Kinshasa ()

BGFIBANK RDC SA

AVIS D’APPEL D’OFFRE

PRESTATION DE SERVICE DE MISE A DISPOSITION
D’UN PERSONNEL POUR BGFIBANK RDC SA

DAO N° 003/AVRIL/DALS/BGFI/2022

Département Achats, Logistique et Sécurité
Avril 2022

SOMMAIRE

1.      OBJET
2.      DEPOT DES OFFRES
3.      EXIGENCES TECHNIQUES
4.      CRITERES DE SELECTION
5.      REMARQUES ET CONDITIONS PARTICULIERES

1. OBJET

Madame, Monsieur,

En vue de toujours mieux servir sa clientèle, BGFIBank RDC SA a décidé d’externaliser, sur l’ensemble de son réseau, la réalisation des opérations bancaires de base demandées par leur clientèle.
BGFIBank RDC SA entend ainsi confier à une société de sous-traitance les services de caisse qui regroupent :

• Les dépôts et les retraits des fonds de la clientèle au guichet ;
• Les versements d’espèces et les remises de chèques à l’encaissement ;
• Les émissions de chèques de banque et de virements ;
• Les retraits des formules de chèques et des cartes bancaires ;
• La comptabilisation des ramassages.

En application de la Loi fixant les règles applicables à la sous-traitance dans le secteur privé, seules les sociétés à capitaux congolais promues par les congolais, quelle que soit leur forme juridique, et dont le siège social est situé sur le territoire national, sont autorisées à soumissionner.

2. DEPOT DES OFFRES

L’offre contiendra :

• Les statuts notariés de la Société avec preuve de dépôt au greffe et les habilitations pour les Gestionnaires (preuve de publication Décisions au Journal Officiel) ;
• Le numéro d’impôt ;
• La preuve d’assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée ;
• Le registre de commerce actualisé ;
• Le numéro RCCM et l’identification nationale ;
• La Souscription à l’INSS ;
• L’Attestation Fiscale valide ;
• Le numéro d’identité bancaire ;
• Le Permis d’exploitation valide délivré par le Ministère ayant la sécurité dans ses attributions ;
• L’assurance pour responsabilité civile ;
• Le Dossier contenant l’identité et la qualité des exploitants et gestionnaires (ne devant pas être des agents des services de sécurité publique) ;
• Le Dossier de matériels techniques nécessaires à l’exécution du service de gardiennage ;
• La liste des agents gardiens ;
• Les Modèles de tenue et de carte des agents avec insigne d’identification (nom et dénomination de la société) ;
• La police d’assurance couvrant les activités du prestataire ;
• L’adresse du siège social ou représentation à Kinshasa et en provinces.

Toutes les offres doivent être envoyées sous enveloppe scellée et anonyme ; en deux exemplaires dont un original. L’offre doit porter la mention : ne pas ouvrir par le service courrier, offre DAO N° 003/AVRIL/DALS/BGFI/2022. Toute soumission, au format papier ou au format électronique sur support USB doit parvenir à la réception du siège de BGFIBank RDC SA qui est situé au n°128, Boulevard du 30 juin, quartier Royal, commune de la Gombe, Kinshasa, au plus tard le lundi 16 mai 2022 à 15 h 00 et libellée en français.

Les offres au format électronique sont acceptées et pourront être envoyées par mail le lundi 16 mai 2022 à 15 h 00 aux adresses ci-après :

n.tshimini@bgfi.com

r.mouelle@bgfi.com

Copie à : d.lisika@bgfi.com

Le soumissionnaire doit spécifier « OK » ou « Non Ok » après chaque paragraphe du présent document. Le soumissionnaire marquera « OK » pour toutes les fois qu’il est d’accord avec un terme (paragraphe) et                   «Non OK» pour toutes les fois qu’il n’est pas d’accord avec un terme (paragraphe). Au besoin mettre les commentaires à la fin de chaque paragraphe si nécessaire, en cas de « Non OK ».

