Assistant de bureau

Assistant de bureau

Les femmes sont fortement encouragées à postuler !

Abt Associates (Abt) est un leader mondial dont la mission est focalisée sur la recherche, l'évaluation et la mise en œuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé et des politiques sociales et environnementales. Notre impact se fait sentir dans des institutions réactives et inclusives, des communautés autonomes, un accès équitable aux services publics, une meilleure mobilisation et gestion des ressources financières, et des environnements favorables pour la croissance économique et les opportunités.

Abt Associates lance un nouveau contrat financé par l'USAID pour un programme de services de santé intégrés à grande échelle en République Démocratique du Congo. Ce projet sera mise en œuvre dans neuf provinces, regroupées en trois régions qui sont  l’Est du Congo, le Kasaï et le Katanga - en partenariat avec une organisation congolaise et six organisations internationales.

Abt Associates recherche des candidats qualifiés pour les opérations du projet en  RDCpour sonbureau deKinshasa. Tous les postes doivent satisfaire les exigences de qualifications suivantes: Aptitude démontrée à travailler avec un minimum de direction et de supervision; Aptitude démontrée à travailler en équipe et à accepter les contributions des autres membres de l'équipe; Un haut niveau d'éthique professionnelle, Excellentes communications interpersonnelles,  compétences organisationnelles et techniques et expérience professionnelle requise.

Instructions générales pour postuler:

• Tous les candidats doivent envoyer leur candidature à DRCJobs@abtassoc.com  tout en incluant le titre du poste auquel ils postulent sur la ligne d'objet de l'email.
• Les documents à joindre doivent comprendre: un Curriculum Vitae (CV), une fiche de paie du dernier poste occupé, des copies des diplômes et des coordonnées d'au moins trois références que nous pouvons contacter (doit inclure les adresses électroniques email et les numéros de téléphone).
• Toutes les demandes doivent être reçues avant minuit le 14 février 2019
• Les demandes qui ne respectent pas ces instructions ou qui ne satisfont pas aux exigences de qualification minimales précisées ne seront pas prises en compte.

L'Assistant de bureau apporte son aide administrative, logistique et de ressources humaines au responsable des opérations, responsable des Ressources Humaines et au Directeur financier et administratif.

Principaux rôles et responsabilités:

• Assister dans la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s'y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l'espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations.
• Apporter au personnel et aux partenaires, son appui logistique en matière de voyage, notamment la réservation du transport et logement.
• Contacter les candidats de l’IHP DRC et organiser les interviews pour le projet de l’IHP DRC.
• Travailler avec la haute direction dans la constitution d’un comité de sélection pour chaque poste
• Assurer le suivi avec l’équipe au Siège sur l’intégration des nouveaux employés.
• Assister à la gestion du bureau (propreté et ordre) et élaborer et constituer les activités d'accompagnement du bureau. Superviser les nettoyeurs et les chauffeurs.
• S'assurer du bon usage et la disposition de biens, matériels et équipements au bureau. 
• Assurer la maintenance de stocks. Travailler avec le responsable des opérations dans la supervision du système d’inventaire et du registre des immobilisations et maintenir un système facile de référence de tous les biens de l’Etat.
• Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s'y limiter à, la photocopie, le scannage, l'envoi des fax, le classement et l'envoi de courriers par la poste.
• Contrôler le stock des fournitures de bureau.
• S'assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les prochains besoins en paiement.
• Tenir les registres de tous les documents reçus.

compétences/connaissances requises:

• Avoir un diplôme de licence en administration, gestion d'entreprise, science sociale ou autre domaine relatif.
• Avoir au moins de 4 ans d'expérience professionnelle appropriée en administration des bureaux œuvrant pour un projet financé par USAID. 
• Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de traitement des données et présentation graphique.
• Aptitude à planifier et à exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
• Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
• Excellentes capacités de communication relationnelles et d'organisation.
• Préférence pour les candidats qui ont l'expérience sur les projets financés par USAID ou autres organisations internationales de développement.
• Maîtrise du français et d'excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitées