Sélection d'une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum présidentiel sur la Vaccination et l'Eradication de la poliomyélite à Kinshasa

Request for Proposal RFP/ Demande de Proposition #004/03/2023

Sélection d'une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum présidentiel sur la Vaccination et l'Eradication de la poliomyélite à Kinshasa

 

I. Résumé sur les dates limites

Date de publication

17 Mars 2023

Date de fin de dépôt

22 Mars 2023

Date de Sélection de fournisseurs présélectionnés

24 Mars 2023

Date d’entretiens avec les fournisseurs présélectionnés

3-7 Avril 2023

Date d’attribution de Contrat

15 Avril 2023

Notez que PATH se réserve le droit de modifier ce calendrier au besoin. Toutes les parties seront informées de tout changement simultanément par courrier électronique.

II. PATH Déclaration.

PATH est une organisation internationale qui est animé de l'innovation transformatrice pour sauver des vies et améliorer la santé, en particulier chez les femmes et les enfants. Nous accélérons l'innovation dans cinq plateformes : les vaccins, les médicaments, les diagnostics, les dispositifs et les innovations des systèmes et des services, qui attirent notre expertise entrepreneuriale, notre expertise scientifique et de santé publique et notre passion pour l'équité en matière de santé.

En mobilisant des partenaires dans le monde entier, nous prenons l'innovation à l'échelle, en travaillant aux côtés de pays principalement en Afrique et en Asie pour répondre à leurs besoins de santé les plus importants. Ensemble, nous fournissons des résultats mesurables qui perturbent le cycle de la mauvaise santé.

Basé à Seattle, Washington, PATH compte 39 bureaux dans 22 pays. PATH travaille actuellement dans plus de 70 pays dans les domaines des technologies de la santé, de la santé maternelle et infantile, de la santé reproductive, des vaccins et de la vaccination et des maladies émergentes et épidémiques.

Pour plus d'informations, visitez www.path.org,

III. But de l’appel d’offre et des spécifications

A. Objet de l’appel d’offre

L’objectif de cet appel d’offre est de sélectionner une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum national sur la vaccination et l'éradication de la poliomyélite à Kinshasa. Le Forum aura lieu les 27 et 28 juin 2023 à l'hôtel Fleuve Congo (sous réserve de modifications), sous le haut-patronage du Président de la République.

B. Spécifications du RFP

Activités et tâches

L'agence sélectionnée gérera toute la logistique du Forum national, y compris la sécurité et le protocole, en accord avec le Bureau du Président de la RDC. L'agence travaillera sous la direction de PATH, en coordination avec le Bureau du Président, le Conseil national de la couverture santé universelle et le Programme élargi de vaccination. En particulier, l'agence aura pour rôle de :

L'événement se déroule sur deux jours, les 27 et 28 juin 2023. L'ordre du jour de haut niveau, susceptible d'être modifié, est le suivant :
Jour 1 (mardi 27 juin) :

Jour 2 (mercredi 28 juin)

Durée totale de la mission du consultant

La durée du contrat s'étend du 15 avril au 30 juin 2023.

L'agence doit proposer un calendrier des tâches, qui inclue le temps nécessaire pour leur réalisation sur cette période.

L'agence doit être disponible pour participer aux réunions de planification régulières avec PATH et les autres organisateurs pendant toute la durée du contrat.

IV. Livraison

Le lieu de livraison : 119, Boulevard du 30 juin, Immeuble Matrix, 5ème Niveau, Commune de la Gombe, Kinshasa RD Congo

V. Le coût

Une offre financière avec les coûts unitaires et le total à payer en Hors Taxes.

Note : La devise utilisée pour cet appel d’offre est le dollar américain (USD). Sauf disposition contraire qui impose le Francs Congolais comme seule monnaie de transaction en RDC, PATH DRC se conformera à la législation en vigueur au taux de la Banque Centrale.

VI. Profil du consultant

VII. Critères d'évaluation de la proposition

Voici une liste de critères significatifs sur lesquels les propositions seront évaluées.

A. Capacité démontrée de l'agence à entreprendre les activités et les tâches demandées

B. Coût financier des services proposés

C. Expérience professionnelle pour ce type d’activité (nombre et type de clients, prise en charge client, expérience liée à cette demande)

Note : PATH se réserve le droit d'inclure d’autres critères supplémentaires à cet appel d’offre lors de la délibération du processus de sélections.

VIII. Instructions pour répondre à cet appel d’offre

A. Veuillez soumettre votre offre par courriel à l’adresse suivant DRCprocurement@path.org au plus tard le 22 Mars 2023 à 23h59.

