Responsable Administratif(ve) & Financier(ère) adjoint

Numéro d’Avis de vacance de poste : 012/2020

Titre du poste : Responsable Administratif(ve) & Financier(ère) adjoint

Niveau du poste : Cadre(5A)

Type du contrat : CDD

Projets : BGF – Maintien de la Biodiversité et Gestion des Forêts

Lieu d'affectation : Kinshasa – Ville Province de Kinshasa

Durée du contrat : 1 an

Date de clôture : 30.06.2020

Informations générales :

La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.
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A. Domaine de Responsabilité :

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• De l’accomplissement des taches dans le respect des PuR de la GIZ ;
• De l’exécution correcte et conforme aux directives de la GIZ des prestations de service au sein de l’équipe ;
• De l’assurance d’un archivage conforme des documents selon les PuR ;
• De la compilation des créances mensuelles sur Excel et répartition aux comptables de différents sites-Point focal avec le Bureau central pour les créances compliquées ;
• Assurer la liaison et le suivi entre le projet, le Bureau Central et le siège sur les obligos et les contrats siège ;
• De la supervision et de l’appui au chargé des voyages et des contrats ;
• De la gestion du personnel au niveau du projet Kinshasa- facilitateur RH entre les sites et le Bureau Central(BC) ;
• Assurer le bon fonctionnement de l’administration financière conformément aux procédures standard de la GIZ ;
• Assurer une coordination efficace entre les collaborateurs de l’équipe de gestion financière ou du département des affaires commerciales du siège de la GIZ ;
• De Fluidifier les procédures administratives entre les composantes et l’administration ;
• Aider à la supervision et à la bonne organisation des événements et des ateliers ;
• Assurer la gestion des techniciennes de surface.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B. Attributions

Dialogue avec la Direction des services administratifs

• Conseiller son(sa) supérieur(e) sur toutes les questions communes à tous les groupes et celles se rapportant à son domaine thématique ;

L’appui des responsables dans la gestion financière et administrative du programme-renforcement des capacités

• Aider les responsables à la préparation du budget prévisionnel du programme ;
• Sous ce rapport, appuyer le/la RAF dans la gestion financière prévisionnelle (préparation des appels de fonds) et dans le suivi de l’ensemble des dépenses au regard du budget ;
• Développer les connaissances des procédures et règlements GIZ en matière de finance et administration (transfert des connaissances et compétences sous forme de matériels, training, conseil et accompagnement) ;
• Effectuer des missions régulières dans les bureaux provinciaux pour appuyer leurs compétences et systèmes financiers ;
• Appuyer les chargé (e) s des bureaux dans la préparation, le contrôle et le suivi des dossiers financiers ;
• Appuyer le (la) RAF dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’il/elle doit faire par rapport aux sujets administratifs et financiers ;
• Appuyer et conseiller toutes les composantes dans leurs tâches administratives et veiller à ce que les règles de la GIZ soient toujours respectées ;
• Assumer la responsabilité du système d’archivage administratif et financier conformément aux normes de la GIZ.

Responsabilité de Direction

• Assumer la responsabilité des domaines d’activité qui lui sont assignés, des demandes de services et mesures au sein du groupe, ainsi que la responsabilité de direction de tous les salariés placés sous son autorité (responsabilité de direction vis-à-vis de personnel des bandes 1 à 3 ou d’un salarié de la bande 4) ;
• Diriger les salariés en conformité avec les principes et directives de direction, de manière à renforcer l’identification avec l’entreprise, à assurer une réalisation autonome des tâches assignées et à laisser suffisamment de place à la créativité et à l’innovation ;
• Est responsale de la recherche, de la sélection, de la classification hiérarchique, de l’affectation et du développement professionnel des salarié(e) s placés sous son autorité ;
• En qualité de supérieur hiérarchique, est également chargé de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses subordonnés ;
• Procède tous les ans aux évaluations (entretien individuel) des résultats du personnel placé sous son autorité.

La gestion des fiches du personnel

• Préparer, gérer et fournir en coordination avec le Bureau les informations du personnel national traitées au niveau du projet (demandes de services, heures supplémentaires, congés, suivi des données de salaires avec le Bureau) ;
• Suivre le paiement des cotisations sociales et de créances de personnels ;
• Assurer qu’aucune information de personnel est sauvegardée ou archivée au niveau de programme et que tous les documents pertinents soient transmis en original au BC de la GIZ.

Remplacement du /de la Responsable Administration et finances du programme en cas d’absence

• Veiller à ce que les activités administratives soient planifiées et mises en oeuvre ;
• Coordonner les activités financières avec le Bureau, les composantes et le chef du programme ;
• Rapporter les activités au supérieur hiérarchique (RAF) pour veiller à une continuité assurée de celles-ci ;
• A la demande du supérieur hiérarchique, exécuter toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement financier et administratif du BGF.

Autres attributions

• Rendre compte immédiatement de tous les problèmes apparaissant dans l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;
• Assumer des tâches transversales et tout autre travail sur demande des supérieurs hiérarchiques ;
• Prendre activement part dans toutes les réunions, séminaires etc.du programme réunions
• S’impliquer activement dans les actions concernant l’équipe du programme BGF et veiller à ce que les décisions communes soient matérialisées en temps voulu.

C. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

• Avoir un diplôme de licence en sciences de gestion commerciale et financière ;
• Avoir une connaissance approfondie en gestion financière prévisionnelle et en comptabilité.

Expérience professionnelle

• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire.
• Vaste expérience de la gestion et de l’administration ;
• Une expérience réussie avec la GIZ est un atout.

Autres connaissances/compétences

• Excellente capacité à communiquer ;
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays (écrire et parler) , connaissance de l’anglais, de l’allemand ou d’une autre langue européenne est un atout ;
• Être honnête et posséder des valeurs morales confirmées par son entourage et références professionnelles ;
• Grande aptitude à travailler en équipe
• Expérience internationale dans une organisation de niveau multilatérale ou bilatérale.

D. Soumission de candidatures :

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail) au plus tard le 30/06/2020 à 15H00, uniquement à l’adresse électronique suivante : recruitement-giz-rdc@giz.de .

Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. 

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview seront contacté(e)s.