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Diakonia

Site Internet :www.diakonia.se

Email :drc@diakonia.se

APPEL A EXPRESSION D'INTERET POUR LA FOURNITURE DE SERVICES D'AUDIT AU PROGRAMME CIVSAM FINANCE PAR L’AGENCE SUEDOISE DE COOPERATION AU DEVELOPPEMENT INTERNATIONALE « SIDA »

Introduction

Diakonia est une organisation non gouvernementale suédoise, créée il y a plus de 40 ans par six confessions chrétiennes pour faire face aux urgences dans différentes régions du monde. La vision de Diakonia est celle d’un monde où chacun vit dans des conditions dignes, dans un monde juste et durable, exempté de pauvreté et notre mission est de changer les structures politiques, économiques et sociales injustes qui génèrent la pauvreté, l'oppression et la violence. Diakonia souhaite atteindre ces objectifs par le biais d’un soutien à long terme aux Organisations de la Société Civile dans environ 34 pays d’Afrique, d’Asie, du Moyen-Orient et d’Amérique latine. Le siège de l'organisation est situé à Stockholm, en Suède.

Diakonia ne travaille pas sur le terrain car Diakonia a pour objectif d'appuyer des organisations nationales et locales telles que des ONG, des Organisations à base communautaire, des Organisations basées sur la foi qui modifient des structures injustes.

Pour plus d'informations, voir le site suivant : www.diakonia.se

Diakonia souhaite faire appel aux services d’un cabinet d’audit afin de procéder à l’audit du projet « CIVSAM ; qui est focalisé dans les thématiques suivants, les Droits humains, la Démocratie, la Justice sociale et économique et l’Humanitaire » financés par l’Agence Suédoise de Coopération au Développement International « SIDA en sigle » pour la période 2021-2025, comme stipulé dans l’accord entre Diakonia et SIDA. Le don est mis en œuvre par le Bureau-pays de Diakonia en RDC et ses 6 organisations partenaires: Comité National Femme et Développement (CONAFED), la Nouvelle société civile congolaise (NSCC), le Centre d’études sur le handicap, Justice et Résolution 1325 (CEHAJ 1325) ; Conseil Régional des ONGD au Kongo Central (CRONGD-KC) ; Action Communautaire pour le Développement et la Cohésion Sociale (ACDC) et Synergie des femmes de la société civile (SYFES) réparties dans quatre provinces du pays, à savoir : Equateur, Maindombe, Kongo Central et Kinshasa.

L'audit doit être effectué conformément aux normes internationales d'audit établies par l'IAASB(1). L'audit doit être effectué par un auditeur  externe, indépendant et qualifié, pour effectuer l’Audit du Bureau de DIAKONIA et les 6 partenaires de DIAKONIA bénéficiaire de la subvention SIDA.    

TERMES DE RÉFÉRENCE

I. Objectifs et portée de l'audit

L’objectif est d’auditer le Bureau Pays de DIAKONIA et les rapports financiers annuel de ces 6 organisations partenaires à qui un soutient de base a été fourni de la période allant du « 01 Janvier 2021 - 31 -décembre - 2025 » tel que soumis à SIDA et d'exprimer une opinion d'audit selon ISA 800/805 si le rapport financier du Programme CIVSAM pour la période 2021 - 2025 est conforme aux instructions de SIDA relatives au rapportage financier, telles que stipulées dans l’accord, y compris l’annexe entre SIDA et Diakonia. L'opinion doit être fondée sur une assurance raisonnable au regard des normes internationales d'audit applicables (ISA 200-720). La norme ISA 700 "Formation d'une opinion et rapport sur les états financiers" doit être utilisée. Les comptes audités sont joints au rapport de l'auditeur.

II. Affectation supplémentaire ; conformément aux procédures convenues ISRS 440 0, passez en revue les domaines suivants conformément au mandat ci-dessous

• Vérifiez si les coûts des salaires portés au débit du projet / programme sont enregistrés pendant toute la durée de l'année d'une manière systématique et d’examiner si les coûts salariaux peuvent être vérifiés par des pièces justificatives suffisantes(1). 
• Examiner si le rapport financier comprend une comparaison, pour chaque poste budgétaire, entre les coûts réels / les dépenses des activités et les couts budgétés / dépenses tels qu’approuvés par SIDA pour la période en revue.
• Sur la base de l'importance relative et du risque, l'auditeur doit vérifier s'il existe des documents justificatifs liés aux coûts encourus.
• Vérifiez si les gains et les pertes de change sont ressortis conformément à ce qui est stipulé dans l’accord, y compris les annexes.
• Le respect par Diakonia et ses partenaires d’exécution des règles et réglementations en matière d’impôt (par exemple, PAYE(3)) et les frais de sécurité sociale.
• Vérifiez si Diakonia et ses partenaires d’exécution ont respectés les directives en matière de passation des marchés et sont conformes à l’accord.
• Revoir si le Solde de la période précédente correspond au Report à nouveau pour la période en cours.
• Si Diakonia et les partenaires opérationnels appliquent la méthode de la comptabilité de caisse modifiée en tant que principe comptable, l'auditeur doit déterminer si le principe comptable appliqué est acceptable pour ce rapport financier.

Suivi des fonds versés aux partenaires de mise en œuvre.

• Diakonia a-t-il signé des accords avec ses organisations partenaires ?
• Les exigences en matière d'audit énoncées dans les accords avec les organisations partenaires sont-elles conformes aux exigences en matière d'audit définies dans l'accord de Diakonia avec SIDA?
• Les exigences en matière de déclaration des gains / pertes de change, telles que stipulées dans l'accord entre Diakonia et SIDA, sont-elles incluses dans les accords conclus entre Diakonia et ses partenaires de mise en œuvre ?

III. Le rapportage

La portée de l'audit doit être indiquée dans le rapport et la méthodologie utilisée doit être présentée.

Les rapports doivent être signés par l'auditeur responsable (pas seulement le cabinet d'audit) et son titre.

Le rapport de l'auditeur doit inclure un rapport d'audit indépendant conforme au format de la norme ISA 800/805 et son opinion doit être clairement énoncée, ainsi qu'une Lettre de Gestion avec les constatations d'audit et les faiblesses identifiées au cours du processus d'audit. L’auditeur doit, quelle que soit son importance, indiquer le montant des coûts pour lesquels il n’existe pas de pièces justificatives suffisantes. L'auditeur doit faire des recommandations pour remédier aux faiblesses identifiées et la recommandation doit être présentée par ordre de priorité. Si l'auditeur estime qu'aucune constatation ou faiblesse n'a été identifiée au cours de l'audit pour donner lieu à une Lettre de Gestion, une explication de cette évaluation doit être fournie dans les rapports d'audit.

Les mesures prises par l'organisation pour remédier aux faiblesses identifiées lors des audits précédents doivent également être présentées dans la Lettre de Gestion.

L'affectation supplémentaire selon les procédures convenues ISRS 4400 en vertu du paragraphe III doit être déclarée séparément dans un « Rapport sur les constatations factuelles ».

Si l'auditeur effectue une mission supplémentaire conformément à la norme ISRS 4400 et estime que les observations présentées dans le « Rapport de constatations factuelles » incluent les informations qui auraient été incluses dans une Lettre de Gestion, il n'est pas nécessaire de rédiger une Lettre de Gestion. Dans ce cas, le « Rapport de constatations factuelles » comprend une explication des raisons pour lesquelles une lettre de gestion n'a pas été rédigée.

Le rapport doit contenir les éléments suivants :

1. Rapport de l'auditeur indépendant : Le rapport d'audit doit exprimer une opinion d'audit sur les états financiers annuels/comptes annuels soumis, conformément aux normes internationales d'audit (ISA) et aux normes d'audit généralement acceptées. L'opinion doit indiquer si les états financiers de l'organisation partenaire sont conformes à ses archives comptables documentées, s'ils donnent une image fidèle des résultats financiers et de la situation de l'organisation, si les rapports financiers ont été établis conformément à l'accord et si les contributions de tous les bailleurs de fonds (y compris Diakonia) sont incluses dans la comptabilité des Organisations Partenaires de DIAKONIA.
2. Lettre de recommandations : Le rapport de l'auditeur doit contenir une lettre de recommandations qui examine la gestion et le système de contrôle interne de l'ensemble de l'organisation et le respect de l'accord sur base de l'évaluation des risques et de l'importance relative effectuée par l'auditeur.
3. Rapport d'audit pour chaque organisation partenaire
4. Lettre de gestion pour chaque organisation partenaire
5. Rapport de constatation factuelle pour chaque organisation partenaire

