Human Resources Officer Payroll

OFFRE D’EMPLOI

Titre : Human Resources Officer Payroll

Département : Ressources Humaines

Location : Kinshasa

Grade : 8B

Superviseur : Coordinatrice des Ressources Humaines

# candidats à recruter : 1

CONTEXTE 

L'International Rescue Committee (IRC) est l'une des plus grandes organisations d’aide humanitaire et de développement dans le monde. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC répond aux pires crises humanitaires au monde et aide les personnes à survivre, retrouver et reconstruire leur vie. L’IRC travaille dans plus de 40 pays et a restauré l'espoir et les opportunités pour plusieurs millions de personnes.
L’IRC a débuté son travail en République Démocratique du Congo (RDC) en 1996 afin de répondre à la crise humanitaire qui sévissait à l’Est du pays. Depuis ce temps, l’organisation est devenue une des plus grandes agences mettant en œuvre des projets humanitaires et de développement post-conflits dans le pays. Avec un budget annuel approximatif de 30 millions de dollars et plus de 400 employés, l’IRC appuie les communautés et institutions congolaises dans 4 provinces dans les domaines de la gouvernance, de la santé et de la nutrition, de la protection et des violences basées sur le genre, de l’éducation et de la réponse aux urgences

I. Description du poste

Le (la) HR Officer s’occupe principalement de la paie du personnel national de IRC RDC, de la déclaration des cotisations et impôts à la DGE à Kinshasa  et de la gestion des autres aspects RH pour le bureau de Kinshasa. Il fait partie de l’équipe nationale RH et collabore étroitement avec les équipes RH des provinces pour assurer la gestion des aspects sous sa responsabilité.
Il s’assure de la conformité de la gestion du personnel national avec les lois congolaises en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’IRC (Règlement d’Entreprise, Global HR Operating Policies and Procedures (GHROPP), memos internes.

II. Responsabilités :

Paie :

• Etablir les états de paie du personnel national d’IRC-RDC (environ 500 agents) en introduisant les données fournies par les différentes provinces dans le logiciel de Paie NOLAN et en extraire les rapports pour les approbations
• S’assurer de la véracité des informations envoyées des provinces et en cas de besoin demander leur correction pour assurer l’exactitude des salaires payés au personnel
• Faire approuver les différents rapports de paie et soumettre la version online du payroll à la signature de la Finance et de la Direction chaque mois
• Etablir les demandes de paiement des salaires et s’assurer que les paiements de salaires sans tous les bureaux sont faits dans les délais
• Rendre disponibles les bulletins de paie de tout le personnel au niveau national et de s’assurer de leur distribution et du classement des copies signées
• Prépare les avances sur salaires pour le personnel du bureau de Kinshasa
• Faire la compilation des données des cotisations et impôts chaque mois pour les salariés, les occasionnels et les décomptes finals, établir les demandes de paiement et s’assurer que les paiements et les déclarations auprès de la Direction de Grandes Entreprises (DGE) sont faits dans le délai légal

Gestion RH du bureau de Kinshasa

• Appuyer le recrutement du bureau de Kinshasa en travaillant étroitement avec le Gestionnaire RH chargé de l’acquisition des talents
• S’assurer de la documentation de tout le processus de recrutement conformément aux politiques de l’IRC
• S’assurer de la constitution et de la mise à jour en temps réel des dossiers individuels du personnel conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel ainsi que  la mise à jour et en temps réel des bases de données des ressources
• Gérer le processus de sorties du personnel du bureau de Kinshasa ; Préparer le paiement des décomptes finaux  et s’assurer que le paiement est fait à temps ainsi que la remise de l’attestation de service rendu
• Gérer le paiement des factures des structures médicales et de tout autre partenaire du département RH
• Contrôle et tient les statistiques des coûts relatifs à la prise en charge médicale du personnel national, assurant la liaison avec les centres médicaux si nécessaire pour garantir la pertinence des soins et la conformité des factures ;
• Assure le suivi de toute question ou problème relatif à la santé et à la prise en charge médicale des employés nationaux.
• Organiser le programme d’accueil et d’orientation de nouveaux employés
• Organiser, en collaboration avec le Gestionnaire RH chargé du développement des compétences, les orientations générales de groupe et toute autre activité initiée par le pays ou au niveau global
• Recevoir et résumer toutes les recommandations contenues dans l’évaluation de performance et l’envoyer aux RH nationales
• S’assurer que toutes les activités d’apprentissage et de développement de la province sont effectuées et contacter les structures d’apprentissage pour l’organisation des formations (INPP et autres
• Ecrire et envoyer au Gestionnaire RH chargé du développement des compétences un rapport annuel sur  la réussite du Plan d’Apprentissage et Développement provincial pour l’année en soulignant les  points de force, de faiblesse et les leçons apprises.

