Assistant de Programme

Programme de survie maternelle et infantile (PSMI)
République Démocratique du Congo (RDC)

Assistant de Programme

Lieu : Kinshasa, RDC
Organisation : John Snow, Inc. (JSI)
Type de poste : Temps plein

Description du poste

Sous la supervision du Directeur des Finances et de l’Administration basé à Kinshasa, l’Assistant de Programme du PSMI apportera son soutien administratif, logistique et financier pour appuyer les efforts du Ministère de la Santé de la RDC déployés aux niveaux national et provincial à la Tshopo et au Bas-Uélé. Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec non seulement les membres de l’équipe Finance et Administration du PSMI, mais aussi avec le Chef de Mission et les membres de l’équipe technique.

Responsabilités spécifiques

Basé dans les bureaux du PSMI à Kinshasa, l’Assistant de Programme travaillera sous la supervision du Directeur des Finances et de l’Administration pour accomplir les tâches suivantes :

• Mettre en place et tenir à jour le système de classement des documents électroniques et sur papier et de la correspondance, notamment les rapports d’avancement et d’activités, les documents financiers et administratifs et autres
• Servir d’appui au développement et à la maintenance des systèmes de soutien opérationnels, des lignes directrices et des outils ; assurer un fonctionnement des opérations efficace et harmonieux
• Coordonner la logistique pour les réunions internes et externes, les ateliers et autres activités tenues à Kinshasa et potentiellement à Kisangani au besoin
• Apporter une assistance au personnel et aux consultants locaux et de passage pour toute question administrative, de ressources humaines ou de déplacement, notamment dans la coordination des modalités de vols, hôtels et autres aspects techniques
• Apporter une aide aux conseillers techniques de niveau national et aux autres membres du personnel dans la rédaction, révision et le formatage de la correspondance, des rapports et autres documents du programme au besoin
• Effectuer des études et recueillir les informations nécessaires à la réalisation des rapports, plans de travail et procès-verbaux du programme
• Fournir un appui technique au personnel du programme pour la compilation, modification et révision des rapports et publications techniques du programme, notamment par la compilation/coordination d’informations sur les activités programmatiques appuyant la rédaction des rapports et plans de travail annuels du PSMI à soumettre à USAID
• Fournir un appui à la maintenance de l’inventaire du PSMI selon les règles et réglementations de l’USAID et de JSI
• Gérer le Petty Cash et en produire un rapport mensuellement
• Fournir au besoin un soutien restreint à l’équipe financière du programme dans la préparation des demandes de liquidités au siège, et/ou le traitement des comptes mensuels et envoi des rapports financiers au siège
• S’assurer du respect du PSMI des systèmes et procédures de JSI, des règles et réglementations de l’USAID et des exigences financières et juridiques du Gouvernement de la RDC. Le titulaire du poste sera également amené à fournir un appui programmatique au et logistique au personnel JSI, en particulier à Kisangani.
• Promouvoir l’esprit d’équipe et une identité commune auprès des membres du personnel des différentes organisations collaborant avec le PSMI.

Qualifications

• Au minimum une licence en sciences sociales, en sciences de la santé, gestion d’entreprise ou administration publique
• Un minimum de trois années d’expérience pertinente dans le domaine de la santé, avec au moins deux ans dans un poste au sein d’une organisation internationale de développement ; expérience au sein d’un programme financé par l’USAID appréciable
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et échéances et à s’adapter à des priorités changeantes
• Excellentes aptitudes de priorisation, capacité à résoudre les problèmes, bon jugement et compétences analytiques ; capacité à travailler sous pression dans un environnement diversifié avec des collègues ayant des forces différentes et des besoins variés en terme de soutien, ce, de manière flexible, avec diplomatie et assurance
• Professionnalisme avéré, notamment dans la relation avec la hiérarchie d’organisations partenaires et le gouvernement
• Solide esprit d’équipe et dynamisme, capacité à exécuter des tâches avec un encadrement limité
• Maîtrise de la communication verbale et écrite en français, fortes compétences rédactionnelles et de communication en anglais de niveau professionnel ; capacité à rédiger pour différents types de publics, en interne et en externe
• Excellentes aptitudes d’organisation et souci du détail en fonction de la situation
• Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint ;
• Expérience avérée dans la réalisation et/ou le suivi de budgets et dans la gestion des finances d’un projet, y compris la gestion des processus de passation de marchés (relation avec les fournisseurs incluse), la réalisation d’opérations financières et le traitement des factures
• Expérience dans la mise en œuvre de programmes financés par l’USAID très appréciable
• Des connaissances et un intérêt dans le domaine de la santé est un plus
• Capacité à voyager périodiquement à Kisangani pour appuyer les opérations du PSMI au besoin

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leurs CV et lettre de motivation, à MCSPDRCHR@jsi.com au plus tard Jeudi, le 18 Janvier 2018.

Veuillez mentionner comme objet de votre candidature "Assistant de Programme – PSMI RDC".