Assistant Administratif
Numéro d’Avis de vacance de poste : 024/2019
Titre du poste : Assistant Administratif
Niveau du poste : 2A
Type du contrat : CDD
Projets : RESE - Appui au Renforcement et Efficacité des Services d’Eau
Lieu d'affectation : Kikwit
Durée du contrat : 1 an
Date de clôture : 10 Juin 2019
Informations générales :
La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.
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A. Domaine de Responsabilité :
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Tâches de bureau d’ordre général ;
- appui à l’expert administratif dans le respect de ses instructions ;
- aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- appui logistique et conduite.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Achat et Approvisionnement
Le/la titulaire du poste :
- veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
- achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis ;
- aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;
- veille au transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;
- participe au traitement des avaries ;
- documente et classe les commandes closes en bonne et due forme dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
2. Appui aux experts administratifs
Le/la titulaire du poste :
- Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
- organise les supports d’information et les assemble ;
- identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs ;
- aide à la préparation des ateliers et missions ;
- saisit les demandes de services/ bon de commande ;
- signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau.
3. Conduite
Le/la titulaire du poste :
- Assure le transport de personnes avec un véhicule de service pour les collaborateurs/collaboratrices du Bureau ou du programme/projet, les hôtes et visiteurs/visiteuses officiels ;
- Fait des courses pour le projet/Bureau, comme expédier des lettres ou messages, régler des factures et acheter des petites quantités de fournitures de bureau ;
- Aide au transport de marchandises ;
- Tient le carnet de route de manière précise et consciencieuse conformément aux standards de la GIZ.
4. Tâches à caractère général
Le/la titulaire du poste :
- Effectue des tâches de coursier telles que régler des factures, remettre ou aller chercher des documents.
5. Autres attributions
Le/la titulaire du poste :
- Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur ;
- organise la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau.
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
- BAC+3 en achats, gestion administrative ou diplôme équivalent ;
- Titulaire d’un permis de conduire Dbiométrique valable.
Expérience professionnelle
- Au moins 1 année d’expérience en qualité d’assistant Administratif ou logistique ;
- Au moins 1 à 3 ans d’expérience en qualité de chauffeur de terrains, références exigées ;
- Pas d’accident important au cours des 3 dernières années.
Autres connaissances/compétences
- Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
- Bonne connaissance du français, connaissances en Kikongo souhaitées ;
- Discipline et ponctualité ;
- Endurance au travail et patience ;
- Bonne connaissance de la ville/région de l’ex Bandundu ;
- Bonne présentation dans l’attitude et la tenue vestimentaire ;
- Fait en sorte d’être à tout moment parfaitement apte à la conduite ;
- Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
D. Soumission de candidatures :
Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail / sur l’enveloppe) au plus tard le 10/06/2019 à 15H00 à l’adresse suivante : Av comité Urbain n° 7, Commune de la Gombe, Kinshasa, ou par courrier électronique : recruitement-giz-rdc@giz.de .
Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview seront contacté(e)s.
