Officier Administratif et Financier
Descriptif du poste et spécification du candidat
Résumé
Titre du poste : Officier Administratif et Financier (1)
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD), 4mois renouvelable
Rend compte à : Finance Manager
Travail avec : Toute l’équipe support et programme du Bureau WarChild/Tshikapa
Lien de supervision : Caissier
Lieu de travail : Tshikapa
Contexte :
War Child UK (WCUK) travaille avec des enfants qui, en raison d'un conflit, vivent avec une combinaison de pauvreté, d'exclusion et d'insécurité. Ces enfants peuvent être des enfants des rues, des enfants chef de ménage, des enfants enrôlés dans des groupes armés ou des enfants emprisonnés. Notre mission est de soutenir et d'améliorer les soins et la protection des enfants et des jeunes qui vivent avec une combinaison d'insécurité, de pauvreté et d'exclusion dans certains des pires endroits touchés par les conflits. Nous attendons avec impatience un monde dans lequel la vie des enfants ne sera plus déchirée par la guerre. Il s'agit d'une vision qui ne peut être réalisée que par les actions collectives des enfants eux-mêmes, des communautés et de leurs dirigeants, des organisations comme WCUK, des gouvernements et des décideurs clés.
But du poste :
Le Département des Finances de War Child UK s’assure de la conformité de la gestion financière avec les règles et régulations des bailleurs ainsi que les règles et procédures internes de War Child UK. Il s’assure que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficace et effective. Dans son rôle de support au Département des Programmes, le Département des Finances fait un suivi budgétaire des projets et lui soumet chaque mois un BVA extrait du système comptable après chaque clôture mensuelle.
A) RESPONSABILITES PRINCIPALES :
Sous la supervision directe du Finance Manager, l’Officier Administratif et Finance aura à exécuter entre autres les taches suivantes :
Gestion Financière:
- Saisir dans le logiciel PSF les transactions financières quotidiennes provenant du livre de caisse.
- Superviser et vérifier la tenue régulière de la caisse.
- Contrôle des encaisses physiques au moins une fois la semaine et/ou chaque fois que de besoin et produire un document justificatif (cash count).
- Tenir le livre de banque et saisir les opérations journalières dans PSF.
- Effectuer les réconciliations bancaires mensuelles.
- Vérifier la conformité des pièces justificatives, la bonne allocation par code budgétaire et le bailleur pour chaque écriture.
- Maintenir un système de classement en copies dures et électroniques de tous les dossiers financiers.
- Veiller au respect du règlement des signatures et au système d’approbation des dépenses avant chaque décaissement.
- S’assurer que les avances sont remboursées à temps avant les clôtures mensuelles
- Préparer la liste mensuelles des besoins en collaboration avec le staff programme et appuyer le Directeur des Operations dans la préparation des requêtes de fonds au siège.
- S`assurer du respect de la procédure pour chaque pièce comptable avant saisie en comptabilité.
- Faire une sauvegarde journalière des enregistrements comptables sur un disque externe et envoyer une copie chaque semaine au Finance Manager.
- Veiller à l’état de trésorerie du bureau à Kinshasa.
- Préparer la clôture comptable mensuelle sous la supervision du Finance Manager base à Goma, y compris toutes les listes prévues demandées par le siège.
- Faire le suivi des comptes bancaires et vérifier les relevés des transactions.
- Veiller au respect des procédures financières en matière d’approvisionnement.
- Effectuer mensuellement les déclarations fiscales auprès des différentes autorités administratives (DGI, INSS, INPP, ONEM…) en collaboration avec l’Administrateur.
- Réviser les dépenses mensuelles des partenaires, les pièces justificatives et établir un rapport mensuel.
- Vérifier les fiches de paie des employés produites par l’administrateur.
- Participer à la préparation des audits internes et externes dans la préparation de toute la documentation nécessaire.
- Effectuer toute autre tâche telle que demandé par son supérieur.
Administration:
- S’assurer que l’organisation soit en règle avec les différents services étatiques.
- Faire un suivi des contrats et conventions signés entre War Child et les tiers.
- Faire le compte rendu et les suivis des recommandations lors des réunions hebdomadaire de l`équipe.
Autres tâches connexes pourront être rajouté par le Finance Manager.
B) SPECIFICATIONS DU CANDIDAT :
Expériences:
- Avoir une expérience de minimum 2 ans dans la comptabilité dont au moins 1 au sein d’une ONG internationale.
- Un engagement manifeste au travail dans le domaine de la protection de l’enfance.
- Avoir déjà travaillé avec une organisation internationale serait un atout.
- Avoir déjà travaillé sous des financements de UNDP, UNICEF, UNHCR, serait un atout.
Formation :
- Etre en possession d’un diplôme universitaire (licence) dans les domaines commerciales / financiers ou comptables.
Compétences techniques :
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes et défis avec un minimum de supervision
- Être capable de travailler de manière flexible.
- Accepter de résider et travailler dans la zone d’intervention du programme.
- Avoir une forte capacité en communication - y compris l’écoute. Pouvoir faire de bonnes propositions en vue de décisions opérationnelles.
- Avoir un sens de discrétion et diplomatie.
- Capacité de gestion des transactions comptables, excellente attention aux détails.
- Excellente connaissance des outils Microsoft Office, en particulier Excel.
- Excellente maitrise du français.
- Bonne connaissance de l’anglais
Compétences comportementales (refer to WCUK’s soft skillsframework)
- Diriger l'organisation, communiquer sur sa mission et sa vision
- Changer et (s') améliorer
- Relations, collaborations et partenariats externes
- Relations, collaborations et partenariats internes
- Communication
- Prendre des décisions efficaces
- Impact des connaissances
- Gestion des hommes
- Obtenir des résultats
C) Condition du contrat
Heures de travail : Voir ROI
Grade : 5 Echelon A
Salaire de base : USD 841
Conge : Voir ROI
Autre : comme défini dans le ROI
Procédure de soumission
- Le dossier est à adresser au Chef de Mission ALEXANDRE BECQUEVORT et doit comprendre UNIQUEMENT un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page) et 3 références.
- Le dossier doit être adressé par email SEULEMENT à l’adresse électronique recruitmentrdc@warchild.org.uk au plus tard le 23/08/2018avec« Officier Admin Fin » dans l’objet du mail.
- Les autres documents (diplômes, attestations) seront demandés uniquement aux personnes retenues pour le test écrit.
N.B :
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
- Seules les candidatures retenues seront contactées par téléphone.
- Le recrutement se fait localement.
Fait à Tshikapa, le 10 Aout 2018
Chef de Mission
