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Assistant (e) Personnel de la Directrice Pays

OFFRE D’EMPLOI # DRC-PA/002/KIN/2019

 

TITRE DU POSTE : Assistant (e) Personnel de la Directrice Pays

Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Mission d’Oxfam GB : Travailler en partenariat avec les autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.

But du poste : Fournir un soutien de haut niveau au bureau du Directeur Pays d’OXFAM en RDC. Lorsque les responsabilités de l’Assistant Personnel du CD le permettent, d’appuyer le bon fonctionnement du bureau ; entreprendre des projets spécifiques et gérer et développer des fonctions administratives déléguées pour assurer le fonctionnement efficace du bureau du Directeur Pays.

Structure du Poste :

Rapporte au : Directrice Pays
Liens de travail avec : SMT, Bureau Régional
Staff qui rapporte à ce poste : Aucun

RESPONSIBILITE BUDGETAIRE : Aucune.

Durée du contrat : Douze mois

Grade : D1 National

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Les responsabilités clés couvrent deux aspects du rôle :

1. Assistance de la direction (60%)

2. Soutien administratif et gestion de bureau (40%)

COMPETENCES CLES :

Essentielles

1. Initiative, maturité, conscience organisationnelle et Sensibilité politique et culturelle
2. Soutenir les autres
3. Organisation pour travailler efficacement
4. adaptable et flexible

Désirables :

La connaissance du lingala et du swahili serait un avantage. Une expérience de travail avec les Nations Unies et / ou une ONG internationale / nationale en RDC serait un avantage

IV. Contenu du dossier

                                                                                                                   
Les candidatures doivent être uniquement envoyées par e-mail à l’adresse e-mail : drchrcoord@oxfam.org.ukau plus tard le 25 Juin 2019 à 15h00, heure de Kinshasa.

Les candidatures sont adressées au Directeur des Ressources Humaines d’Oxfam

Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.

NB :

Nous cherchons activement à augmenter la diversité dans notre équipe. A travers cette offre, nous encourageons vivement les candidatures féminines.

 

Fait à Kinshasa, le 03 Juin 2019.

LA REPRESENTATION
D’OXFAM EN RDC

Kinshasa
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2019-08-18



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Publiée le 05/06/2019
AVIS AUX CANDIDATS mediacongo.net et ses partenaires attirent l’attention des candidats qu’aucun frais n’est exigé pour le dépôt des candidatures, ni pour une autre raison (interview ou formation). Veuillez NE PAS ENVOYER DE L’ARGENT sous quelque forme que ce soit (cash, virement , transfert Westen Union, mobile money,…) et directement nous le signaler.

Assistant (e) Personnel de la Directrice Pays

Lieu

Kinshasa ()

Description

Le poste

OFFRE D’EMPLOI # DRC-PA/002/KIN/2019

 

TITRE DU POSTE : Assistant (e) Personnel de la Directrice Pays

Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Mission d’Oxfam GB : Travailler en partenariat avec les autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.

But du poste : Fournir un soutien de haut niveau au bureau du Directeur Pays d’OXFAM en RDC. Lorsque les responsabilités de l’Assistant Personnel du CD le permettent, d’appuyer le bon fonctionnement du bureau ; entreprendre des projets spécifiques et gérer et développer des fonctions administratives déléguées pour assurer le fonctionnement efficace du bureau du Directeur Pays.

Structure du Poste :

Rapporte au : Directrice Pays
Liens de travail avec : SMT, Bureau Régional
Staff qui rapporte à ce poste : Aucun

RESPONSIBILITE BUDGETAIRE : Aucune.

Durée du contrat : Douze mois

Grade : D1 National

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Les responsabilités clés couvrent deux aspects du rôle :

1. Assistance de la direction (60%)

  • Préparez les réponses et répondez, le cas échéant, au nom du Directeur pays au courrier entrant (électronique et papier).
  • Traitez les informations confidentielles et les problèmes sensibles de manière fiable.
  • Gérer de manière proactive les courriels, les bacs et l’agenda du directeur de pays, et s’assurer que la priorité appropriée est accordée et que des mesures sont prises en conséquence.
  • Gérer le flux d'informations entre le directeur de pays, les bureaux extérieurs et les centres pour s'assurer que les problèmes sont délégués de manière appropriée ; le CD est tenu informé pendant ses absences et à son retour ; et que le personnel concerné soit informé des questions sur lesquelles la CD souhaiterait qu’il soit tenu informé.
  • Soutenir l'organisation de missions / réunions de haut niveau, en fonction des besoins internes et externes à Oxfam.
  • Soutenir l’engagement de CD auprès d’intervenants internes et externes de premier plan et faciliter le suivi stratégique des contacts et des nominations externes de CD dans la région et ailleurs, notamment auprès de hauts fonctionnaires des Nations Unies et du gouvernement, d’ONG, de donateurs, de médias, d’universitaires et du secteur privé.
  • Veiller à ce que le Directeur Pays et le SMT du programme pays soient tenus au courant des événements / problèmes clés (internes et externes) et y répondent.
  • Informez le Directeur Pays des problèmes liés à la gestion efficace et efficiente du SMT et des problèmes affectant le fonctionnement efficace du front office.
  • Assister, le cas échéant, à des réunions-débats, rédiger / éditer des notes et des points d'action à l'attention du CD et de l'équipe de gestion.

