Assistant (e) Logistique
Job Framework
Job Title: Assistant.e Logistique
Location: RDC - Kisangani
Reporting to: Manager Regional Est
Qui nous sommes
Marie Stopes RDC est une organisation sociale à but non lucratif orientée vers les résultats, qui utilise des techniques modernes de gestion et de marketing pour fournir des services de planification familiale, de santé de la reproduction et sexuelle, de santé maternelle et infantile et autres services associés de haute qualité. Le but de MS RDC est de répondre aux besoins des populations ayant un faible accès aux soins et d'améliorer de façon exponentielle l'accès et l'utilisation des services de santé sexuelle et reproductive et de planification familiale. MS RDC s’est implantée à la fin de 2017 et fait partie du partenariat global de Marie Stopes International qui fonctionne dans 38 pays dans le monde entier. La mission de MSI est « Enfants par Choix et Non par hasard ».
Les individus doivent être en mesure de choisir librement le nombre de leurs enfants et l’espacement des naissances.
La Fonction
Marie Stopes RDC cherche un(e) Assistant(e) Logistique qualifié(e) et expérimenté(e) pour assurer la gestion des approvisionnements, des véhicules, des biens et desstocks, porter un soutien logistique des projets Marie Stopes International en RD Congo.
L’Assistant(e) logistique est intégré(e) à l’équipe des opérations. Il/elle travaillera sous la supervision du Manager Régional Est à qui Il/elle rend compte sur l’ensemble des activités logistiques, en collaboration étroite avec les différents canaux et des autres départements. Il/elle a un lien fonctionnel avec le Manager Logistique& Approvisionnement RDC.
Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Des déplacements fréquents partout en RDC où MSI exécute ses activités sont à prévoir.
Responsabilités clés
1. Gestion des achats MSI RDC
- S’assurer que les besoins d’achats pour l’ensemble de MSI Kisangani sont traités conformément aux procédureset matrice d’autorité misesenplace dans les délais requis par le demandeur le cas échéant ;
- Réaliser et mettre à jour trimestriellement le catalogue d’achat (données prix / fournisseurs) et le transmettre mensuellement au Responsable d’approvisionnement et logistique à Kinshasa, pour validation ;
- Réaliser et mettre à jour mensuellement la base de données fournisseurs et suivre les contrats cadres ;
- Diriger certains travaux de réhabilitation ou de modification du bureau, centres de santé, etc…
- Préparer les rapports d’approvisionnements en transmettant le tableau de suivi de commandes au Manager Logistique& Approvisionnement à Kinshasa.
- Archiver tous les dossiers d’achats MS RDC pour les opérations dans laTshopo.
2. Gestion des équipements techniques du Bureau
- Assurer la gestion des biens MS – RDC à travers une bonne identification (tenue des fiches d’identification des biens et listes d’asset MSI à Kisangani) et un inventaire régulier.
- S’assurer de la maintenance et de l’entretien des équipements du bureau (froid, immobilier, électricité,)
- Sous la supervision du Manager Régional Est, procéder aux affectations des équipements MSI aux Equipes à Kisangani,
- Transmettre au Responsable Log &appro la liste des biensde MSI dans la Tshopo chaque fin du mois (avec visa du Manager Régional Est).
3. Gestion de parc automobile
- Établir un planning hebdomadaire des mouvements des véhicules et s’assurer du respect de celui-ci par les équipes
- S’assurer que les véhicules sont utilisés de façon rationnelle et efficace
- S’assurer que les véhicules ont les équipements de sécurité et d’urgence nécessaires
- S’assurer du ravitaillement en carburant des véhicules et son utilisation rationnelle (établir un rapport mensuel de consommation par véhicule, alerter le Manager Régional en cas d’anomalies inexpliquées)
- S’assurer que les véhicules ont tous les documents et les outils nécessaires à la mise en circulation (assurances, cartes roses, crics, clés de roue, extincteurs, etc…)
- Contrôler régulièrement la tenue des documents de bord par les chauffeurs
- Sous la coordination du Manager Régional Est, établir un planning annuel des entretiens des véhicules.
- Contribuer à l’élaboration des rapports et analyses pour les revues trimestrielles en collaboration avec les membres de l’équipe.
- Produire chaque fin du mois, le rapport de la flotte et le transmettre au Manager Régional Est avec copie au Manager Logistique &Approvisionnement.
4. Gestion de stock MS RDC
- Assurer la réception de toutes les commandes MS, en contrôlant la conformité des produits (état, quantité, conformité aux bons de commande etc.) avec les demandeurs si nécessaires au moment de la réception.
- Assurer la sortie de tous les biens MS en stock (Produits médicaux (Commodités & consommables), Fournitures Bureau, Equipements opérationnels).
- Assurer l’actualisation quotidienne des entrées et sorties des produits ou du matériel dans l’outil de « Suivi de stock » qui doit être envoyé chaque mois J+1 au Manager Régional Est et auManager Logistique & Approvisionnement.
- Tenir à jour quotidiennement les fiches de stock du magasin de Kisangani
- Assurer la bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc…) selon les critères des qualité de MSI, avec une attention particulière au maintien de la température de conservation ;
- Préparer les produits destinés à être livrés aux équipes en respectant la politique de gestion de stock (sortir en priorité des produits qui ont la date de péremption la plus proche, autorisations requises, documentation complétée correctement etc.) et les délais identifiés ;
- Suivi des produits avec une date de péremption proche et la température de conservation.
- Préparation du rapport mensuel de stock MSI Kisangani à soumettre au Manager Régional ;
- Sous la supervision du Manager Régional, assurer l’inventaire physique mensuel du magasin et actualiser l’outil de « Suivi de stock mensuel » avec l’ensemble des produits valorisés au dernier jour du mois afin de pouvoir fournir au Département financier les informations nécessaires à la triangulation mensuelle.
- Assurer les inventaires des stocks des équipes sur le terrain et les accompagnerdans la tenue de leurs stocks,
- Assurer l’archivage de l’ensemble de la documentation liée à chaque mouvement de stock (entrée, sortie, élimination de stock, retour en stock…).
Expérience et compétences (essentiel/ souhaitable)
1. Education/Qualification
Diplôme universitaire en administration, informatique ou une spécialisation en logistique polyvalente.
2. Expérience
- Expérience de 2 à ans (minimum) dans la gestion logistique et dans la gestion de stock.
- Avoir des compétences effectives en gestion des stocks, de solides capacités de gestion de la flotte et des opérations correspondantes.
- Maîtriser l’utilisation des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Access, Outlook et Powerpoint)
- Connaissances linguistiques : Français [essentiel] - Anglais [un atout]
3. Qualités personnelles
- Être Engagé.e pour l’amélioration des services de santé reproductive
- Souhaiter renforcer et développer ses capacités personnelles
- Être honnête et intégre
- Avoir un bon sens d’organisation du travail
- Avoir un sens de la rigueur et un souci du détail
Postuler
Date de clôture : 22/11/ 2019
Durée du contrat : CDD 1 an (reconduction possible)
Salaire : (contrat local)
Le dossier doit être composé :
- D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
- D’un CV pertinent (maximum 2 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe) avec 3 références professionnelles avec emails.
- Le tout sur un seul fiché
Envoyer votre demande à l’adresse drcrecruitment@mariestopes.org avec en objet « Assistant logistique - Kisangani »/votre Province de résidence.
Comportements membre de l’équipe
Un seul MSI
- Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
- Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
- Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.
Faire preuve de courage, d’authenticité et d'intégrité
- Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
- Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.
Se développer et grandir
- Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
- Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.
Un souci d’excellence permanent
- Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
- Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.
Leadership (pour les dirigeants uniquement)
- Vous inspirez les individus et équipes, à travers un leadership situationnel, en fournissant des informations claires.
- Vous recherchez et fournissez des opportunités qui motivent les membres de l’équipe, les aidant à développer des compétences et un potentiel tout en renforçant notre structure talent et hiérarchique.
- Vous connaissez les développements émergents dans notre secteur, démontrant des connaissances stratégiques concernant nos clients et activités et encouragez cela dans votre équipe.
- Vous exprimez une vision du futur qui inspire et motive les autres.
Valeurs MSI
- Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants parchoix, et non par hasard.
- Orientés sur les clients : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
- Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
- Courageux : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission.
