Supply chain manager

International Rescue Committe
République Démocratique du Congo

                                      
OFFRE D’EMPLOI
N°016/ER DRC/2018

Titre : SUPPLY CHAIN MANAGER

Nombre de Postes à couvrir : 1

Lieu d d’affection : Beni

Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible

Durée : Jusque 31 Octobre 2018

Historique:

International Rescue Committee (IRC) figure parmi les principales organisations mondiales  dans le domaine d’aide humanitaire et de développement.  Pendant 80 ans, IRC a été à l’avant plan de chaque grande initiative humanitaire pour assister les personnes déracinées par la guerre, la persécution ou un conflit civil.  IRC fournit une assistance de sauvetage pour aider les gens à survivre et refaire leurs vies, les faisant passer d’une vie nuisible à une vie de paix à domicile.  L’Unité de Préparation et Réponse aux Urgences de IRC (EPRU) mène les activités mondiales de préparation et réponse aux urgences de IRC.  La mission de EPRU est d’assister à satisfaire les besoins de survie immédiats et réduire la souffrance des populations affectées par les conflits ou catastrophes naturelles pendant la phase critique d’une urgence.

I. Description du poste 

Sous la supervision du ERT Supply Chain Coordinator, le Supply Chain Manager a pour responsabilités principales d’organiser  les achats des services et des biens, la gestion des inventaires et actifs de l’organisation, la logistique et renforce les capacités des staffs support dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

II. Responsabilités

1. PROCUREMENT

Le Supply Chain Manager est la personne qui gère les opérations de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Beni et supervisera les différentes fonctions ci-après : 

Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature:

 Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l`analyse de données recueillies dans le cadre des activités d`étude de marchés et autres exigences requises  lors d`une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s`assure que la gestion et l`analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans le SOP de la demande de cotation de GSC.

a. Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité d`achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat.

b. Gestion du processus d'appel d'offres : il (elle)  implémente le processus d`appel d`offre selon les SOPs de GSC en place et ce, en terme des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre.

c. Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte d`information auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

d. Achèvement d'un processus de demande d'achat : il (elle) garantie que, durant le processus de soumission d`un lot d`appel d`offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers un checklist mis en place pour cette fin.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs  concernés
• Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par  catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Analyse des rapports financiers :

• Sur base de l`outil de BvA, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés.
• Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l`analyse des plan d`approvisionnement approuvés.

Identification des  drapeaux rouges de fraude :

• À travers les différents mécanismes d`achats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation au risques des  fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à d`autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas. 
• Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité d`évaluation des appels d`offres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix.

2. GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE

Le SC Manager est en charge de :

• Il supervise le gestionnaire des  inventaires,  il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC. 
• En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place.
• Avec le support du SOC&S, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place.
• Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires.
• Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès  de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant.
• Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

3. LOGISTIQUE :

Le SC Manager est en charge de :

• Superviser les opérations de la flotte, développement  de politiques locales
• Superviser  et Controller la consommation de carburant des véhicules et générateurs.
• Assurer la bonne gestion des chauffeurs et leurs dispatchs.
• Approuver les plans de mouvement de la flotte.
• Approuver des évaluations des besoins de transport.
• Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié.
• Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas d`acquisition d`une nouvelle flotte.
• Assurer l`implémentation de la procédure de dédouanement dans les cadres des exonérations ou toute autre exigence locale avec les prestataires de services locaux.
• Superviser la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place. 
• Analyse des coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions.
• Garantir  la sécurité des véhicules de chaque projet.

4. APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS SC :

Le GSC Manager est en charge de :

• Évaluer les lacunes en matière de formation des staffs GSC.
• Développer  professionnellement les capacités  des autres en fonction de besoin identifié.
• Identifier les compétences spécifiques lors des formations ;
• Gérer l'orientation de nouveaux staffs.
• Coordonner et dispenser  la formation

Qualifications:

•  Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ;
• Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale ;

Compétences & Aptitudes Techniques:

• Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point)
• Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
• Bonnes capacités organisationnelles  et de planification;
• Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
• Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
• Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
• Capacité de diriger les équipes et gestions des conflits ; Capacité de résolution de problèmes ;
• Capacités de prise de décisions très orientées.
• La gestion du changement ; Gérer le risque SC ;
• Collaboration multifonctionnelle ; Réflexion stratégique ; Communication efficace ;
• Approche orientée vers le résultat ;

PRESENTATION DU DOSSIER 

• Lettre de demande d’emploi
• CV à jour

Seuls ces documents devront être envoyés au moment de l’envoi de la candidature.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 15/08/2018 au 22/08/2018

Les candidatures seront envoyées à l’adresse Recruitment-Kinshasa@rescue.org en mentionnant le code  « N°16/ER DRC/2018 » comme objet du mail.

N.B :

- Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus.et les documents   suivants seront demandés avant toute offre de poste :

• Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
• Copie de la carte de chômeur délivré par l’ONEM (pour les candidats sans emploi)

- La sélection se fera au fur et à mesure que les candidatures arrivent
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Fait à ………, le ……

Les Ressources Humaines

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PROCESSUS DE RECRUTEMENT D’INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) : Chez IRC, il est de première importance que toutes les candidatures soumises pour combler un poste soient traitées de manière équitable.  C’est ainsi que, dans un souci d’objectivité et de transparence, IRC nomme pour chacun des postes à pourvoir un comité d’évaluation des candidats qui a la responsabilité de fixer les critères d’évaluation des dossiers soumis, Les candidats rencontrant les qualifications requises sur l’offre d’emploi seront soumis à une entrevue avec un comité ad hoc.  En cas de besoin, les candidats retenus à l’issue de l’entrevue seront soumis à un test écrit ou pratique.  Finalement, le/la candidat(e) retenu fera l’objet d’une vérification de références professionnelles avant qu’un rapport de recrutement soit remis au Directeur d’IRC pour approbation du/de la candidat(e) sélectionné(e).