Les soumissions doivent être accompagnées de :

• Une déclaration signée par le soumissionnaire par laquelle il affirme être compétent pour effectuer ces genres de prestations dans les normes et dans les délais non modifiables et impartis par lui-même. Les preuves de réalisation de projets similaire pour le compte d’autres opérateurs, ainsi que les certificats disponibles sont à annexer à cette déclaration.
• Une déclaration signée par le soumissionnaire par laquelle il affirme être en mesure de respecter les conditions relatives à la garantie de bonne fin des prestations.
• Une déclaration signée par le soumissionnaire par laquelle il affirme avoir compris les exigences techniques et qu'il ne pourra en aucun cas se prévaloir de formuler des contestations.
• Une déclaration signée par le soumissionnaire par laquelle il affirme être en possession suffisante des ressources pouvant lui permettre d’effectuer les prestations.
• Une déclaration signée par le soumissionnaire par laquelle il affirme avoir lu, compris et approuvé la charte éthique de BGFIBank RDC SA et l’accord de confidentialité (disponible au siège de BGFIBank RDC).
• Une copie RCCM, Identification Nationale, numéro d'impôt (y compris la lettre d’assujettissement à la TVA), statuts notariés, acte notarié, preuve de dépôt aux greffes, Preuve de publication statuts au Journal Officiel, Acte de nomination du gérant de la société et sa preuve de publication au Journal Officiel

BGFI se réserve le droit de demander tout autre document à des fins d'évaluation ou de vérification, dans un délai qui sera précisé dans sa demande

BGFIBank RDC SA est à l'entière disposition des Prestataires soumissionnaires pendant toute cette période, pour tous renseignements techniques et administratifs complémentaires, toute information complémentaire peut être demandée à :

• Madame Nadine TSHIMINI/ Département Achats Logistique et Sécurité, Tél. : +243 816 860 270

N.B. : Les visites des sites sont prévues chaque Jeudi de 15 à 16h.

Aucune soumission ne pourra être remplacée ou modifiée après la date limite de dépôt. Toute soumission envoyée à BGFIBank RDC SA en réponse au présent appel d’offre ne peut être retirée et devra être valable pour une période de six (6) mois prenant cours à la date de clôture du dépôt des offres. Durant cette période, les soumissions restent valables et pourraient être acceptées par BGFIBank RDC SA à n’importe quel moment.

3. EXIGENCES TECHNIQUES

La mission confiée par la BGFI au Prestataire consiste à mettre un personnel qualifié à sa disposition.
Les obligations du prestataire de service de manière exhaustive sont les suivantes :

• Confirmer la commande de service de mise à disposition du personnel en spécifiant pour chaque poste la description des tâches à effectuer, la durée de travail ainsi que la rémunération brute convenue.
• Publier les postes vacants en son nom sans aucune référence à « BGFIBank RDC SA » ; 
• Présélectionner et recruter les agents en se basant sur le profil et la description des postes fournis par « BGFIBank RDC SA » par l’entremise de sa Direction du Capital Humain et de la Transformation ;
• Le recrutement et tests d’embauche s’effectueront en ligne à travers les plateformes disponibles et les tests écrits seront aussi acceptés ;
• Après recrutement au moment de la présentation des agents à « BGFIBank RDC SA », s’assurer à ce que ces derniers aient déposés tous les documents nécessaires pour leur appointement ;
• S’assurer de la véracité des informations et données personnelles fournies par les agents ;
• Gérer et maintenir sous contrat de travail les agents intérimaires, sauf en cas de licenciement ou démission de leur part ;
• Prévoir des engagements supérieurs à ceux demandés afin de gérer les cas de départ ;
• Prendre toutes dispositions utiles relatives aux problèmes de la qualité de fourniture de service rapportés par « BGFIBank RDC SA » et répondre à « BGFIBank RDC SA » par écrit endéans les soixante-douze heures de leur survenance afin d’y présenter leur solution pour y remédier ;
• S’assurer du respect du règlement intérieur, du Code vestimentaire ainsi que les valeurs de « BGFIBank » ;
• Gérer tous les problèmes disciplinaires des employés mis à la disposition de BGFIBank RDC SA ;
• Gérer les absences et les congés des agents afin de réduire tout impact opérationnel sur « BGFIBank RDC SA »
• S’assurer que tous les impôts et cotisations légaux sont payés conformément à la loi (INSS, IPR, INPP)
• Garantir un contrôle hebdomadaire du personnel existant,
• Veiller au respect par les agents des horaires fixés par BGFIBank RDC SA ;
• Assurer une couverture médicale acceptable pour les agents et leurs membres de famille ;
• Produire tous les rapports sur la gestion du Personnel mis à disposition de « BGFIBank RDC SA » et le transmettre au plus tard le 5è jour du mois suivant ;
• Délivrer à son personnel, les contrats de travail, cartes de service, Numéro CNSS, bulletin de paie, fiches de présences, attestation ou tout autre document nécessaire à l’accomplissement de leur travail.
• Avoir une représentation à Kinshasa et/ou des sièges locaux en province, notamment là où la Banque est établie ;  
• Les employés du Prestataire commis aux différentes tâches doivent :

