Procurement officer

OFFRE D’EMPLOI N°06/KLM/03/2019
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Procurement officer

Nombre : 01

Titre : Procurement officer

Grade selon grille IRC : 8B

Département : Global Supply Chain

Superviseur : GSC Manager

Superviseur technique : GSC Coordinator

Lieu d’affectation : Kalemie

Historique

L’IRC (International Rescue Committee) dont le bureau principal se trouve à Kinshasa  avec différents bureaux de terrain dans les deux provinces du Kivu (Nord et Sud), ainsi qu’à Kalemie, est compté parmi les grands acteurs humanitaires en RDC. Par la mise en œuvre de son programme intégré en santé primaire  et eau et assainissement l’IRC s’est engagé à réduire la mortalité au sein de la  population affectée par les conflits, et par la mise en œuvre d’autre programmes tel que l’assistance, l’appui et le renforcement des ONGs locales pour améliorer leur capacité à répondre aux urgences et aux questions de violences sexuelles,  la réponse rapide aux urgences en situation  des conflits armés et déplacement des populations à l’Est de la RDC.

Sous la supervision GSC manager (ou de la Directrice Pays pour Kinshasa), Procurement officera pour responsabilité principale d`organiser les achats des services et des biens, dans les délais et dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

DESCRIPTION DES TACHES

Le Procurement officer est la personne en charge des opérations des achats  des biens et des services de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à (Goma ou Kalemie ou Bukavu) et assurera, selon les normes d’IRC et des bailleurs, les différentes fonctions ci-après: 

1. Processus d`achats des biens et des services.

Le Procurement officer est en charge de :

• La planification et préparation des achats avec les programmes ;
• La coordination de développement de spécifications techniques ;
• La délégation de la demande de devis auprès des fournisseurs ;
• Processus de demande d'achats ;
• La gestion de la demande de  proposition de la demande de cotation (RFQ) ;
• Gestion du comité d'appel d'offres (MPA/MSA) ;
• Le suivi des stratégies d'approvisionnement exigées par le bailleur de fonds ou les procédures de GSC ;
• La coordination de l`évaluation de l'appel d'offres ;
• Participer au processus d'appel d'offres ;
• Les rapports d'approvisionnement  et la mise à jour des plans d`achats;
• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
• La collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés ;
• S`assurer de l`implémentation des principes de ségrégations des taches dans le mécanisme d`achats des biens et des services à IRC.

2. Gestion des contrats

Il (elle)  est en charge de :

• La préparation des contrats des achats des biens et des services ;
• La gestion des performances des fournisseurs à travers le mécanisme des contrats ;
• Gérer le processus de revue des contrats ;
• D`implémentation des conditions générales d'approvisionnement ;
• La définition des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances ;

3. Gestion des fournisseurs :

Il (elle)  est en charge de :

• La gestion et la documentation et le classement des performances des fournisseurs ;
• Le développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations et des formations;
• Le développer des relations stratégiques avec les fournisseurs ;

4. Négociations 

Il (elle)  est en charge de :

• L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
• Conduire des négociations et développer les procès-verbaux après négociation ;
• Fournir des conseils de lors des négociations des prix à travers le comité de gestion ;
• Définir les objectifs de négociation avec le comité d`évaluation des MPA/MSA ;

5. La finance

Il (elle)  est en charge de :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
• La documentation de financement / approvisionnement ;

6. Etude de marché 

Il (elle)  est en charge de :

• L`analyse des couts au marché ;
• La stratégie d'approvisionnement par catégorie des biens à acheter ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables en fonction des réalités des terrains ;

7. Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs :

Il (elle)  est en charge de :

• L`implémentation des règles, règlements et restrictions des Bailleurs de fonds.
• Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs.
• Préparation des audits des approvisionnements.
• Procédure de diligence raisonnable.
• Vérification ATC.
• Divulguer les méthodes de prévention, de signalisation des alertes et de formation sur la lutte contre la fraude et autres déviations suivant les procédures de control d’IRC.

8. Apprentissage et développement des staffs

Il (elle)  est en charge de :

• Évaluer les lacunes en matière de formation en approvisionnement ;
• Développement professionnel des autres staffs de procurement sous sa responsabilité.
• Développement des compétences de formation en approvisionnement.

