Kinshasa ()

IMA World Health

Appel d’offres

Relatif au transfert d’argent à travers le service de mobile money.

Référence de publication :

TEN‐DRC‐GOM‐004‐MIHR‐CASH DISTRIB‐FY24

A ‐ INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de cet appel d’offres comme étant la seule base de cette procédure de passation de marché.

Le soumissionnaire accepte les Conditions Générales d’Achat d’IMA ou précisera dans son offre ses éventuelles conditions de vente.  

Si le soumissionnaire souhaite émettre d’autres réserves, il devra les lister dans une lettre spécifique. Cette lettre sera adressée au Directeur des Opérations et remise en même temps que l’offre.

La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée entrainera le rejet de l’offre en question.

1. Préambule

IMA WORLD HEALTH fait partie de Corus International. Corus propose des solutions durables et efficaces aux problèmes liés à la santé qui sont beaucoup trop courants dans les pays en développement.

Notre mission est de bâtir des communautés plus saines en collaborant avec des partenaires clés pour servir les personnes vulnérables. Notre vision est la santé, la guérison et le bien-être pour tous.

Avec pour mission de restaurer la santé et la guérison de ceux qui en ont le plus besoin, IMA WORLD HEALTH est une organisation confessionnelle à but non lucratif qui offre une expertise approfondie du renforcement des systèmes de santé ainsi que des maladies tropicales négligées, du paludisme, du VIH, des maladies non transmissibles, et des programmes de lutte contre la violence sexuelle et sexiste dans certains des contextes les plus difficiles et post-conflit du monde.

MOMENTUM Intergrated Health Resilience (MIHR) est un projet financé par USAID pour contribuer à réduire dans les pays à forte incidence, les décès chez les femmes, nouveau-nés et les enfants. En RDC, le projet est mis en œuvre par IMA World Helath en collaboration avec des partenaires (JSI Reaserch & Training, Pathfinder International, GOAL et ACHAP) en RDC.

Le projet en plus d’appuyer le Ministère de la Sante à mettre en œuvre des interventions à Haute impacte pour réduire les décès, apporte des appuis pour assurer la continuité des soins de santé essentiels lors de chocs au Nord- Kivu. 

C’est dans ce cadre que IMA World Health compte organiser des transferts d’argent à des bénéficiaires et d’autres parties prenantes au Nord Kivu, surtout les zones ciblées par le projet MIHR, notamment Beni, Mabalako, Kalunguta, Butembo, Katwa, Nyiragongo, Rutshuru, Rwanguba, Goma et Karisimbi. Le transfert s’effectuera sur une base mensuelle dont la valeur est approximativement estimée entre 5.000 - 15.000 $ (Par mois) pour servir environs 600 bénéficiaires. Les offres doivent être reçus par IMA World Health au plus tard à la date et à l'heure indiquées ci-dessous.

Le prestataire (fournisseur) sélectionné signera un contrat‐cadre  d'une  durée  de        12 à 24 mois avec IMA World Health pour la fourniture de services de transfert d'argent par téléphone mobile, conformément à un bon de commande ou à une liste à joindre.
En fonction de l'évaluation finale, plusieurs fournisseurs peuvent se voir proposer le contrat cadre auprès desque ls le client aura à recourir en cas de besoin. 

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PART I E I : TERME DE REFERENCE

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2. Processus

Le CLIENT ici désigné comme IMA World Health voudrait attribuer le contrat cadre au PRESTATAIRE (société) évalué comme étant le plus avantageux et le mieux offrant pour le CLIENT et ses bénéficiaires. Le "meilleur rapport qualité-prix" est défini comme le plus grand avantage pour le CLIENT et ses bénéficiaires en fonction des facteurs de l’offres spécifiques, financiers ainsi que le délai d’exécution après la réception de la confirmation du CLIENT.

Les offres seront aussi évaluées sur la base d’autres critères spécifiques comme :

1. La capacité du prestataire à préfinancer les activités de paiement 
2. La capacité du prestataire à couvrir toutes les zones d’intervention indiquées au point 1
3. L’expérience précédente du prestataire avec des activités de transferts d’argent implémentées par des Organisations Humanitaires, etc.  
4. Capacité du PRESTATAIRE à fournir au CLIENT les relevés de preuves de transfert produits par les compagnies téléphoniques en RDC notamment (Airtel, Orange, Vodacom) selon les numéros fournis par Le CLIENT ceci dans un meilleur délai après paiement.   
5. La qualité de l’offre soumise

En soumettant son offre, il est entendu que le PRESTATIRE devra avoir pris en compte tous les aspects relatifs à aux exigences contenue dans cet Appel d’Offres et, en général, considèrera toutes les informations nécessaires sur les risques, les urgences éventuelles et autres circonstances susceptibles d’influer sur la proposition.

3. Object de l’appel d’offres

Le présent appel d’offres vise l’acquisition des services du prestataire qui devra procéder au paiement de transfert par Mobile money aux bénéficiaires des programmes du CLIENT dans les zones définies ci-haut ainsi que tel que détaillé dans le tableau ci-dessous et repris comme annexe au présent Appel d’Offre. 

Le paiement de bénéficiaires devra se faire dans un maximum de trois (3) jours après la signature du bon de commande et réception de la part du CLIENT de la liste de bénéficiaires, leurs numéros mobiles money ainsi que les montants individuels de paiement et, le cas échéant, instructions additionnelles.

Veuillez noter que le CLIENT tient au respect et à la protection de la vie privée de ses bénéficiaires et le PRESTATAIRE doit en tenir compte.
Aucune dépense supplémentaire à celle indiquée dans L’offre du PRESTATAIRE ne sera acceptée par LE CLIENT.

Le contrat cadre qui sera mis en place n’a pas valeur d’obligation d’achat de la part du CLIENT. Il est établi à titre de prévision et sera conditionné par un bon de commande dument approuvé par la personne autorisée du CLIENT.

4. Délai d’exécution du programme

Le PRESTATAIRE dispose d’un délai de trois (03) jours calendaires pour terminer l’opération de paiement à partir de la date de réception des listes nominatives des bénéficiaires ainsi que le bon de commande du CLIENT.

Ces listes pourraient être données au PRESTATAIRE sous format papier et électronique par le CLIENT.

5. Prix et termes de paiement

Le prix est en dollar américain Hors Taxes, conformément à l'exemption de taxes dont bénéficie le Client. Cela étant, le prix indiqué dans le devis doit tenir compte de cette déduction. 
           
NB : Le nombre de bénéficiaires dans le cadre de ce programme pourrait changer, le montant total net à payer sera alors ajusté en fonction des bénéficiaires confirmés par le CLIENT à chaque distribution. Tout paiement supplémentaire d’un bénéficiaire ou son mandataire dont le nom ne figurera pas sur la liste annexée au bon de commande envoyé par IMA, ne sera pas remboursé par le CLIENT.

Termes de paiement

Le paiement au PRESTATAIRE se fera par transfert bancaire dans un délai ne dépassant pas 30 (trente) jours après service, la revue et acceptation de la facture, des documents et pièces justificatives, tel que repris plus bas, au compte ouvert auprès de la Banque         du PRESTATAIRE. 

Documents requis pour le paiement :

1. Facture originale avec le N° (bon de commande ad-hoc) du CLIENT remis au fournisseur avant l’opération de distribution d’argent avec le montant transféré ainsi que le taux de la commission appliqué. 
2. Liste nominative des bénéficiaires et numéros de réception signée par le CLIENT 
3. Relevé de transfert de fonds aux bénéficiaires fourni par les compagnies de communications tels que mentionné ci-haut pour confirmer le transfert de payement.

Adresse de facturation

01, Avenue OUA, Concession PROCOKI
Kinshasa, DR Congo

6. Qualité et acceptation su service

Le PRESTATAIRE est responsable de la qualité du service rendu, voir le point suivant.

7. Obligations du prestataire

Le Prestataire s’engage à :

1. Effectuer le paiement des bénéficiaires dans le meilleur délai tel que convenu sur le bon de commande : pour une bonne coordination, le PRESTATAIRE informera le CLIENT de la date précise à laquelle il compte commencer les opérations pour que les bénéficiaires en soient informés ;
2. Le PRESTATAIRE est chargé de prendre toutes les mesures sécuritaires qui se rapportent au transfert de fonds par mobile money aux bénéficiaires ;
3. Le PRESTATAIRE doit s’assurer que les paiements ne sont faits qu’aux bénéficiaires dont les noms sont indiqués sur la liste accompagnant le bon de commande transmise par le CLIENT, de payer ni plus ni moins que le montant mentionné sur la liste nominative. 
4. Les personnes employées par le PRESTATAIRE pour la mise en œuvre du projet seront sous sa seule responsabilité sans liens de travail avec le CLIENT d’aucune sorte ;
5. Le PRESTATAIRE indemnisera et dégagera le CLIENT de toute responsabilités pour tout préjudice et coûts causés par des réclamations de tierces personnes en relation avec l’exécution du présent contrat.
6. Le PRESTATAIRE est responsable envers le CLIENT de toutes les réclamations, pertes, dommages, responsabilités et dépenses de quelque nature que ce soit résultant de ou en relation avec tout manquement par le PRESTATAIRE ou par ses employés, dirigeants, sous- traitants ou agents de cette clause.