1. Observer scrupuleusement une discrétion absolue sur toutes les opérations de BGFIBank ;
2. Respecter la règlementation générale en matière d’hygiène, de sécurité et de protection des données ;
3. S’interdire d’accepter de gratifications ou toute autre rétribution en échange d’un quelconque service rendu et d’utiliser les moyens mis à leur disposition par la Banque à d’autres fins que de service
4. S’abstenir de tout acte ou comportement qui pourraient nuire à la dignité ou à la réputation de la Banque.

4. CRITERES DE SELECTION

Avant la sélection, BGFIBank RDC désignera des représentants qui procèderont à la visite préalable installations des candidats soumissionnaires. BGFIBank RDC SA se réserve le droit, sur la base de son évaluation, d‘accepter ou de rejeter, sans aucune compensation, tout ou une partie de la soumission.

BGFIBank RDC SA n’a aucune obligation de divulguer les résultats de l’évaluation ou de justifier le rejet d’une soumission.
Le montant des soumissions ne sera pas l'unique critère du choix du Prestataire.

L’évaluation tiendra compte des éléments ci-après :

1) Les critères qualitatifs :

• Conformité au cahier des charges ;
• Fiabilité (situation sociale du personnel de l’entreprise : évolution de ses effectifs en termes de compétences, formation, qualification, déclaration, rémunération, etc.) ;
• Ancienneté ;
• Références et Liste des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur date et leur destinataire, public ou privé ;
• Respect des obligations légales de la société de gardiennage ;
• Apport technico-opérationnel ;
• Disponibilité, Innovation technologique et Réactivité ;
• Fonctionnement du Prestataire ;

2) Les critères quantitatifs :

• Santé financière du Prestataire
• Tarifs (Prix) des prestations
• Les équipements technologiques : l’évolution du matériel technologique, la qualité et la modernité du matériel, etc.

5. REMARQUES ET CONDITIONS PARTICULIERES

• Le soumissionnaire est tenu de vérifier les informations qui sont donnés à titre indicatif et d'effectuer tous les quantitatifs complémentaires. En d'autres termes, par l'examen du dossier et par sa propre expérience, le Prestataire, soumissionnaire vérifie l'ensemble des données afin de remettre un prix en parfaite connaissance du projet et si possible une proposition pouvant résoudre durablement le problème du client.
• A ce sujet, BGFIBank RDC SA est à l'entière disposition des Prestataires soumissionnaires pendant toute cette période, pour tous renseignements techniques et administratifs complémentaires (de la date de publication de l’appel d’offre au 16 mai 2022) ;
• Pour ce qui est des modalités de paiement : Aucun paiement d’avance ne sera accordé à l’émission du PO ou à la signature du contrat. Les paiements se feront dans un délai de cinq (5) jours sur le compte du Prestataire ouvert dans nos livres.