9. Gestion des relations avec les fournisseurs :

Il (elle)  est en charge de :

• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés ;
• Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par  catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

10. Résumé des responsabilités.

• Assure la conformité aux politiques d'approvisionnement des IRC et des donateurs.
• Mise en œuvre de tous les SOP d'approvisionnement IRC.
• Précision des données d'approvisionnement.
• Partage dans le temps des rapports  d'approvisionnement.
• Formation des membres du comité d'appel d'offres sur le processus d'approvisionnement
• Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement.
• Assurer la séparation des tâches dans le processus d`achat.
• Examiner les contrats IRC.
• Exécuter un contrat IRC.
• Maintenir les fichiers des fournisseurs à jour avec un historique des performances.
• Atteindre l'optimisation des ressources.
• Négociation transparente documentée.
• Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC.
• Documentation complète sur les transactions d'approvisionnement.
• Revue des dossiers d`achat avant la soumission aux finances.
• Effectuer une analyse de marché.
• Surveiller le marché de l'approvisionnement.
• Conformité aux règlements des donateurs.
• Mise en œuvre du plan d'approvisionnement.
• Fournir des documents concurrents pour l'audit.
• Mettre en œuvre la diligence raisonnable.
• Fixer les objectifs des membres de l'équipe d'approvisionnement.
• Documenter les besoins de formation.
• S`assurer que tous les employés de l'approvisionnement sont formés aux normes.
• S`assurer  que tous les homologues qui traitent des processus d'approvisionnement sont formés aux normes.
• Coordination avec les finances, les subventions et le programme.
• Motivation des équipes d'approvisionnement.
• Communiquer les processus d'approvisionnement.
• Collaborer avec tous les départements.
• Partage des informations aux autres membres de l`équipe.

11. Qualifications:

• Avoir un diplôme Universitaire en gestion, de Matériels/Passation de marché et Logistique
• Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale.
• Capacité de diriger les équipes ;
• La gestion du changement ;
• La capacité de gérer le risque SC ;
• Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;
• Etre en mesure de conduire de réflexion stratégique ;
• Communication efficace avec les autres membres de l`équipe.
• Avoir une capacité de résolution de problèmes ;

12. Compétences & Aptitudes Techniques :

• Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point
• Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
• Bonnes capacités organisationnelles  et de planification;
• Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
• Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;

Respect du code de déontologie de l’IRC :

• S’engager à respecter le code de déontologie de l’IRC « IRC Way »,
• S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail,
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son superviseur direct ou par IRC.
• IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC Way (normes de conduite professionnelle). Ces valeurs sont : INTEGRITE, SERVICE ET LA RESPONSABILITE.
• En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les principes sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière et, les représailles. 

Présentation du dossier

• Lettre de demande d’emploi en une seule page
• Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) au maximum trois pages;
• Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
• Copie d’une pièce d’identité ;
• Copie de la carte de chômeur délivré par l’ONEM (pour les candidats sans emploi)

Dépôt des candidatures

Date limite : le  25 MARS 2019.

Les candidatures seront envoyées à l’adresse Recruitment-Kalemie@rescue.org  en mentionnant le code «Procurement -Officer» ou au bureau de l’IRC Kalemie, sis Numéro 301, Avenue de la paix, Quartier industriel.

N.B :

• Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus et les documents   suivants seront demandés avant toute offre de poste :
• Tout dossier non retenu sera détruit.
• L’IRC est un employeur qui veille à l’égalité des chances entre hommes et femmes. Sous cette lumière, tous sont encouragés à postuler.
• Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »

Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.

A compétence égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

Fait à Kalemie, le 11/03/2019

Les Ressources Humaines

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PROCESSUS DE RECRUTEMENT D’INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) : Chez IRC, il est de première importance que toutes les candidatures soumises pour combler un poste soient traitées de manière équitable.  C’est ainsi que, dans un souci d’objectivité et de transparence, IRC nomme pour chacun des postes à pourvoir un comité d’évaluation des candidats qui a la responsabilité de fixer les critères d’évaluation des dossiers soumis, un comité spécialisé pour élaborer un test écrit auquel tous les candidats rencontrant les qualifications requises sur l’offre d’emploi devront se soumettre.  Les candidats ayant réussi le test seront invités à participer à une entrevue avec un comité ad hoc.  Finalement, le/la candidat(e) retenu fera l’objet d’une vérification de références professionnelles avant qu’un rapport de recrutement soit remis au Directeur d’IRC pour approbation du/de la candidat(e) sélectionné(e).