8. Obligations du client

Le CLIENT a la charge de l’identification et de la sélection des bénéficiaires ainsi que de fournir au PRESTATAIRE les informations ainsi que listes nécessaires avec numéros de réception de fonds mobiles money pour lui faciliter les paiements. Le CLIENT est responsable de fournir au PRESTATAIRE des informations exactes sur les montants à payer par bénéficiaires. Le CLIENT s’engage à :

1. Fournir des listes nominatives, les numéros de réception de mobile money avec les montants à recevoir par chacun des bénéficiaires ;
2. Informer les bénéficiaires de la somme qu’ils recevront ;
3. Organiser la campagne d'information et de sensibilisation à l'opération de paiement par mobile money durant quelques jours avant le début de l’opération ;
4. Effectuer un suivi de conformité après paiement pour se rassurer et vérifier que les bénéficiaires ont reçu correctement l’argent et à temps.

9. Clause de pénalité

Les parties d’indemnisent de toute pénalité dans la mise en œuvre de ce contrat. 

En cas de non-respect des obligations reprises dans cet appel d’offre, le CLIENT et ou le PRESTATAIRE se réserve chacun le droit de résilier le contrat sans contrepartie, par simple courrier. Toutefois, en cas de résiliation, tous les services en suspens ou les paiements déjà effectués avant la date de résiliation doivent être achevés.

10. Protection des données

Le PRESTATAIRE reconnaît que, dans le cadre de ce contrat, il doit recevoir, stocker et traiter les données personnelles des bénéficiaires comme des « données confidentielles ». Toute information relative à un bénéficiaire ou permettant d'identifier un bénéficiaire est considéré comme des données personnelles.

Le PRESTATAIRE accepte et garantit :

1. qu’il doit traiter les données personnelles seulement au nom du CLIENT et dans le respect de ses instructions et de la présente et dans le seul but de remplir ses obligations en vertu du présent cadre. Si elle ne peut pas fournir une telle conformité pour une raison quelconque, il convient d'informer sans délai le CLIENT de son incapacité à se conformer, auquel cas, le CLIENT est en droit de suspendre le transfert de données et / ou résilier le contrat ;
2. qu'il a mis en œuvre (ou mettra en œuvre) toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles avant de traiter les données personnelles transférées ;

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PARTIE II : OBLIGATIONS POUR LES SOUMISSIONAIRES

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11. Planning de l’appel d’offres

* Toutes les heures indiquées sont à l’heure locale de Kinshasa

* Ce planning est susceptible d’être modifié librement par IMA selon les contraintes rencontrées.

12. Préparation et soumission des offres

12.1 Format et contenu de l’Offre

L’offre doit être constituée d’un exemplaire original placé dans une enveloppe extérieure non identifiable et scellée portant l’inscription « A ne pas ouvrir avant la session d’ouverture des offres » écrite en français.

Cette enveloppe scellée non identifiable doit reprendre la référence suivante :
Et doit être remise en main propre aux adresses suivantes par courrier électronique sous format PDF à l’adresse suivante : gomaprocurement@imaworldhealth.org avec comme objet : Soumission distribution de cash par mobile money,
L’offre devra inclure au minimum les documents ci‐dessous :

1. Une présentation de la société soumissionnaire. Celle-ci devra inclure le cas échéant une présentation détaillée de l’implantation géographique de la Société dans les différentes provinces du pays (Préciser l’adresse de la société mère, le nombre, la taille et la localisation des différentes filiales, le lien entre la société mère et les filiales, etc.).
2. Les documents légaux d’enregistrement du soumissionnaire (RCCM, Identification Nationale, numéro d’Impôts ou attestation fiscale, preuves de payement d’impôts le plus récent ;
3. Coordonnée bancaire au nom de l’entreprise /société/établissements ;
4. Copie de la carte d’identité ou passe port du responsable ;
5. Une description des expériences passées : liste des services similaires rendus accompagnée de 3 copies de contrats et/ou des bons de commande, liste des clients (références) actuels et passés durant les 2 dernières années 
6. Adresse physique et électronique/e‐mail officielle (obligatoire)
7. Caractéristiques spécifiques des SERVICES à fournir 
8. Lettre de soumission de l’offre Questionnaire au soumissionnaire (Annexe B) dûment rempli (Annexe C)
9. Matrice de Prix détaillé (Annexe D)
10. Règles de bonnes pratiques commerciales IMA (Annexe E)

L’offre devra être reçue au plus tard le 22 septembre 2024 (date de la fin)

NB : les offres soumises en retard ne seront pas acceptées et seront renvoyées à l’entreprise.

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