Assistant aux questions Juridique et à l’Administration (Legal &Admin Assistant)
OFFRE D’EMPLOI # KIN/001/01/2021
Titre du Poste : Assistant aux questions Juridique et à l’Administration (Legal &Admin Assistant) pour KINSHASA
Lieu : KINSHASA.
MISSION D’OXFAM GB : Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance
BUT DU POSTE : Assister le Country Admin, Legal and Tax Advisor dans la gestion administrative, rédaction de différents contrats et dans les relations avec les autorités locales.
Structure du Poste :
Rapporte à : Country Admin, Legal and Tax Advisor
Staff qui rapporte à ce poste : Aucun
RESPONSIBILITE BUDGETAIRE : Aucune.
Durée du contrat : Six mois
Grade et Salaire : E1 National, Salaire à déterminé
- Assurer l’approvisionnement du Bureau de Kinshasa en fournitures et autres consommables de bureau et en assurer un bon enregistrement de tout mouvement de stock ;
- Rédiger les correspondances administratives lorsque cela est demandé par le superviseur ;
- Procéder à la préparation de commande de crédit de consommation téléphonique et envoyer les informations requises au superviseur pour la commande ;
- Suivre et faire rapport au superviseur sur l’évolution des dossiers administratifs avec les services publics selon les besoins ;
- Préparer toutes les demandes de paiements pour les agences de voyage, cabinets d’avocats, crédits téléphoniques, faire les réquisitions pour les fournitures du bureau ;
- Suivre l’environnement du bureau, l’hygiène et l’entretien de tous les bureaux ;
- Couvrir certaines tâches locales liées au Bureau de Kinshasa à l’absence de l’Admin Officer.
GESTION DES BUREAUX ET RESIDENCES
- S’assurer que les réparations et entretiens de bureau et des résidences d’Oxfam-GB à Kinshasa sont exécutés.
- Faire le suivi de bonnes mesures et pratiques sanitaires au bureau et aux résidences d’Oxfam à Goma ;
- Etre en liaison permanente avec le personnel domestique affecté aux résidences pour le suivi et la résolution des problèmes ménagers (pannes d’électricité, de plomberie, etc…) ;
- Superviser les travaux de nettoyage et de la maintenance du bâtiment Bureau ;
- Appeler, toutes les fois que cela s’avérerait nécessaire, les plombiers, électriciens, charpentiers, et autres techniciens pour les réparations ponctuelles du Bureau et/ou des résidences ;
- Assurer la sécurité et la sureté de la concession du Bureau en usant du poussoir alarme et des extincteurs en sa possession
ORGANISATION DES VOYAGES ET MISSIONS
- Etablir et tenir un classement des ordres de mission de tous les employés et visiteurs d’Oxfam à chaque fois qu’ils voyagent ;
- Assurer les réservations des voyageurs auprès des transporteurs habituels (Monusco, Unhas, Echo,) au départ de Kinshasa et en liaison avec l’Administrateur/trice des Voyages, suivre les voyages régionaux et internationaux.
- Donner l’information nécessaire aux voyageurs concernant la facilitation du voyage (Passeports, visas, frais à payer, cartes de vaccination, ordre de mission, franchise autorisée, terminal, et toute autre information nécessaire) ;
- Emettre sur une base régulière, un rapport sur le mouvement du personnel (qui est où, qui viendra d’où, qui ira où …) ;
- Faire les réservations pour l’hébergement des visiteurs Oxfam-GB (Hôtels appropriés, Guest-House/Résidences Oxfam)
- S’assurer en collaboration avec la logistique, que les véhicules Oxfam-GB sont en règle pour ce qui est des documents de bord (Assurances, accès aéroports, autorisations diverses,) nécessaires.
RESSOURCES HUMAINES
- Assister les HR/Admin Officer et Assistants des autres programmes dans l’accomplissement des tâches liées à la gestion des Ressources Humaines selon les demandes ;
- Actualiser la liste de suivi des contrats de bail Oxfam et faire le suivi de paiement du loyer en collaboration avec l’Admin Officer de Kinshasa.
Autres taches
En dehors de ses tâches et responsabilités mentionnées ci haut, l’Assistant à l’Administration pourrait être demandé à :
- Faire la saisie sur ordinateur ou le scannage des documents et autres comptes rendus de réunions lui confiés par le biais du Superviseur ou de tout autre membre de l’Equipe de Gestion ;
- Prendre part et faire le rapportage des réunions hebdomadaires du Bureau ;
- Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas nécessaire
- Participer aux formations et ateliers organisés par l’Organisation ;
- Suivre des nouvelles procédures et directives mises en vigueur par Oxfam-GB ;
COMPETENCES CLES :
Essentielles :
- De nationalité congolaise ;
- Diplôme universitaire, souhaitable dans le domaine juridique ;
- Expérience dans un poste d’Assistant administratif ou similaire d’au moins 3 ans.
- Habilité à planifier et fixer des priorités
- Connaissance informatique : Word et Excel
- Habilité à travailler sous pression
- Fortes capacités en communication et habilité à travailler dans une équipe
- Capable de travailler indépendamment et de prendre et proposer des initiatives ;
- Habileté à maintenir une forte discrétion ;
- Flexible pour travailler en dehors des heures de service ;
- Apte à l’apprentissage de nouvelles méthodes ;
- Etre « multi-task »
Désirable
- Etre résident de Kinshasa
- Expérience avec les ONGs ou autres agences similaires (Ambassades, Coopérations, ONU p.ex)
- Connaissance de l’Anglais ;
- Connaissances des procédures et structures gouvernementales ;
- Maitrise de concept genre et inclusion sociale et culturelle dans le milieu professionnel
IV. Contenu du dossier
- Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
- Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
- Photocopie du ou des diplômes et/ou des brevets d’aptitude professionnelle les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
- Les attestations prouvant l’expérience professionnelle uniquement liée au poste ;
- La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les chômeurs).
Les dossiers doivent être envoyés à l’adresse mail ci-après : drchrcoord@oxfam.org.uk au plus tard le 25 Janvier 2021 à 16 heures 30, heure de Kinshasa. L’objet du mail portera l’intitulé du poste Assistant aux questions Juridique et à l’Administration (Legal &Admin Assistant) pour KINSHASA.
Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
Note : Nous cherchons activement à augmenter la diversité dans notre équipe. A travers cette offre, nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Fait à Kinshasa, le 12 Janvier 2021.
LA REPRESENTATION
d’OXFAM EN RDC
