Operations Officer

OFFRE D’EMPLOI
N°005/A/RH/05/2020

Fonction : OPERATIONS OFFICER
Grade : 8B
Département/Programme : Opérations (HR, Finance et logistique)
Superviseur hiérarchique : Finance & Compliance Lead
Lieu d’affectation : Lubumbashi
# de personnes à recruter : 1

CONTEXTE

IRC répond aux  crises humanitaires du monde et apporte l’aide aux populations touchées. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre des soins et une aide vitaux aux réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. L’organisation travaille aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, et permet de redonner  la sécurité, la dignité et l'espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour leur survie.

IRC recrute un responsable chargé de finance et de la conformité (Finance and compliance lead) pour son projet de santé intégré (IHP) en République démocratique du Congo. Il sera en charge de la gestion financière, du rapportage, du suivi et des questions de conformité du projet par rapport aux règles du Bailleur et les éléments contractuels au sein du consortium, le projet  étant financé sous forme de contrat avec USAID, et suit les règles qui s’appliquent à ce dernier et celles de l'IRC, sous-exécutant avec Abt Associates comme maître d'œuvre.

Le projet IHP est un projet de sept  années et à sa deuxième année de mise en œuvre; il est financé par l'USAID dans 9 des 26 provinces de la RDC  et IRC accompagne la mise en œuvre dans 5 provinces dont le Sud-Kivu, le Tanganyika, le Lualaba, Haut-Lomami et le Haut-Katanga.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe du Finance & Compliance LeadLead IHP-USAID et en collaboration avec le HR Manager IHP-USAID et le GSC Manager IRC RDC,l’Operations Officer aura pour responsabilité principale d’organiser  les achats des services et des biens, dans les délais et dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Il (elle) sera en charge des tâches administratives dans le site du projet, en collaboration avec la hiérarchie RH.

RESPONSABILITÉS ET TACHES SPECIFIQUES

1. Responsabilités et tâches de chaine d’approvisionnement

L’Operations Officer, en tant que faisant partie de l’équipe de Supply Chain, est la personne en charge des opérations des achats des biens et des services de la chaine d`approvisionnement et l’appui logistique à la mise en œuvre des activités de IHP. Il (elle) sera basé à (Lubumbashi-Bukavu) et assurera, selon les normes d’IRC et des bailleurs, les différentes fonctions ci-après : 

a. Processus d`achats des biens et des services.

L’Operations Officer est en charge de :

• Planifier et préparer des achats ;
• Développer des spécifications techniques ;
• Demander des devis auprès des fournisseurs ;
• La gestion du processus de demande d'achats ;
• La gestiondu processus de proposition (RFQ) ;
• Gérer le comité d'appel d'offres (MPA/MSA) ;
• Stratégies d'approvisionnement exigées par le bailleur de fonds ou les procédures de GSC 
• Evaluation de l'appel d'offres ;
• Participer au processus d'appel d'offres ;
• Rapports d'approvisionnement ;
• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
• La collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés.

b. Gestion des contrats

Il (elle)  est en charge de :

• La préparation des contrats de fournitures es biens et services ;
• La gestion des contrats ;
• Gérer le processus de revue des contrats ;
• D`implémentation des conditions générales d'approvisionnement ;

c. Gestion des fournisseurs :

• Il (elle)  est en charge :

1. De la gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;
2. Du développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
3. De développer des relations stratégiques avec les fournisseurs ;

• Il (elle) s`assure, à travers un panel composé du comité d’évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations ;
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs  concernés ;
• Il (elle) élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

d. Négociations

Il (elle)  est en charge de :

• L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
• Conduire des négociations et développer le procès-verbal après négociation ;
• Fournir des conseils lors des négociations des prix à travers le comité de gestion ;
• Définir les objectifs de négociation avec le comité d`évaluation des MPA/MSA.

e. Finance

Il (elle)  est en charge de :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il/elle s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
• La documentation de financement / approvisionnement.

f. Etude de marché

Il (elle)  est en charge de :

• L`analyse des couts au marché ;
• La stratégie d'approvisionnement par catégorie des biens à acheter ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables.

g. Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs :

Il (elle)  est en charge de :

• L`implémentation des règles et règlements des bailleurs de fonds ;
• Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs ;
• Préparation des audits ;
• Procédure de diligence raisonnable ;
• Vérification ATC ;
• Méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de control d’IRC.

2. Administration du bureau

L’Operations Officer, en collaboration avec le HR Manager est en charge des tâches administratives et de Ressources Humaines ci-après :

• Assister le HR Manager dans la gestion et le classement des dossiers du staff de son bureau ;
• Assister le HR Manager à actualiser régulièrement le dossier individuel et autres documents exigés dans le dossier du staff
• Suivre et faciliter les congés du personnel national du bureau, maintenir les archives et décomptes des congés (annuels, maladies et de circonstance) et les communiquer au personnel ;
• Maintenir un record des congés et d’absences du personnel du bureau et rapporter au HR Manager lors de la préparation des listes de paie ;
• Suivre, recueillir les timesheets du Staff à la fin de chaque mois et en faire rapport au HR Manager ;
• Assurer le circuit des soins médicaux du Staff et de ses dépendants : établissement des bons de soins, suivi, analyse et paiement des coûts des soins ;
• Etablir les ordres de mission pour le Staff en mission de service dur base des termes de référence approuvés par la hiérarchie IRC, en collaboration avec le HR Manager ;
• Rapporter mensuellement au HR Manager la situation des mouvements du Staff (en congé, en mission, absents pour toutes raisons)
• Assurer le suivi du mouvement des correspondances (réception, envoi à destination et classement des accusés de réception)
• S’assurer que tous les documents administratifs (dossiers du staff, dossiers de Supply Chain, lettres, contrats divers, conventions diverses, etc.) sont bien classés, archivés dans des classeurs appropriés et accessibles ;
• Participer aux réunions de mise à jour RH.

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

• S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way)
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail 
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC

IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

EXIGENCES

1. Qualifications :

• Avoir un diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ou un diplôme de licence dans un domaine simulaire comme le droit, administration et gestion des affaires etc. ;
• Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale ;
• Expérience de deux années dans la gestion administrative et des Ressources Humaines dans une organisation internationale ou nationale ;
• Capacité de diriger les équipes ;
• La gestion du changement ;
• La capacité de gérer le risque SC ;
• Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;
• Etre en mesure de conduire de réflexion stratégique ;
• Communication efficace avec les autres membres de l`équipe.
• Avoir une capacité de résolution de problèmes ;

2. Compétences et aptitudes techniques :

• Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook)
• Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché ;
• Compétences en gestion administrative démontrée ;
• Bonnes capacités organisationnelles et de planification;
• Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires
• Maîtrise de l’anglais souhaitable ;
• Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs.

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi en une seule page
• Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation
• Professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) au maximum trois pages;
• Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement des anciens employeurs ;
• Copie d’une pièce d’identité ;
• Copie de la carte de chômeur livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois).

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine

DEPOT DES CANDIDATURES

Du 26 MAI 2020 au 08 JUIN 2020 à 16h30.

Pour Postuler, merci d’utiliser les liens suivants :

https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/9123?c=rescue
Pour les candidatures externes

https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/2/home/requisition/9123?c=rescue
Pour les candidatures internes

N.B:

• Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus.
• Tout Dossier non retenu sera détruit, veuillez ne pas remettre les originaux
• L’offre est locale et publiée en externe
• L’IRC se réserve le droit de demander les originaux des documents pour les candidats qui seront retenus
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »

Fait à Lubumbashi, le 26 MAI 2020