Project Accountant Officer
OFFRE D’EMPLOI
N°004/A/RH/05/2020
Fonction : PROJECT ACCOUNTANT OFFICER
Grade : 8B
Département/Programme : Finance
Superviseur hiérarchique : IHP Finance & Compliance Lead
Lieu d’affectation : Lubumbashi
# de personnes à recruter : 1
CONTEXTE
IRC répond aux crises humanitaires du monde et apporte l’aide aux populations touchées. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre des soins et une aide vitaux aux réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. L’organisation travaille aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, et permet de redonner la sécurité, la dignité et l'espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour leur survie.
IRC recrute un responsable chargé de finance et de la conformité (Finance and compliance lead) pour son projet de santé intégré (IHP) en République démocratique du Congo. Il sera en charge de la gestion financière, du rapportage, du suivi et des questions de conformité du projet par rapport aux règles du Bailleur et les éléments contractuels au sein du consortium, le projet étant financé sous forme de contrat avec USAID, et suit les règles qui s’appliquent à ce dernier et celles de l'IRC, sous-exécutant avec Abt Associates comme maître d'œuvre.
Le projet IHP est un projet de sept années et à sa deuxième année de mise en œuvre; il est financé par l'USAID dans 9 des 26 provinces de la RDC et IRC accompagne la mise en œuvre dans 5 provinces dont le Sud-Kivu, le Tanganyika, le Lualaba, Haut-Lomami et le Haut-Katanga.
DESCRIPTION DU POSTE :
Le Project Accountant Officer assiste le Gestionnaire Financier du projet IHP-USAID dans la gestion des opérations quotidiennes de l’unité de la comptabilité IRC du projet IHP-USAID au bureau de Lubumbashi.
1. RESPONSABILITES
Le Project Accountant Officer assiste le Gestionnaire Financier du projet IHP-USAID dans la mise en œuvre en accord avec les politiques de l’IRC et les procédures des opérations quotidiennes comptables et de gestion financière. Les responsabilités spécifiques sont décrites ci-dessous :
- Faire la revue financière des documents et de PRs jusqu’à la limite autorisée ;
- Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilisé, les codes analytiques (T1, T2, … T7), et s’assurer s'ils sont corrects, conformes à la politique et aux procédures en vigueur ;
- A l’absence du poste de caissier, procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque/coopec ou en cash selon les politiques et procédures en application. Procéder au cash-count journalier avec le responsable du sous-bureau. Etre le détenteur unique de la clé du cash box qu’il faudra faire garder chaque soir dans le coffre-fort établi à cet effet ;
- Produire de manière journalière le Journal de caisse, et selon le cas celui de banque et le soumettre au Gestionnaire financier pour vérification, s’assurer que les soldes réconcilient avec respectivement le disponible en caisse mais aussi le solde de l’extrait bancaire ;
- Effectuer des réconciliations hebdomadaires et mensuelles des comptes des avances (programmes, voyages, partenaires et autres) du projet IHP-USAID et faire rapport au Gestionnaire Financier du projet ;
- Préparer le journal pour l’allocation des couts partagés (SPCA) ainsi que la feuille de calcul SPCA chaque mois à la réception du backup provisoire.
- Poster tous les journaux de clôture bimensuelle après validation dans Q&A et envoyer l’extraction aux Finances Managers en vue de leur permettre de finaliser les rapports BVA.
- Assurer la mise à niveau des assistants financiers par diverses orientations
- Assurer que tous les staffs présentent une feuille de temps (timesheet) chaque mois et que ces feuilles indiquent le code du projet ;
- Assurer que les paiements effectués sont en ligne avec le budget approuvé par le bailleur.
- Assurer que les paiements à effectuer figurent dans le budget de financement approuvé par le bailleur ;
- Se rassurer de l’exactitude des informations financières sur les documents financiers et les rapports financiers pour toute la Région (livres de caisse et banque, journaux de clôture mensuelle, documents de paiements, etc.)
