si les coûts salariaux imputés au projet / programme sont enregistrés de manière systématique tout au long de l’année et contrôler si les coûts salariaux peuvent être validés par des pièces justificatives suffisantes.
• Vérifier si le rapport financier contient une comparaison, pour chaque poste budgétaire, entre les coûts / dépenses réels des activités et les coûts / dépenses budgétisés approuvés par l’Ambassade de Suède pour la période.
• Sur la base de l’importance relative et du risque, l’auditeur devra vérifier si les coûts encourus sont accompagnés de documents justificatifs. Indépendamment de l’importance relative des conclusions, l’auditeur devra quantifier le montant correspondant aux coûts n’étant pas suffisamment documentés.
• Vérifier si les gains / pertes de change sont présentés séparément dans le rapport financier ainsi que conformément à ce qui est prévu dans l’accord, y compris les annexes, et les principes comptables généralement reconnus.
• Contrôler la conformité du partenaire de coopération avec la législation fiscale applicable en matière d’impôts (par exemple, PAYE)(2) et de redevances de sécurité sociale.
• Déterminer si le partenaire de coopération a respecté les directives en matière de passation de marchés telles que décrites dans les annexes ou mentionnées dans l’accord.
• Vérifier si le solde de fin de la période précédente est identique au solde de début de la période en cours.
• Si le partenaire de coopération applique une comptabilité de caisse modifiée comme principe comptable, l’auditeur devra décrire la méthode utilisée et justifier si le principe comptable appliqué est acceptable pour ce type de rapport financier.
• Vérifier le solde non utilisé à la fin de l’exercice par rapport à la comptabilité et aux pièces justificatives.
• Vérifier le solde non utilisé à rembourser à l’Ambassade de Suède dans le rapport final de la dernière année de l’accord. (Applicable uniquement dans le rapport final de la dernière année de l’accord).

Les missions facultatives à inclure, le cas échéant consistent à :

IV. Suivi des fonds versés aux partenaires de mise en œuvre

• Vérifier si le partenaire de coopération a signé des accords avec ses organisations partenaires de mise en œuvre.
• Vérifier si les exigences en matière d’audit dans les accords avec les organisations partenaires sont conformes aux exigences en matière d’audit telles que stipulées dans l’accord de l’organisation avec l’Ambassade de Suède.
• Vérifier s’il existe une chaîne ininterrompue de rapports financiers audités conformément aux exigences telles que stipulées dans l’accord entre le partenaire de coopération et l’Ambassade de Suède, pour les fonds décaissés de l’année précédente. L’examen devra indiquer notamment si le partenaire de coopération effectue des évaluations documentées des rapports financiers audités soumis au partenaire de coopération et si ces rapports font l’objet d’un suivi par le partenaire de coopération. L’examen devra également contenir les observations éventuelles des auditeurs dont l’Ambassade de Suède devrait être informée.
• Vérifier si les exigences en matière de déclaration des gains et pertes de change, telles que stipulées dans l’accord entre le partenaire de coopération et l’Ambassade de Suède, sont-elles incluses dans les accords conclus entre le partenaire de coopération et ses organisations partenaires de mise en œuvre.

V. Production de rapports

Les rapports devront être signés par l’auditeur responsable (pas seulement par le cabinet d’audit) et comporter le titre de l’auditeur responsable.

Le rapport de l’auditeur devra inclure un rapport d’auditeur indépendant conforme au format de la norme ISA 800/805 et l’opinion de l’auditeur devra y figurer clairement. Le rapport de l’auditeur indépendant devra clairement stipuler que l’audit a été effectué conformément à la norme ISA 800/805. Les rapports devront également contenir une lettre à la direction décrivant tous les résultats de l’audit (constatations importantes et autres), ainsi que les faiblesses identifiées au cours du processus d’audit. Le rapport financier ayant fait l’objet de l’audit devra être joint au rapport d’audit. L’auditeur devra émettre des recommandations pour remédier aux faiblesses et aux résultats identifiés. Les recommandations devront être présentées par ordre de priorité.

Si l’auditeur estime qu’aucune constatation ou faiblesse pouvant donner lieu à une lettre à la direction n’a été identifiée au cours de l’audit, l’explication de cette conclusion devra être fournie dans le rapport d’audit.

Les mesures prises par l’organisation pour remédier aux faiblesses identifiées lors des audits précédents devront également être présentées dans la lettre à la direction.

La mission supplémentaire selon les procédures ISRS 4400 convenues dans la section II devra être rapportée séparément dans un « rapport sur les constatations factuelles ». La taille de l’échantillon de rapports d’audit examinés devra être indiquée dans le rapport.

Si l’auditeur exécute une mission supplémentaire conformément à la norme ISRS 4400 et estime que les observations présentées dans le « rapport sur les constatations factuelles » contiennent des informations qui auraient figuré dans une lettre à la direction, il ne sera pas nécessaire d’envoyer une lettre à la direction distincte pour la mission ISRS 4400. Au lieu de cela, il suffit que le « rapport sur les constatations factuelles » inclue une explication de la raison pour laquelle une lettre à la direction n’a pas été envoyée.

VI. Calendrier 

VII. Expertise requise et documents à soumettre par les consultants potentiels

La présente mission d’audit sera exclusivement exécutée par un cabinet d’audit remplissant les conditions ci-après :

• Etre un bureau de renommée professionnelle (internationale ou nationale) dans le domaine des audits,
• Disposer d’une expérience prouvée dans l’audit des projets et l’élaboration du manuel des procédures pour des Organisation sans but lucratif (Expérience de 5 ans minimum),
• Avoir le personnel professionnel, expérimenté et qualifié dans le domaine de l’audit,
• Avoir une maîtrise parfaite dans l’exploitation des logiciels standards et comptable,
• Avoir une expérience avérée du contexte et de la vérification des clients ASBL
• Présenter la taille et structure organisationnelle du cabinet d'audit
• Présenter les Termes de références du cabinet sur le travail à effectuer
• Le calendrier proposé pour le travail sur le terrain et le rapport final
• Une Proposition Financière pour chacune des trois années de la période de proposition, y compris les garanties pouvant être accordées en ce qui concerne les augmentations dans les années à venir, et le montant maximum qui serait facturé
• Décrivez vos taux de facturation et vos procédures pour les questions techniques qui pourraient survenir au cours de l'année, ou si ces services occasionnels sont couverts dans la structure tarifaire proposée
• Présenter le nom de la structure, du responsable de l'audit et du personnel de terrain qui seront affectés à notre audit
• Références et coordonnées d'au moins trois clients ASBL déjà audités.

VIII. Partenaires à auditer

IX. Date limite de dépôt

Le dossier devra être envoyé par courriel à  jean.mopembe@trocaire.org avec copie à Connie.Kawuki@trocaire.org , francine.mukosi@trocaire.org , saah.nyambe@trocaire.org au plus tard le 19 Aout 2021.

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(1) Le Conseil international des normes d'audit et d'assurance (IAASB)
Modèle - Décision n° : 2018-002451        Département : VERKSTOD / JUR        Autre :
Version n° : 1.0        Date : 20180831        Autre :

(2) Retenue à la source de l'impôt sur les salaires (Pay As Your Earn)