Secrétaire de Projet
AVIS DE VACANCE DE POSTE
Secteur d’activité: Bureau d’Etudes Ingénieur civil
Titre du Poste : Secrétaire de Projet
Département : Technique et Projets
Lieu de travail : Kinshasa, RDC
Nombre de Poste à pourvoir : 1
Date de clôture de l’offre : 07/01/2019
But du Poste : La/Le secrétaire assure un support administratif et logistique au Chef de Mission et à son adjoint dans le cadre de la surveillance des travaux de Projets d’adduction d’eau potable dans différentes régions du Congo, RDC. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec tous les acteurs impliqués dans la surveillance des travaux du Projet.
Tâches sur le plan de la clientèle
- Accueillir les visiteurs concernés par le projet, assurer le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur
- Réception/transmission et enregistrement des courriers dans le cahier des enregistrements selon numéro du projet
- Trier, dépouiller, classer les documents, transmettre le courrier aux différents services dans les bannettes prévues à cet effet.
- Contacter et prendre rendez-vous avec bailleurs & entreprises de travaux sur demande des responsables concernés (Direction, experts)
- Assurer le contact entre le projet et les différents départements de la société
Tâches sur le plan du personnel
- Vérifier et suivreles documents (journaux de chantier etc) des surveillants de travaux présents sur site et retransmettre au Chef de Mission pour contrôle
- Préparer les documents techniques à envoyer dans les sites de chantier pour les surveillants.
- Réaliser/Suivre un panneau-planning des missions des chefs de mission/adjoints et congés des surveillants.
- Préparer les réapprovisionnements des caisses de chantier en fonction des départements « contrôle de gestion » et « comptabilité »
- Apporter toute aide nécessaire aux autres secrétaires de Projets en cas de besoin
Tâches d’assistance à la direction du projet
- Participer à l’élaboration et à la présentation des documents, saisir, imprimer, relier et présenterdes documents (lettres, rapports...)
- Suivre une numérotation de courriers
- Assister la direction pour les réunions techniques avec l’entreprise (notes, rédaction des compte-rendu de réunion et transmission aux parties concernées).
- Utiliser les logiciels informatiques (Word, Excel, stockage) –
- Scanner des documents, diffuser/assurer l’archivage informatique sur le diskstation).
- Organiser l’acheminement des courriers aux différents organismes/clients/fournisseurs
- Organiser le classement des écrits, et des documents à archiver.
- Assurer l’organisation des courses pour le projet
- Préparer et organiser la logistique des missions, ateliers, séminaires, en concertation avec le Chef de Mission et le Resp. Logistique (réservations hôtels, restauration,..)
- Etablir, classer et archiver les ordres de mission et les pièces annexes (justificatifs, plannings)
- Préparer et suivre la comptabilité pour les frais de mission (demande avant mission, bilan au retour, etc.)
- Assister les experts pour faire établir et ajuster les devis pro forma par les différents fournisseurs
- Etablir suite à la demande du chef de Mission, classer et archiver les dossiers d’achats : Bons de Commande, les Ordres de Paiement, les factures, etc.
Etudes
- Etre titulaire d’un diplôme Universitaire
Compétences/qualités requises
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Etre polyvalent(e)
- Etre ponctuel(le)
- Maîtriser la langue française
- Excellente capacité à la rédaction de lettre et/ou rapport
- Capacité à s’organiser dans un contexte évolutif
- Etre dynamique et communicatif(ve)
Les candidatures seront envoyées à l'adresse florence@vsi-afrique.com
Siège :
42, Avenue de la Gombe , www.vsi-afrique.com , e-mail: info@vsi-afrique.com
