PROGRAM ADMINISTRATION OFFICER
BASE A KINSHASA
We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.
A propos de Save the Children
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Pour son Programme SIGNATURE, Save the Children recrute un Program Administration Assistant, basé à Kinshasa.
LE POSTE
Le Titulaire du poste sera chargé de couvrir l’acquisition et gestion des biens et services, l’appui à la coordination administrative des activités du Programme SIGNATURE.
RESPONSABILITES ET TACHES PRINCIPALES :
Administration générale du programme
- Assurer la gestion administrative en collaboration avec la logistique des différents ateliers et formation (dispatching des invitations, achat des fournitures, identification éventuelle des salles ; préparation des salles, pauses café/déjeuners éventuelles, hébergement de participants, paiement des participants, etc.).
- Classer tous les documents du programme.
- S’assurer que tout le staff du programme a rempli la fiche de présence.
- Suivre et élaborer les états d’engagements mensuels liés au projet en collaboration avec les Programme Managers et Finance spécialiste du Programme.
- Collecter et transmettre aux finances pour paiement les documents justifiant les factures à payer et suivre le paiement et mettre à jour les états d’engagements à son niveau.
- Préparation de documents paiement des fournisseurs de biens et/ou services à soumettre au département financier.
Acquisitions des biens et services du programme signature
- Consolider les réquisitions avec les demandeurs de biens et/ou services.
- Suivre le stock de biens et consommables auprès du magasinier de la base de Kinshasa auprès du magasinier de la base de Kinshasa.
- Rédiger un rapport des inventaires trimestriels des biens du Programme.
- Assurer la mise à la disposition des matériels et équipement ainsi que le suivi auprès de Chaque détenteur
Appui à la coordination
- Assurer la gestion des Ressources Humaines affectées au Programme (contrats, congés, évaluations, formations, recrutement ; …).
- Faciliter la signature des dossiers du programme auprès du Chief of Party.
- Assurer la réception et l’archivage des rapports des activités menées dans les provinces de Kinshasa, de Kasaï oriental et Lomami.
- Organisation matérielle des réunions et rencontres avec les partenaires du programme signature.
- Organisation et suivi de la réunion hebdomadaire entre la coordination du programme et la base de Mbujimayi.
- Signaler toutes les allégations et les cas de Politique de Défense d’Enfant (PDE) conformément aux procédures locales.
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement.
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction.
- Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de votre travail.
- Collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.
- Faire un suivi permanent des risques PDE liées aux partenaires locaux ; RECOPE, COPA, RECO, groupes de femmes et refléter les évidences dans les rapports.
- Refléter les risques PDE identifiées sur le terrain / sites de mise en œuvre des interventions, dans les rapports de mission.
Qualifications and experience
- Détenteur d’un diplôme de licence en sciences sociales, particulièrement en sciences politiques et administratives, en droit ou en gestion des ressources humaines
- Une habileté à travailler en équipe, à communiquer clairement, à improviser, à travailler dans une équipe multiculturelle, et à travailler dans une ambiance sous pression
- Connaissance des systèmes de classement et de documentation ;
- Maîtrise du français, assez bonne connaissance de l’anglais ainsi que de l’aisance tant dans les langues locales, que dans le maniement des outils informatiques : Word / Excel / Bases de données, etc.
- Avoir au moins 3 ans d'expérience dans la gestion de médicaments et/ou vaccins au sein une organisation et Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation.
- Avoir une maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Access)
- La connaissance de l’Anglais serait un atout.
Comment postuler ?
Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence et une attestation de résidence) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Services de Support au plus tard le 27 juillet 2018 à 16h00’ en avec en objet la mention « PROGRAM ADMIN. OFFICER-KIN» à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org
Politique de Défense d’enfant:
Nous protégeons les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.
Les emplois avec Save the Children International, RDC à travers ce lien https://drc.savethechildren.net/jobs
https://www.mediacongo.net/emploi-societe-22990_save_the_children_program_administration_officer.html