Operations Coordinator
1 OPERATIONS COORDINATOR
Basé a Mbuji-Mayi
We are Save the Children. We work in more than 120 countries. We save children’s lives. We fight for their rights. We help them fulfill their potential.
A propos de Save the Children
Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Save the Children en RDC
Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Breakthrough ACTION (BA) est un accord de coopération d'une durée de cinq ans conclu entre l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et son programme de changement social et comportemental (CSC) dans le monde entier. Breakthrough ACTION RDC est axé sur le paludisme ; la santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et des adolescents, y compris la nutrition (SRMNIA + N) ; la planification familiale (PF) ; et le renforcement de la capacité des entités nationales et infranationales de coordonner et de superviser la qualité de la programmatique CSC. BA RDC collaborera dès le début avec les partenaires concernés par la fourniture de services et des produits de base de l'USAID pour assurer une coordination transparente entre l'offre, la demande et la qualité des services. BA RDC travaillera au niveau des zones de santé), des provinces et national (central).
Pour ses activités dans sa zone Centre de la République démocratique du Congo, Save the Children International recrute Un Operations Coordinator, basé à Mbuji-Mayi.
BUT DU POSTE
Le titulaire de ce poste sera chargé d’appuyer la planification et le suivi de l’ensemble des projets avec une responsabilité importante sur les aspects administratifs, logistiques et suivi budgétaire. L’Operations Coordinator travaillera avec l’équipe du projet, le management et les fonctions Support afin de garantir la bonne exécution du plan de recrutement, le plan d’achat, le cash request, le plan de mouvement et toute tâche préparatoire des missions et ateliers. Il sera chargé de l’appui dans la facilitation du travail avec les ONG partenaires, les institutions déconcentrées du ministère de la Santé, les organisations communautaires. Il apportera son appuie dans le cadre de la préparation des missions bailleurs, des membres et contribuera à l’analyse régulière des risques opérationnels.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.
Le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec des enfants et/ou des jeunes, parce qu'il travaille dans le cadre d’un programme national.
ROLE ET RESPONSABILITE :
PRINCIPALES TACHES :
Coordination des Operations Programmes et suivi
- Appuyer la préparation et l’organisation des missions terrain et ateliers planifiés dans le cadre de l’exécution du projet ;
- Appuyer l’élaboration des documents de planification de projets (programmatiques et financiers) en lien avec les contrats de financement et documents de projets ;
- Appuyer à une maitrise régulière de la planification des activités du projet et la mise à jour du forecast et la mise en place des documents normatifs requis pour un bon partenariat (mise en place des MoU, élaboration des contrats, évaluation des capacités Partenaire…) ;
- Coordonner l’élaboration des plans de recrutement, le plan d’achat et assurer le suivi régulier des avancées avec les Départements compétents au sein de la base et de la mission en général ;
- Coordonner et soumettre régulièrement les besoins logistiques, administratif et financier pour la bonne marche des activités du projet ;
- S’assurer de l’analyse régulière des risques opérationnels (budgétaire, finance, sécurité, compliance …) et conseiller à la mise en place des actions de mitigation avec suivi ;
- Coordonner la collecte des outils de suivi (PAR, IPTT, OT, PA, BvAs) pour les réunions de revues ;
- Analyser les consommations budgétaires des projets et faire des propositions d’actions aux responsables budgétaires (Programme Manager, Area Manager, Operations Team…) ;
- Préparer la documentation technique de suivi des projets à présenter aux réunions mensuelles de suivi de projets et réunions de Direction ;
- Soutenir le rapportage.
Suivi Budget et programmation
- Accompagner le développement et la mise à jour des plans de dépenses (forecast) ;
- Coordonner avec l’équipe Programme la demande du cash request et le suivi des flottes programmatiques ;
- Coordonner la production des outils et la tenue de la réunion Finance avec plan d’action ;
- S’assurer de la bonne exécution du plan de dépenses avec des analyses croisées par rapport au cash request ;
- Faciliter les audits et l’accès aux informations y relatives ;
- Réviser et analyser mensuellement la planification en fonction du suivi budgétaire et soumettre des propositions d’actions en vue d’amélioration selon les contraintes et difficultés (analyse Bvas, Cash request, réalignement et réallocation…) ;
- Assurer une bonne répartition des allocations budgétaires pour les dépenses de fonctionnement et de personnel à l’aide du Master Budget ;
- Analyser les consommations budgétaires des lignes support et staff des budgets et proposer les réallocations mensuelles nécessaires.
Logistique /Achat
- Coordonner avec l’équipe logistique bureau et l’équipe Programme la mise en place du plan et son exécution conformément aux politiques de Save the Children International et exigences des bailleurs ;
- Suivre avec l’équipe logistique l’évolution des achats et tout adaptation de besoin en coordination avec l’équipe Programme ;
- Suivre régulièrement les réceptions des biens et services engagés au nom du projet ainsi que les plans de distribution ;
- S’assurer de l’effectivité des dossiers Achat, paiement et suivre l’archivage approprié ;
- Soutenir le Warehouse dans les questions d’inventaires et d’analyse stock au besoin avec des recommandations au Programme ;
- Veiller à la bonne planification des mouvements terrain et l’utilisation rationnelle des ressources ;
- Appuyer le management dans la gestion de la sécurité dans la zone opérationnelle du projet ;
- Assurer la visite des sites et des lieux d’activités en vue des accompagnements logistiques appropriés.
Administration/HR
- Coordonner la mise en place des plans de formation, de recrutement et les déploiements sur terrain des staffs ;
- Faciliter les missions terrain, les ateliers et formations conformément à la planification des activités ;
- Appuyer à la bonne préparation des visites des bailleurs et partenaires ;
- S’assurer que les dossiers Staffs sont bien archivés et les contrats suivis régulièrement pour rappel au Management ;
- Coordonner et veiller au respect du plan de congé de l’équipe et partager avec les Ressources Humaines pour action ;
- Accompagner le Program Manager et le Management dans la promotion des valeurs, politiques et code de conduite de l’organisation au sein de l’équipe, la culture du professionnalisme et une gestion efficace de la communication au sein de l’équipe ;
- Le responsable hiérarchique peut déléguer certaines tâches au titulaire de ce poste, dans le cadre de l’apprentissage et du développement personnel de ce dernier en vue de lui permettre d’évoluer dans sa carrière avec les enfants dans le respect des valeurs de Save the Children.
Politique de défense d’Enfant (PDE)
- Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
- Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
- Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
- Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
- Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectifs ;
- Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
- Etre détenteur d’un Master en sciences sociales, développement international ou dans un domaine connexe ;
- Avoir 2 ans d’expérience dans des domaines pertinents comme la logistique, l’administration, les finances ;
- Expérience dans le suivi budgétaire, l’élaboration des plans opérationnels et gestion des risques ;
- Expérience dans le développement d’outils et de matériel de suivi projet ;
- Expérience dans la mise en œuvre des projets financés par USAID et une bonne maitrise des règles et procédures d’achat selon les exigences standards ;
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français, la connaissance de l’anglais est un atout.
Comment postuler ?
Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV avec 3 personnes de référence et une attestation de résidence) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 29 Août 2019 à 16h00’ avec en objet la mention « Operations Coordinator Mbuji-Mayi» à l’adresse électronique : Drc.Recruitment@savethechildren.org.
Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.