2. Soutien administratif et gestion de bureau (40%)

  • Taper, traiter et archiver la correspondance, les rapports et autres documents.
  • Maintenir des systèmes efficaces de classement, d'archivage et de conservation des documents, papier et électroniques.
  • Gérer l'environnement et l'équipement de bureau pour assurer un bureau sûr et efficace.
  • Fournir, lorsque les autres tâches le permettent, un soutien administratif aux autres gestionnaires du bureau pays.
  • Gérez l’agenda du directeur pays pour assurer que son temps est utilisé de manière efficace et appropriée.
  • Organisez des réunions au besoin et gérez les informations pour les soutenir.
  • Gérer les informations et autres ressources à l'appui du processus de communication et de prise de décision efficaces.
  • Organisez le voyage du Directeur Pays de manière appropriée et efficace et effectuez toutes les tâches administratives connexes, y compris l’organisation des visas, préparation de float de voyage et des documents de suivi (par exemple les dépenses,).
  • Organisez et aidez les autres membres du personnel à organiser des réunions de haut niveau, y compris des réunions et des événements régionaux.
  • Soutenir les autres membres du personnel en fournissant des conseils et une assistance dans le traitement des tâches organisationnelles et administratives relevant de l'équipe de gestion.

COMPETENCES CLES :

Essentielles

    • Les compétences clés pour ce rôle incluent :

1. Initiative, maturité, conscience organisationnelle et Sensibilité politique et culturelle
2. Soutenir les autres
3. Organisation pour travailler efficacement
4. adaptable et flexible

    • Expérience substantielle (au moins trois à cinq ans) dans la fourniture d'un assistant personnel dans un rôle similaire.
    • Haut niveau de tact et de diplomatie et aptitude à utiliser les styles et les méthodes de communication appropriés pour assurer un service client professionnel et personnel.
    • Jugement et initiative pour (A) anticiper les réponses standard et les plans d’action préférés de la CD et (B) pour identifier le moment où la CD ou un suppléant devrait traiter une question directement ou orienter la réponse.
    • Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle.
    • Expérience administrative avérée et excellentes compétences organisationnelles, associées à la capacité de développer, d’améliorer et de maintenir des systèmes administratifs.
    • Capacité à établir des relations de travail efficaces avec les autres - à tous les niveaux de l'organisation.
    • Capacité à organiser plusieurs tâches, à hiérarchiser et à déléguer de manière appropriée et à dire « non » ou à trouver des solutions alternatives, le cas échéant.
    • Aptitude confirmée à rester calme, concentré et organisé et à obtenir des résultats dans les délais impartis sous pression et dans des circonstances qui changent rapidement.
    • Traitement de texte, création et gestion de feuilles de calcul, saisie de texte, Lotus Notes.
    • Excellente anglais et français parlés et écrits
    • Aptitude de voyager.
    • Un engagement et une compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux objectifs d’Oxfam.
    • Sensibilisation aux questions de genre.

Désirables :

La connaissance du lingala et du swahili serait un avantage. Une expérience de travail avec les Nations Unies et / ou une ONG internationale / nationale en RDC serait un avantage

IV. Contenu du dossier

  • Une lettre de motivation (1page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
  • Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
  • Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
  • Les attestations prouvant l’expérience professionnelle uniquement liée au poste ;
  • La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les chômeurs résidents dans les chefs lieu des provinces de la RDC).

                                                                                                                   
Les candidatures doivent être uniquement envoyées par e-mail à l’adresse e-mail : drchrcoord@oxfam.org.ukau plus tard le 25 Juin 2019 à 15h00, heure de Kinshasa.

Les candidatures sont adressées au Directeur des Ressources Humaines d’Oxfam

Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.

NB :

Nous cherchons activement à augmenter la diversité dans notre équipe. A travers cette offre, nous encourageons vivement les candidatures féminines.

 

Fait à Kinshasa, le 03 Juin 2019.

LA REPRESENTATION
D’OXFAM EN RDC

Contact

Société :OXFAM

Site Internet :

Email :drchrcoord@oxfam.org.uk

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EMPLOI SUIVANT : Stagiaires professionnels
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EMPLOI Précédent : Consultant Expert Senior en charge de la Programmation / Fonds National REDD