B. Si vous avez des questions liées à cet appel d’offre, vous pouvez les adresser par courriel à l’adresse ci-après : DRCprocurement@path.org

C. Pour la soumission des offres des prix, veuillez mentionner l'objet de l’offre dans l’objet de votre mail comme suit : « Request for Proposal RFP/ Demande de Proposition #004/03/2023 »

D. L'attribution finale est assujettie aux termes et conditions inclus dans cet appel d’offre, ainsi qu'aux négociations finales réussies de tous les termes et conditions applicables à cette sélection.

IX. Termes et conditions de l’appel d’offre.

A. Avis de l’offre non contraignante

PATH se réserve le droit de rejeter toute offre reçue en réponse à cet appel d’offre si elle ne respecte pas les spécifications proposées par PATH.

B. Confidentialité

Toutes les informations fournies par PATH dans le cadre de cette sollicitation doivent être considérées comme confidentielles. Dans le cas où une information est divulguée de manière inappropriée, PATH cherchera les recours appropriés, comme cela est permis. Les propositions, les discussions et toutes les informations reçues en réponse à cette sollicitation se tiendront comme strictement confidentielles, sauf indication contraire

C. Divulgation des conflits d'intérêts

Les fournisseurs proposant une offre sur l'activité PATH doivent divulguer, aux contacts d'approvisionnement énumérés dans la demande d'offres, des conflits d'intérêts réels ou potentiels.

Des conflits d'intérêts pourraient être présents s’il existe une relation personnelle avec un membre du personnel de PATH qui constitue un intérêt financier important, des adhésions au conseil d'administration, d'autres emplois et des droits de propriété intellectuelle qui peuvent être en conflit avec les obligations du fournisseur envers PATH. Les fournisseurs et les chemins d'accès sont protégés lorsque des conflits d'intérêts réels ou perçus sont divulgués.

Dans le cas échéant, PATH créera un plan de gestion qui atténue les risques présentés par le conflit d'intérêts divulgué.

D. Communication

Toutes les communications concernant cet appel d’offre doivent être adressées aux parties appropriées à PATH indiquées dans la section VIII.
En contactant des tiers impliqués dans le projet, le comité d'examen ou toute autre partie peut être considéré comme en conflit d'intérêts et pourrait entraîner la disqualification de la proposition.

E. Acceptance

L'acceptation d'une proposition n'implique pas l'acceptation de ses termes et conditions. PATH se réserve la possibilité de négocier les conditions générales.
Nous nous réservons en outre le droit de négocier le fond des propositions des finalistes, ainsi que l'option d'accepter les composants partiels d'une proposition, le cas échéant.

F. Droit aux négociations finales

PATH se réserve la possibilité de négocier les coûts finaux et la proposition finale de cet appel d’offre, et se réserve également la possibilité de limiter ou d'inclure des tiers à la seule discrétion de PATH dans ces négociations.

G. Limitations de tiers

PATH ne représente pas, ne justifie pas, ou agit comme un agent pour tout tiers à la suite de cet appel offre
Cet appel d’offre n'autorise aucun tiers à lier ou à engager PATH de quelque manière que ce soit sans notre consentement écrit exprès.

H. Validité de la proposition

Les propositions soumises dans le cadre de cette demande sont valables pendant trois [3] mois ouvrables à compter de la date à laquelle la proposition est due. La période de validité est indiquée dans la proposition soumise à PATH.

 

Fait à Kinshasa, le 17/03/2023

Abdoulaye Mballo
Directeur Administratif et Financier
PATH DRC

Kinshasa
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2024-03-28
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APPEL D'OFFRES


Sélection d'une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum présidentiel sur la Vaccination et l'Eradication de la poliomyélite à Kinshasa

Publié le 17/03/2023 | Réf. MCN : AOF34837
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Lieu

Kinshasa ()

Organisme

PATH

Description

Request for Proposal RFP/ Demande de Proposition #004/03/2023

Sélection d'une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum présidentiel sur la Vaccination et l'Eradication de la poliomyélite à Kinshasa

 

I. Résumé sur les dates limites

Date de publication

17 Mars 2023

Date de fin de dépôt

22 Mars 2023

Date de Sélection de fournisseurs présélectionnés

24 Mars 2023

Date d’entretiens avec les fournisseurs présélectionnés

3-7 Avril 2023

Date d’attribution de Contrat

15 Avril 2023

Notez que PATH se réserve le droit de modifier ce calendrier au besoin. Toutes les parties seront informées de tout changement simultanément par courrier électronique.

II. PATH Déclaration.

PATH est une organisation internationale qui est animé de l'innovation transformatrice pour sauver des vies et améliorer la santé, en particulier chez les femmes et les enfants. Nous accélérons l'innovation dans cinq plateformes : les vaccins, les médicaments, les diagnostics, les dispositifs et les innovations des systèmes et des services, qui attirent notre expertise entrepreneuriale, notre expertise scientifique et de santé publique et notre passion pour l'équité en matière de santé.

