DESCRIPTION DE POSTE
Position: Assistant (e) Administratif (ve)
Location: Kinshasa, DRC
Division: Gestion de Programme
Status: Temps plein
A propos d’IFES :
La Fondation Internationale pour les Systèmes Électoraux (IFES) est une organisation internationale non-gouvernementale et non partisane qui a pour objectif d’apporter une assistance à la mise en place et au renforcement de la démocratie notamment, dans les pays en transition démocratique. Depuis sa création en 1987, elle a développé et mis en œuvre des programme dans plus de 120 pays. Ses interventions portent entre autres, sur la gestion électorale à savoir : l’organisation efficace des processus électoraux de haute qualité ainsi que sur le leadership électoral.
Dans le cadre de la mise en œuvre en République Démocratique du Congo, d’un programme d’appui à l’ « intégrité électorale » et financé par l’agence des États Unis pour l’aide (USAID), IFES recrute un ( e) Assistant (e ) administratif (ve).
Description du poste/ Responsabilités :
- Contribuer à la supervision du bon fonctionnement du bureau, en s’assurant de la propreté, et de l’hygiène des bureaux ainsi que d’un environnement sécuritaire de travail ;
- Assurer l’organisation et le classement des dossiers du bureau ;
- Assurer la gestion des correspondances de l’organisation y compris l’élaboration des correspondances administratives ;
- Assister l’équipe de gestion dans l’exercice de ses responsabilités administratives et financières ;
- Assister l’équipe chargée des finances dans la saisie et l’exploitation des informations dans le logiciel QuickBooks (le traitement des paiements, analyse de documents /justificatifs de dépenses etc.) ;
- Assurer la gestion des fournitures de bureaux ;
- Assister dans le suivi du dénouement du paiement des cotisations sociales ;
- Assister dans l’élaboration de documents à caractère programmatique ;
- Assister dans l’organisation matérielle d’ateliers / séminaires ;
- Assister le bureau dans les processus d’acquisition des biens et services ;
- Faire des traductions écrite et verbale, si besoin ;
- Remplir toutes autres tâches demandées.
Compétences et spécifications
- Capacité à mener à mener de front plusieurs tâches dans des délais serrés et une bonne organisation ;
- Capacité à travailler sous supervision minimale ;
- Excellentes compétences en écriture et en communication ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Faire preuve d’initiative et de bon jugement.
Qualifications
- Etre titulaire d’un diplôme pertinent à la fonction ;
- Avoir au moins un an d’expérience dans cette fonction ;
- Parfaite maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais ;
- Citoyen (ne) congolais (e)
Adresse de soumission des candidatures: drc@ifes.org
Exigence physique/environnement de travail : Environnement de travail standard. Des aménagements peuvent être réalisés pour permettre aux personnes qui ont une déficience physique d’assumer la fonction essentielle du poste.
https://www.mediacongo.net/emploi-societe-24352_ifes_assistant_e_administratif_ve.html