- Parcourir chaque semaine la liste des transactions dans les livres de banque et de caisse et identifier les éléments qui ne doivent pas figurer dans la facture à soumettre au bailleur ;
- Assurer que les documents de supports des factures sont en place, les scanner chaque semaine et le soumettre à la hiérarchie, selon le calendrier agréé ;
- Fournir à la coordination du programme ainsi qu’aux staffs de programme une analyse mensuelle sur les BVA pour leur permettre de mieux gérer les subventions d’après les règles de l’IRC et les exigences du bailleur ;
- Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquidées chaque Jeudi de la semaine et le soumettre au Gestionnaire Financier.
- Selon le besoin, donner un appui dans la préparation de la réconciliation du bilan ainsi que les journaux de corrections éventuelles dans le délai imparti ;
- Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classes selon le fournisseur mais aussi que les liquidations sont classes selon l’ordre chronologique ;
- Participer activement aux travaux de clôture mensuelle et annuelle du projet ;
- Préparer les Journaux de Correction ou d’ajustement après analyse des comptes (Balance-sheet et Profit & Loss) ;
- Assurer les réconciliations des données de BVA et SUN comparativement aux Factures envoyées au Bailleur ;
- Préparer le Rapport de Balance-sheet chaque mois ;
- Appuyer les Staffs de Programme dans la réalisation des activités sur Terrain ;
- Participer à la préparation du Rapport de mise à jour des activités planifiées vs réalisées
- Appuyer le Programme dans l’élaboration des Cash Projections mensuelles (besoins de tresorerie) et de Spending Plan (plan de depenses)
- Alerter le gestionnaire des finances et le gestionnaire de projet de toute divergence ou question nécessitant un suivi supplémentaire ;
- Appui technique (financière) à tout le personnel sur les questions relatives à la matière financière ;
- Effectuer tout autre travail jugé nécessaire par le Superviseur au sein du département de Finance.
2. EXIGENCES
- Diplôme de Licence en Comptabilité, Gestion Financière, Commerce ou Finance ;
- Minimum 3 années d’expérience à un niveau managérial dans le domaine des finances des ONG ou 5 ans dans la gestion financière d’une organisation internationale ;
- Expérience soutenue dans l’utilisation des logiciels de comptabilité et l’utilisation de MS Excel et Outlook ;
- Fortes capacités de travail, en équipe et en autonomie ;
- Disponibilité et motivation pour travailler plusieurs jours par semaine sur le terrain et dans les conditions difficiles ;
- Compétences en communication interpersonnelle ;
- Faire preuve d’intégrité morale, d’éthique professionnelle, du sens de responsabilité et de service ;
- Grand soin dans son travail et notion élevée d’attention aux détails ;
- Capacité à participer de manière entièrement neutre et transparente aux activités de l’IRC ;
- Grandes capacités à respecter les instructions, normes et procédures ;
- Flexible et capable de travailler d’une manière efficace pendant les périodes chargées, et de gérer les priorités ;
- Discret et protège la confidentialité des informations relatives aux bénéficiaires.
RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC
- S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way)
- S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail
- Etre disponible pour effectuer toute autre tache jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC
IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
L’employé reconnait avoir lu et compris les détails de la description de poste ci-dessus, les termes et conditions de son contrat ainsi que d’IRC Way ou Code de Conduite et certifie vouloir et accepter de s’y conformer.
Il comprend que le non respect de ce qui précède peut conduire à la terminaison de son emploi au sein d’IRC.
PRESENTATION DU DOSSIER
- Lettre de demande d’emploi en une seule page
- Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation
- Professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) au maximum trois pages;
- Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement des anciens employeurs ;
- Copie d’une pièce d’identité ;
- Copie de la carte de chômeur livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois).
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine
DEPOT DES CANDIDATURES
Du 26 MAI 2020 au 08 JUIN 2020 à 16h30.
Pour Postuler, merci d’utiliser les liens suivants :
https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/9121?c=rescue
Pour les candidatures externes
https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/2/home/requisition/9121?c=rescue
Pour les candidatures internes
N.B:
- Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus.
- Tout Dossier non retenu sera détruit, veuillez ne pas remettre les originaux
- L’offre est locale et publiée en externe
- L’IRC se réserve le droit de demander les originaux des documents pour les candidats qui seront retenus
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées
« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »
Fait à Lubumbashi, le 26 MAI 2020
