Gestionnaire finance et administration

TITRE DU POSTE : Gestionnaire finance et administration

A propos du NDI

Le NDI est un organisme non-partisan et non-gouvernemental à but non lucratif qui répond aux aspirations des peuples partout dans le monde, de vivre dans des sociétés démocratiques qui reconnaissent et promeuvent les droits humains. Depuis sa création en 1983, le NDI et ses partenaires locaux ont travaillé à l’appui et au renforcement des institutions et pratiques démocratiques par le renforcement des partis politiques, des organisations de la société civile et parlements, pour la sauvegarde des élections, la promotion de la participation des citoyens, ainsi que pour la transparence et la responsabilisation du secteur public.

Avec un staff diversifié et des bénévoles ayant des expériences pratiques en matière de politique, venant de plus de 100 pays, le NDI réunit et met en contact des individus et groupes afin de partager des idées, des connaissances, et des expériences pratiques et professionnelles. Ceci permet aux partenaires de connaître les meilleures pratiques dans le domaine du développement démocratique qui peuvent être adapté aux besoins de leurs pays. L’approche multinationale du NDI renforce le message selon lequel, malgré l’absence d’un modèle démocratique unique, il y a des principes de bases partagés par tous les systèmes démocratiques.

Le NDI est installé en RDC depuis 2001, et accompagne les principaux acteurs du processus démocratique, notamment les partis politiques, les organisations de la société civile et les partenaires institutionnels.

Description du poste

Le Gestionnaire de finance et administration sera chargé d’appuyer le département de l’Administration et finances du bureau du NDI basé à Kinshasa. Comme membre de l’équipe, la personne apportera son savoir-faire dans toutes les tâches se rapportant à la comptabilité, l’approvisionnement, les ressources humaines, la logistique et le soutien aux programmes.

Responsabilités liées à l’administration

• Superviser le staff administratif et financier du bureau ;
• Superviser l'administration du personnel en appui au Directeur résident, y compris le recrutement, l'administration de la paie, l’organisation et l’examen du rendement, les mesures disciplinaires et de séparation ;
•  Coordonner l'accès et la gestion des services juridiques fournis au NDI ;
• Assurer le suivi des obligations administratives et fiscales avec les services de l’Etat ;
• Contribuer à améliorer de tous les systèmes liés à la finance et à l’administration.

Responsabilités liées aux finances

• Superviser toutes les fonctions de comptabilité, y compris la budgétisation des activités du bureau, la gestion des flux de trésorerie, la paie, les rapports de gestion financière et la variance et analyse des comptes.
• S'assurer que les procédures financières et administratives internes sont compatibles avec les lois en vigueur en RDC et conformes  aux principes comptables, politiques et procédures du NDI et des partenaires internationaux;
• Veiller à ce que les politiques et procédures d'approvisionnement et d'administration soient conformes avec les critères des partenaires financiers ;
• Assurer la responsabilité globale de la formation en finance du personnel non-financier sur les normes NDI et les exigences des bailleurs de fonds ;
• Faire la comptabilité du bureau en s’assurant que toutes les dépenses sont effectuées en conformité avec les règles et procédures financières du NDI et saisies dans le système « Quicken » ;
• Procéder au paiement des salaires selon le calendrier pré-établi en assurant la conformité avec les lois et règlements de la RDC ;
• Elaborer le budget des activités programmées, sur une base trimestrielle et mensuelle ;
• Préparer les pièces d’entrées et de sorties de fonds des comptes bancaires, des chèques et des engagements de dépense ;
• Produire des informations financières chaque fois que cela est demandé ;
• Assurer la liaison avec les agences étatiques et les banques ;
• Assurer la conformité des achats avec les règles de procédures du NDI ;
• Faire le suivi régulier de l’inventaire des biens du NDI et mettre à jour le plan d’approvisionnement au moins une fois par an ;
• Payer les services rendus au NDI (sécurité, téléphone, fax, internet, maintenance service eau et électricité, etc.) ;
• Procéder à la réconciliation mensuelle des comptes pour soumission au Directeur résident et ensuite au siège NDI à Washington DC, et répondre aux demandes d’information et documentation supplémentaire du siège ;
• Préparer la demande de virement bancaire mensuelle et l’envoyer au siège dans les délais applicables ;
• Superviser la gestion des fournitures de bureau ;
• Paiement des prestations du personnel et des consultants du NDI en RDC ;
• Toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées par le Directeur Résident.

QUALIFICATIONS

Le Gestionnaire de finance et administration devra satisfaire aux qualifications / conditions suivantes :

• Être titulaire d’un master en gestion, d’une licence en Comptabilité, ou diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 7 ans en tant que comptable ou administrateur dans une Organisation Non Gouvernementale,  Internationale ou structure commerciale ;
• Avoir une bonne maîtrise de la langue française ; une bonne connaissance de l’anglais est un atout ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, des logiciels Word et Excel, et Quicken ou logiciel comptable similaire ;
• Etre capable de travailler en équipe et sous pression ;
• Avoir la disponibilité et la discrétion.

AUTRES EXIGENCES

Le/la candidat doit être de nationalité congolaise ou être titulaire d’un titre de séjour lui donnant droit à occuper un emploi salarié en RDC.

Une expérience précédente avec un programme sur financement de l’USAID serait un atout.

Envoyer un CV synthétique et lettre de motivation à : ndirdcongo@gmail.com au plus tard le 15 Février 2019.

NB : Seules les personnes qualifiées seront contactées.