EXIGENCES OBLIGATOIRES

• Le ou les partenaires du cabinet d'audit doivent être des membres actifs d’un organisme de réglementation composé de comptables professionnels en règle.
• L'entreprise devrait s'engager par écrit à exercer ses activités depuis au moins cinq ans continus avant 2021.
• Les associés du cabinet doivent avoir une indemnité professionnelle. Une copie du certificat actuel doit être jointe.
• L'entreprise doit avoir un certificat d'exercice valide

La capacité du cabinet d'audit

• Le cabinet d’audit doit fournir une brève déclaration de capacité justifiant son adéquation à la mission. Réseau mondial ou avantages d’affiliation internationale, le cas échéant.
• Le cabinet d’audit doit indiquer sa compréhension des Termes de Référence, des opérations et des services de l’Organisation.
• Le cabinet d’audit doit fournir un profil de l’équipe proposée, couvrant le partenaire, le responsable de l’audit et le personnel d’appui.
• Le cabinet d’audit doit fournir un profil de trois (3) principaux clients exerçant des activités comparables à celles requises suivant les Termes de Référence.

Méthodologie d'audit

• Le cabinet doit indiquer la méthodologie qui sera appliquée pour mener à bien les missions d'audit, y compris la durée estimée de l'audit.

Proposition financière

• Le cabinet d’audit doit indiquer les taux de facturation proposés pour le présent Terme de Référence en séparant les couts pour le Bureau DIAKONIA et ces 6 partenaires bénéficiaires de la subvention SIDA.

CRITÈRE D'ÉVALUATION

L'évaluation sera basée sur les exigences mentionnées ci-dessous.
La possession d'un permis d'exercice valide, d'une adhésion à jour et en règle à un organisme de réglementation des comptables professionnels sont des exigences obligatoires. De toutes la documentation Administratives (RCCM, Id Nat, Numéro d’Impôt, Numéro INSS et autres documents pertinents exigé par la règlementation congolaise)

PORTÉE

La mission proposée couvre les domaines spécifiés dans les Termes de Référence et durera cinq  ans, avec une évaluation annuelle des performances et une perspective de renouvellement assortie à une performance satisfaisante.

Horaires

• Publication de l’expression d'intérêt - 13 septembre 2021
• La date limite de la Soumission de l’expression d'intérêt des cabinets d'audit –est fixé au  27 septembre 2021 à 16h30
• Constitution du Panel pour la sélection du Cabinet d’Audit (avec un représentant des six partenaires des Organisations bénéficiaires) 28 septembre 2021.
•  Evaluation et Sélections du Cabinet d’Audit 30 Septembre 2021
• Réunion avec le cabinet  audit retenu (avec le représentant financier et programmatique)  des partenaires - 5 Octobre 2021
• Date de début de l'audit pour le Bureau DIAKONIA- 15 octobre 2021
• Présentation du 1er Draft du rapport d’audit – 5 Novembre 2021
• Présentation du 2e draft du rapport d’audit - 15 Novembre  2021
• Soumission de tous les rapports finaux d'audit de la subvention, la Lettre de Gestion et du rapport de constatation factuelle pour la 1ère phase d’Audit 2021- 20 Novembre 2021
• Le calendrier de la  Deuxième Phase d’Audit pour DIAKONIA et les 6 partenaires sera partagé avec le cabinet à la fin de janvier 2022.

PROCESSUS DE DEMANDE

La soumission doit être déposée au bureau Pays de DIAKONIA situé au: No 01, Avenue SHAUMBA, Kinshasa-Gombe. Réf. : En Face de la Haute Cours Militaire sous pli fermé portant deux enveloppes (Offre financière et Offre technique)

Pour tout renseignement ou préoccupation prière envoyer un E-mail à l'adresse suivante : drc@diakonia.se

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(1) Le Conseil des normes internationales d'audit et d'assurance (IAASB)
(2) Si le budget comprend les coûts salariaux à débiter du projet, l'auditeur doit toujours examiner les coûts salariaux tels que stipulés ici.
(3) Payez ce que vous gagnez