Rapport RH

• Rapporter mensuellement et envoie les informations à jour sur le mouvement du personnel du bureau de Kinshasa à travers les HR metrics  report
• Mettre à jour le fichier de suivi congé, des décomptes finals, suivi des talents et l’organigramme et le soumet trimestriellement a son superviseur et place une copie sur le serveur RH du bureau
• Compiler annuellement le Head count du bureau National
• Soumet trimestriellement le tableau récapitulatif des couts des soins médicaux avec les analyses des couts et des moyennes par staff et par structure  et faire des propositions d’améliorations des services des soins donnés au staff à sa hiérarchie

Administration RH:

• assurer le suivi du renouvellement des contrats à temps, au moins 15 jours avant la fin de ces derniers
• assurer que le classement et l’archivage des dossiers du personnel national est à jour et est conforme à la réglementation de l’IRC;
• assurer que les timesheets du personnel national sont collectées à temps et sont corrects;
• Assurer le suivi et le contrôle des présences en collaboration avec les superviseurs ;
• Travaille avec les superviseurs des équipes pour produire un planning de congé de tous les employés nationaux et en faire le suivi
• Soumettre à la signature de la Direction les documents RH venant des provinces et les renvoyer après signature

Respect du Code de déontologie d’IRC (IRC Way)

• s’engage à respecter le Code de déontologie de l’IRC (IRC Way) ;
• s’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail ;
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

III. Profil requis

• Etre intègre, honnête et digne de confiance
• Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparentée
• Expérience de deux années au moins dans la gestion des RH,
• Etre à l’aise avec les chiffres et les calculs
• Bonne connaissance de la législation sociale et fiscale congolaise
• Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est un atout
• Excellent faculté d’organisation, rigueur et précision
• Excellentes compétences interpersonnelles, de bonne communication et en médiations
• Grande capacité d’analyse et de résolution des problèmes et des conflits ;
• Sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités et de respecter les délais requis
• Esprit d'équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins de bien-être du personnel
• Aptitude à conseiller et coacher les autres, si nécessaire.
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi en une seule page
• Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) au maximum trois pages;

Les autres documents (diplômes, certificats des services rendus, cartes,… vous seront demandés au moment opportun.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine

DEPOT DES CANDIDATURES

Du 16 mai 2019 au 31 mai 2019 à 16h30.

Pour Postuler, merci d’utiliser les liens suivants :

 https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=5005     Pour les candidatures externes

https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=2&c=rescue&id=5005   Pour les candidatures internes

N.B :

• Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus.
• Nous ne recevons pas les candidatures en dur et celles envoyées par voie de mail
• L’IRC se réserve le droit de demander les originaux des documents pour les candidats qui seront retenus
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »

Fait à Kinshasa, le 16 mai 2019

Les Ressources Humaines

----------------------------------------------------------------------------
PROCESSUS DE RECRUTEMENT D’INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) : Chez IRC, il est de première importance que toutes les candidatures soumises pour combler un poste soient traitées de manière équitable.  C’est ainsi que, dans un souci d’objectivité et de transparence, IRC nomme pour chacun des postes à pourvoir un comité d’évaluation des candidats qui a la responsabilité de fixer les critères d’évaluation des dossiers soumis, un comité spécialisé pour élaborer un test écrit auquel tous les candidats rencontrant les qualifications requises sur l’offre d’emploi devront se soumettre.  Les candidats ayant réussi le test seront invités à participer à une entrevue avec un comité ad hoc.  Finalement, le/la candidat(e) retenu fera l’objet d’une vérification de références professionnelles avant qu’un rapport de recrutement soit remis au Directeur d’IRC pour approbation du/de la candidat(e) sélectionné(e).