Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère)

TERMES DE REFERENCE 
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Position : Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère), Bukavu, République Démocratique du Congo

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Aperçu général du poste

L’Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère) soutiendra le responsable administrative et financier dans les activités de la gestion administrative et financière  du bureau de l’Institut Tropical et de Santé Publique Suisse (Swiss TPH) à Bukavu, dans le cadre de programmes mis en œuvres au Sud-Kivu et Nord-Kivu.  Le Swiss TPH est une organisation de renommée internationale dans le domaine de la recherche, de la formation et des services de santé.  Le Swiss TPH est actif en RDC depuis plus de 10 ans, dans le secteur de la santé publique.

Description des tâches:

• Assurer la gestion de la petite caisse (journal de caisse, fiche de demande d’approvisionnement, ordres de paiements) selon les procédures Swiss TPH
• Préparer et suivre les états de besoins pour le fonctionnement du bureau Swiss TPH (cuisine, ménage, maintenance, etc.)
• Gérer les courriers du bureau Swiss TPH  (réception, enregistrement et expédition des courriers)
• Rédaction et révision de lettres officielles, et courriers
• Participation aux réunions du bureau et prise de notes pour les comptes-rendus des réunions
• Maintenir le classement et archivage de toutes les correspondances et documents du bureau Swiss TPH
• Assurer le service d’accueil, de réception et prise en charge des visiteurs du bureau du Programme
• Assister le responsable administratif et financier dans l’organisation de déplacements et de voyage (réservation d’hôtel, de véhicules, etc.)
• Assurer un stock approprié des matériels et fournitures de bureau
• Assurer la gestion journalière des consommables du Bureau du Programme
• Gérer l’utilisation de la salle de réunion
• Assurer l’impression, la photocopie et reliure des documents
• Effectuer d’autres tâches demandées par le responsable administratif et financier, ainsi que les chefs de programmes. 

Profil requis

• Etre de nationalité congolaise (RDC)
• Niveau licence en comptabilité  ou gestion financière
• Expérience d’au moins 3 ans dans la gestion administrative et financière (y compris comptabilité, communication, fonctionnement de bureau)
• Expérience comme assistant (e) administratif et financier dans le cadre d’organisations non-gouvernementales ou du secteur privé
• Très bonne capacité organisationnelle  (bureau, événement) et personnalité pro-active et autonome
• Excellente capacité rédactionnelle et un sens du détail
• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Windows)
• Excellent niveau de français oral et écrit, bon niveau d’anglais (oral et écrit)
• Avoir de bonnes aptitudes à travailler en équipe

Supervision

L’Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère) répond directement au chef du bureau de Bukavu et au Responsable Administratif et Financier.  

Lieu d’affectation

Bukavu, RDC, avec de fréquents déplacements dans les zones d’intervention du programme. 

Durée de la mission et horaire de travail

L’Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère) est engagé(e) à temps plein pour une durée d’un (1) an avec possibilité de renouvellement après l’évaluation des performances.

Période d’essai de 3 mois.

L’horaire de travail est conforme à la législation du travail dans le pays où l’employé(e) est engagé (e). 

L’horaire de travail est conforme à la législation du travail en RDC.

Si vous êtes intéressé, veuillez adresser votre candidature électronique avec une lettre de motivation, votre CV et les noms de trois références (nom complet, institution, email et numéro de téléphone)  d’ici le 30 Septembre 2017 à Monsieur le Coordinateur du Programme JeuneS3 à Bukavu, e-mail : jeunes3raf@gmail.com