Secrétaire - Réceptionniste

AVIS DE VACCANCE DE POSTE N°001/KI/12/2019

Titre du Poste : Secrétaire - réceptionniste
Nombre de post à couvrir : (01)
Département : Administration
Lieu d’Affectation : Kolwezi
Superviseur Hiérarchique:Office Manager
Nature du contrat de travail : CDD

Contexte

Khethimpilo Rdc, est une Organisation Non Gouvernementale de droit Congolais financée par l’USAID. Elle exerce ses activités dans le Lualaba en République Démocratique du Congo. Elle a comme objectifs, de soutenir le Gouvernement de la République Démocratique du Congo dans la réalisation des objectifs de l’élargissement des services de qualité pour la prévention, mieux l’éradication du VIH/SIDA, tel que repris dans le plan stratégique National. Egalement, elle appui le plan stratégique National du VIH/SIDA de la RDC dans sa quête pour une génération sans SIDA dans notre ère et ce, à travers la dotation des services complets de prévention, traitement, soins et support axés sur la famille et ce, via les programmes sanitaires définis dans les centres de santé Gouvernementaux.

Pour son bureau de Kolwezi, KhethimpiloRdc, cherche un(e) Secrétaire Réceptionniste.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs sur place, et les annoncer au personnel approprié ;
• Répondre aux appels téléphoniques entrants, déterminer l'objet des appels et transmettre les appels au personnel  approprié ;
• Gérer l’agenda du Directeur National;
• Prendre et transmettre des messages ou transférer des appels à la messagerie vocale lorsque le personnel approprié n'est pas disponible ;
• Assurer l’organisation logistique des réunions, ateliers et séminaires ;
• Planification de la salle de conférence ;
• Répondre aux questions sur l'organisation et fournir aux appelants l'adresse, les directives et autres renseignements demandés ;
• Revoir, trier et distribuer du courrier ;
• Gérer les appels téléphoniques : tenue du répertoire, réception et transfert des appels ;
• Effectuer l’envoi et la réception de courrier ;
• Gérer les courriers physiques et électroniques: enregistrement, distribution et classement ;
• Assurer l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs ;
• Effectuer diverses tâches administratives simples telles que saisie informatique,  travaux de duplication et de reliure… ;
•  Exécuter toutes autres tâches connexes nécessaires et utiles à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées ;
• Exécuter toutes autres tâches de ses compétences confiées par les supérieurs hiérarchiques ;

Profil recherché

• Avoir un diplôme de technicien supérieur en secrétariat, gestion ou un diplôme équivalent ;
• Expériences professionnelles d’au moins deux ans dans un poste similaire ;
• Excellente capacité de rédaction et d’organisation ;
• Maîtrise parfaite du Français et des outils informatiques ;
• La connaissance de l’Anglais sera un atout ;
• Bonne présentation et bonne élocution ;
• Maîtrise  des logiciels informatiques courants requise ;
• Sauvegarde de la confidentialité des informations traitées au sein de Khethimpilo ;
• Bonne manipulation des équipements téléphoniques ;
• Bonne capacité d’organisation, d’écoute et de maîtrise de soi ;
• Sens relationnel, rigueur et travail en équipe ;
• Sens de la curiosité et volonté d’élargir ses connaissances ;
• Bonne faculté d’adaptation ;

Soumission des candidatures

Nous vous invitons à nous faire parvenir vos candidatures comprenant votre CV, lettre de motivation ayant au moins trois références professionnelles(avec mention impérative du titre du poste et du numéro de l’avis de vacance du poste dans l’intitulé du mail) au plus tard le 05 février 2020 à 17heures par courrier électronique : Maketama.Vangu@khethimpilo.org et Delphin.Kabamba@khethimpilo.org

NB :

• Les candidatures féminines sont vivement souhaitées ;
• Ne seront contactés que les candidats dont les dossiers seront retenus.
• Pour plus d’information sur Khethimpilo, visiter notre site www.khethimpilo.org