Finance Assistant

Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation

Description du Poste

TITRE DU POSTE : Finance Assistant
DÉPARTEMENT : Opérations
EMPLACEMENT : Kinshasa
DATE : le 11 novembre 2019
LIEN HIERARCHIQUE : L'Assistant aux Finances rapportera au Senior Finance Manager

Description du poste :

Le Finance Assistant assistera le Senior Finance Manager dans la gestion quotidienne du département des finances, chargé du traitement des espèces et de la tenue des registres des opérations quotidiennes, conformément à la politique et aux procédures de EGPAF et de différents bailleurs des fonds. Les responsabilités spécifiques au poste sont les suivantes.

RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES:

• Aider le Senior Finance Manager à s'assurer que les paiements sont exacts et effectués dans les délais.
• Assurer le suivi et la gestion des avances de voyage ainsi que celles consenties dans le cadre des activités quotidiennes des projets.
• Assurer l'exactitude et l'exhaustivité des documents de support aux différents paiements effectués conformément aux politiques et procédures de EGPAF et des bailleurs des fonds.
• Coordonner avec le personnel des différents départements pour l’octroi des avances ainsique leur liquidation dans les délais impartis.
• S’assurer de l'exhaustivité des documents justificatifs à tous égards, y compris l'authenticité des signatures, les vérifications par recoupement des feuilles de présence et la vérification des paiements versés aux différents fournisseurs et parties prenantes.
• Traitement quotidien des bons de la petite caisse.
• Préparer tous les bons de paiement et s’assurer de la bonne imputation des coûts et accompagnés des documents de support nécessaires.
• Aider le bureau des finances à saisir et à enregistrer les frais bancaires mensuels afin de faciliter les rapprochements des comptes bancaires.
• Saisie quotidienne de toutes les pièces comptables en s’assurant que les entrées effectuées dans le système sont correctes et précises.
• S’assurer que toutes les pièces comptables portent des références correctes et sont bien étiquetées.
• Apposer l’estampillage « payé » sur toutes les factures et les documents connexes avant leur classement.
• Assurer la préparation dans les délais des dépôts à la banque des sommes d’argentrésultant de la liquidation de remboursement des avances de voyage et des activités de formation à la banque.
• Effectuer des déplacements à la banque pour la collecte et le dépôtdes documents financiers.
• Assurer que les photocopies et la numérisation de tous les documents financiers sont bien faites et qu'un système de classement clair et ordonné est en place.
• Effectuer toutes autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.

Qualifications requises

• Diplôme en gestion des affaires, comptabilité et finance, économie préféré
• Au moins un à deux ans d’expérience pertinente dans un département de finance, de préférence dans des organisations non gouvernementales.
• Expérience avec les logiciels de comptabilité informatisés et maîtrise d’Excel.
• La connaissance du logicielQuick Books est hautement préférable.
• Connaissance de base de l'Anglais

Connaissances, compétences et aptitudes préférées

• Bonne connaissance pratique de la gestion financière
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision
• Bonnes compétences administratives et organisationnelles et capacité de garder la documentation de manière ordonnée et accessible
• Haut niveau d'attention aux détails et à la précision
• Doit être honnête et digne de confiance; et désireux d'apprendre et de suivre les instructions de service.

Comment postuler

Les candidats intéressés à ce poste et dont le profil correspond à ce poste sont priés à postuler sur notre site web en cliquant sur le bouton « Apply » au bas de la page au plus tard le 24/11/2019. Au vu du nombre élevé des postulats, nous ne contacterons que les candidats sélectionnés pour l’étape suivante du processus. S’il vous plait, cliquer sur le lien suivant qui vous redirigera vers notre site web : https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/requisition.jsp?org=PEDAIDS&cws=1&rid=1944

La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS est un employeur offrant l'égalité des chances.

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler.