Logisticien (ne)

AVOCATS SANS FRONTIERES RECHERCHE
UN/UNE LOGISTICIEN.NE A KINSHASA

• Poste : Logisticien.ne
• Lieu d'affectation : Kinshasa, République démocratique du Congo,
• Statut : Contrat national
• Clôture des candidatures : 20 juillet 2018
• Entrée en fonction : dès que possible          

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières (ASF) est une ONG internationale, qui a pour mission de soutenir la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et des populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux pour tous. Elle met en place des activités très diverses pour garantir l’accès à la justice des plus vulnérables et la mise en place de systèmes légaux capables de les protéger.

ASF est engagée sur plusieurs axes d’intervention (accès à la justice, justice pénale internationale, lutte contre la torture, promotion des droits économiques et sociaux, défense des droits civils et politiques, soutien et protection des défenseurs des droits humains, etc.) et dispose de missions permanentes au Burundi, en Ouganda, en République centrafricaine, en Tunisie, au Tchad et en RDC.

La mission permanente d’ASF en RDC a été établie il y a plus de 16 ans, le 12 mars 2002. L’intervention d’ASF trouvait son fondement dans la valorisation du droit et le recours à un système judiciaire impartial, indépendant et de qualité ce, dans le respect des droits de l’Homme.

Actuellement, et dans le cadre de sa stratégie d’intervention, ASF se focalise sur quatre axes d’interventions majeurs:

• L’accès à la justice des populations, principalement des populations en situation de vulnérabilité, via l’appui aux acteurs et mécanismes formels et alternatifs de justice dans le cadre de la délivrance de services d’aide légale, mais aussi dans le cadre du plaidoyer mené aux fins de l’institutionnalisation de l’aide légale ;
• La lutte contre l’impunité des crimes graves (dont les crimes de guerre et contre l’humanité) ce, via l’assistance judiciaire aux victimes devant les instances judiciaires (cours, tribunaux et parquets) nationales et devant la Cour Pénale Internationale ;
• La lutte contre les détentions provisoires irrégulières massives, via la sensibilisation de toutes les parties et l’assistance judiciaire aux personnes détenues ; et
• La protection des droits humains et des libertés publiques, notamment via la protection légale des défenseurs des droits de l’Homme qui subissent des menaces et/ou des attaques en raison de leurs actions pacifiques en faveur de la promotion et de la protection des droits humains.

Fonction générale

Le.a Logisticien.ne travaille sous la responsabilité directe du Coordinateur Administratif, Finances et Logistique (CAFL). Il.Elle est responsable de la bonne organisation et du bon fonctionnement de tous les aspects logistiques du bureau d’ASF en RDC. Il.Elle supervise les chauffeurs et le ménager. Il.Elle participe partiellement à la gestion administrative du bureau d’ASF en RDC.

Responsabilités et Tâches

1. Gérer la chaine d’approvisionnement

Achats :

• Il.Elle appuie le CAFL dans la mise en œuvre et le respect des procédures d’achat ;
• Il.Elle travaille en collaboration étroite avec le demandeur des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés ;
• Il.Elle centralise et optimise le regroupement des achats ;
• Il.Elle assure la supervision de l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents ;
• Il.Elle assure la consolidation et la mise à jour de catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission ;
• Il.Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

Acheminements :

• Il.Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale ;
• Il.Elle travaille en étroite collaboration avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et dans la supervision du processus éventuel de dédouanement.

Stockage :

• Il.Elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks, selon les procédures et outils d’ASF ;
• Il.Elle s’assure que ces procédures et outils soient connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission ;
• Il.Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…) ;
• Il.Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en quantité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées ;
• Il.Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts ;
• Il.Elle fait au CAFL les rapports de stocks sur une base mensuelle.