En mobilisant des partenaires dans le monde entier, nous prenons l'innovation à l'échelle, en travaillant aux côtés de pays principalement en Afrique et en Asie pour répondre à leurs besoins de santé les plus importants. Ensemble, nous fournissons des résultats mesurables qui perturbent le cycle de la mauvaise santé.

Basé à Seattle, Washington, PATH compte 39 bureaux dans 22 pays. PATH travaille actuellement dans plus de 70 pays dans les domaines des technologies de la santé, de la santé maternelle et infantile, de la santé reproductive, des vaccins et de la vaccination et des maladies émergentes et épidémiques.

Pour plus d'informations, visitez www.path.org,

III. But de l’appel d’offre et des spécifications

A. Objet de l’appel d’offre

L’objectif de cet appel d’offre est de sélectionner une agence événementielle pour l'organisation et la mise en oeuvre du troisième Forum national sur la vaccination et l'éradication de la poliomyélite à Kinshasa. Le Forum aura lieu les 27 et 28 juin 2023 à l'hôtel Fleuve Congo (sous réserve de modifications), sous le haut-patronage du Président de la République.

B. Spécifications du RFP

Activités et tâches

L'agence sélectionnée gérera toute la logistique du Forum national, y compris la sécurité et le protocole, en accord avec le Bureau du Président de la RDC. L'agence travaillera sous la direction de PATH, en coordination avec le Bureau du Président, le Conseil national de la couverture santé universelle et le Programme élargi de vaccination. En particulier, l'agence aura pour rôle de :

  • Participer à la conception générale de l'événement (programme/agenda et déroulement de l'événement, aménagement du lieu, etc.)
  • Concevoir (infographie), imprimer, installer et distribuer les invitations, les panneaux d'affichage, banderoles et kakemonos d’intérieur et extérieur, les décorations, les imprimés et divers autres éléments visuels liés à l’évènement.
  • Contractualiser, gérer et payer tous les sous-traitants et autres partenaires nécessaires à la réalisation de l’activité, y compris les media/journalistes invités, les imprimeurs, l'équipement audiovisuel, les interprètes, les hôtesses, les décorateurs et les décorations, les photographes et vidéastes, etc. (Note : PATH contractualisera l'hôtel Fleuve Congo pour les salles de conférence et de réunion et ainsi que la restauration.)
  • Gérer tous les aspects du montage et du démontage des salles (y compris équipement et éléments visuels).
  • Gérer le bon déroulement de l’évènement selon l’agenda, l'enregistrement des invités et les autres tâches qu’il conviendra d’effectuer sans délai, au cours des deux jours.
  • Assurer la liaison avec les protocoles d’Etat, les services de sécurité et toutes les équipes chargées par la présidence de la République et les ministères techniques des préparatifs ; veiller à ce que tous les besoins en matière de protocole, de sécurité et autres considérations soient satisfaits afin de garantir la participation du Chef de l’Etat.

L'événement se déroule sur deux jours, les 27 et 28 juin 2023. L'ordre du jour de haut niveau, susceptible d'être modifié, est le suivant :
Jour 1 (mardi 27 juin) :

  • Réunion avec les gouverneurs provinciaux, convoquée par les ministres de l’Intérieur et de la Santé (environ 200 participants ; salle Panorama)
  • Réunion à huis clos avec le Président de la RDC et les bailleurs de fonds internationaux, notamment les agences des Nations unies (environ 35 participants ; salle Kinshasa)
  • Session plénière présidée par le Président de la RDC avec tous les participants (environ 300 participants ; auditorium et salle Panorama)
  • Conférence de presse (salle à confirmer)
  • Photos officielles (salle à confirmer)
  • Cocktail (salle à confirmer)

Jour 2 (mercredi 28 juin)

  • Réunions techniques, à l'exclusion du Président de la RDC, des gouverneurs et des autres délégués de haut niveau (environ 100 participants ; salle Panorama)

Durée totale de la mission du consultant

La durée du contrat s'étend du 15 avril au 30 juin 2023.

L'agence doit proposer un calendrier des tâches, qui inclue le temps nécessaire pour leur réalisation sur cette période.

L'agence doit être disponible pour participer aux réunions de planification régulières avec PATH et les autres organisateurs pendant toute la durée du contrat.

IV. Livraison

Le lieu de livraison : 119, Boulevard du 30 juin, Immeuble Matrix, 5ème Niveau, Commune de la Gombe, Kinshasa RD Congo

V. Le coût

Une offre financière avec les coûts unitaires et le total à payer en Hors Taxes.

Note : La devise utilisée pour cet appel d’offre est le dollar américain (USD). Sauf disposition contraire qui impose le Francs Congolais comme seule monnaie de transaction en RDC, PATH DRC se conformera à la législation en vigueur au taux de la Banque Centrale.

VI. Profil du consultant

  • Au moins 5 ans d'expérience dans la planification d'événements à grande échelle et de haut niveau en RDC.
  • Expérience de la planification d'événements pour le compte de la Présidence de la RDC (ou d'autres agences gouvernementales).
  • Au moins deux solides références documentées (attestations de services, contrats, lettres de recommandations etc.)

VII. Critères d'évaluation de la proposition

Voici une liste de critères significatifs sur lesquels les propositions seront évaluées.

A. Capacité démontrée de l'agence à entreprendre les activités et les tâches demandées

B. Coût financier des services proposés

C. Expérience professionnelle pour ce type d’activité (nombre et type de clients, prise en charge client, expérience liée à cette demande)

Note : PATH se réserve le droit d'inclure d’autres critères supplémentaires à cet appel d’offre lors de la délibération du processus de sélections.

VIII. Instructions pour répondre à cet appel d’offre

A. Veuillez soumettre votre offre par courriel à l’adresse suivant DRCprocurement@path.org au plus tard le 22 Mars 2023 à 23h59.

B. Si vous avez des questions liées à cet appel d’offre, vous pouvez les adresser par courriel à l’adresse ci-après : DRCprocurement@path.org

C. Pour la soumission des offres des prix, veuillez mentionner l'objet de l’offre dans l’objet de votre mail comme suit : « Request for Proposal RFP/ Demande de Proposition #004/03/2023 »

D. L'attribution finale est assujettie aux termes et conditions inclus dans cet appel d’offre, ainsi qu'aux négociations finales réussies de tous les termes et conditions applicables à cette sélection.

IX. Termes et conditions de l’appel d’offre.

A. Avis de l’offre non contraignante

PATH se réserve le droit de rejeter toute offre reçue en réponse à cet appel d’offre si elle ne respecte pas les spécifications proposées par PATH.

B. Confidentialité

Toutes les informations fournies par PATH dans le cadre de cette sollicitation doivent être considérées comme confidentielles. Dans le cas où une information est divulguée de manière inappropriée, PATH cherchera les recours appropriés, comme cela est permis. Les propositions, les discussions et toutes les informations reçues en réponse à cette sollicitation se tiendront comme strictement confidentielles, sauf indication contraire

C. Divulgation des conflits d'intérêts

Les fournisseurs proposant une offre sur l'activité PATH doivent divulguer, aux contacts d'approvisionnement énumérés dans la demande d'offres, des conflits d'intérêts réels ou potentiels.

Des conflits d'intérêts pourraient être présents s’il existe une relation personnelle avec un membre du personnel de PATH qui constitue un intérêt financier important, des adhésions au conseil d'administration, d'autres emplois et des droits de propriété intellectuelle qui peuvent être en conflit avec les obligations du fournisseur envers PATH. Les fournisseurs et les chemins d'accès sont protégés lorsque des conflits d'intérêts réels ou perçus sont divulgués.

Dans le cas échéant, PATH créera un plan de gestion qui atténue les risques présentés par le conflit d'intérêts divulgué.

D. Communication

Toutes les communications concernant cet appel d’offre doivent être adressées aux parties appropriées à PATH indiquées dans la section VIII.
En contactant des tiers impliqués dans le projet, le comité d'examen ou toute autre partie peut être considéré comme en conflit d'intérêts et pourrait entraîner la disqualification de la proposition.

E. Acceptance

L'acceptation d'une proposition n'implique pas l'acceptation de ses termes et conditions. PATH se réserve la possibilité de négocier les conditions générales.
Nous nous réservons en outre le droit de négocier le fond des propositions des finalistes, ainsi que l'option d'accepter les composants partiels d'une proposition, le cas échéant.

F. Droit aux négociations finales

PATH se réserve la possibilité de négocier les coûts finaux et la proposition finale de cet appel d’offre, et se réserve également la possibilité de limiter ou d'inclure des tiers à la seule discrétion de PATH dans ces négociations.

G. Limitations de tiers

PATH ne représente pas, ne justifie pas, ou agit comme un agent pour tout tiers à la suite de cet appel offre
Cet appel d’offre n'autorise aucun tiers à lier ou à engager PATH de quelque manière que ce soit sans notre consentement écrit exprès.

H. Validité de la proposition

Les propositions soumises dans le cadre de cette demande sont valables pendant trois [3] mois ouvrables à compter de la date à laquelle la proposition est due. La période de validité est indiquée dans la proposition soumise à PATH.

 

Fait à Kinshasa, le 17/03/2023

Abdoulaye Mballo
Directeur Administratif et Financier
PATH DRC

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