2. Gérer les équipements durables de la mission : informatiques, télécoms, énergie

• Il.Elle appuie le CAFL dans la définition de besoins techniques de la mission sur chaque base ;
• Il.Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie ;
• Il.Elle appuie le CAFL dans la validation du choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements ;
• Il.Elle assure l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation ;
• Il.Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immobilier) et la tenue d’inventaires physiques ;
• Il.Elle supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il.Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. 

3. Gérer le parc automobile de la mission

• Il.Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission et assure le transport des visiteurs et personnel d’ASF en mission ;
• Il.Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
• Il.Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il.Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;
• Il.Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) ;
• Il.Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

4. Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques

• Il.Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, coordination et siège ;
• Il.Elle assure la tenue du registre des contrats fournisseurs ;
• Il.Elle participe activement à la classification de la documentation du bureau d’ASF en RDC ;
• Il.Elle rédige les rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission ;
• Il.Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités ;
• Il.Elle assure la bonne organisation logistique des activités organisées par ASF (préparation des ordres de mission, déplacements, recherche de salle, hébergement, restauration, matériels de formation…) ;
• Il. Elle effectue les réservations (MOP/ECHO/MONUSCO/UNHAS/VOLS COMMERCIAUX), demande de voyage et autres pour les voyages en interne et s’assure du bon déroulement du voyage et du transport par véhicule de l’aéroport à la destination ;
• Il.Elle effectue les réservations de chambres d’hôtel pour les visiteurs d’ASF et autres ;
• Il. Elle assure le suivi des visas et documents légaux nécessaires aux expatriés d’ASF en RDC (enregistrement, immatriculation, suivi des passeports et visas).

5. Administration-Finances :

• Il.Elle réalise les évaluations et entretiens de performance du personnel national sous sa responsabilité directe ; 
• Il. Elle établit le calendrier des congés du personnel sous sa responsabilité directe ;
• Il. Elle assure l’animation de son équipe et entretient un climat de dialogue ;
• En collaboration avec la comptable, il.elle s’occupe de scannage des pièces comptables mensuelles (coller, tamponner et scanner) ;
• Il.Elle vérifie la conformité des pièces comptables avec les procédures d’ASF notamment pour les dossiers d’achat

6. Divers 

• Le.La Logisticien.ne effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur direct et/ou le Directeur Pays en rapport avec ses activités.

Ce document est une base de travail, la liste des taches reprises ci-dessus n’est pas exhaustive et est sujette à des changements consécutifs à la diversité des activités d’ASF.

Profil recherché

• Titulaire d'un diplôme universitaire en Gestion, Administration, Management (ou toute autre discipline similaire) ;
• Expérience professionnelle probante d’au moins 4 ans dans la gestion des processus logistiques ;
• Expérience de travail en ONGI sur un poste similaire est un atout majeur ;
• Qualification en logistique, gestion des stocks et/ou en comptabilité est un atout majeur ;
• Maitrise des outils de Bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral) ;
• Sens aigu de l’organisation et de la planification ;
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles ;
• Rigueur, honnêteté, discrétion, flexibilité, persévérance ;
• Esprit d’équipe et ouverture aux relations interculturelles
• Résistance au stress, gestion des situations d’urgence et réactivité

Conditions

• CDD jusqu’au 31 décembre 2018 ; renouvelable en fonction de la disponibilité des financements
• Salaire selon la grille salariale nationale d’ASF et l’expérience du/de la candidat/e

Pour postuler

Merci d’envoyer :

• Un CV (3 pages maximum)
• Une lettre de motivation (1 page maximum)
• La copie de vos diplômes universitaires pertinents
• Les contacts de 3 personnes de référence
• Votre disponibilité

à  rdc-job@asf.be  ou au bureau d’ASF à Kinshasa, 15-17, avenue Colonel Ebeya – Immeuble Congo Fer, au plus tard pour le 20 juillet 2018, en précisant «Logisticien» en objet.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension.

Fait à Kinshasa, le 9 juillet 2018,

Pour Avocats sans Frontières                                    
Gilles Durdu  
Directeur Pays