Assistant(e) Logisticien(ne)
AVIS DE RECRUTEMENT « INTERNE-EXTERNE »
N° 021/MARS/2021
Titre : Assistant(e) Logisticien(ne )
Secteur : Logistique-Opération
Location : Bukavu et Kinshasa
Grade : VI-1A
Nombre de postes : 1 (Un) à Bukavu et 1 (un) à Kinshasa
Superviseur : Logistics Officer East et Ouest
Mode de recrutement : Poste local : auto-prise en charge des frais de voyage du lieu de recrutement au lieu d’affectation
Expiration de la réception des candidatures : Le 18 mars 2021 à 16h00
I. Information Générale (Contexte) :
Cordaid croit en un monde sans pauvreté et sans exclusion, et s’efforçons à rendre les sociétés justes et durables, où chaque personne compte.
Cordaid est l’une des principales ONG aux Pays-Bas oeuvrant en RDC, travaillant dans des contextes fragiles sur la santé, la résilience, les opportunités économiques, l’aide humanitaire et la sécurité et la justice.
Cordaid est membre des réseaux catholiques internationaux Caritas et CIDSE ; il est actif dans les réseaux de la société civile mondiale. Nous travaillons dans une trentaine de pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Asie.
Cordaid a une longue histoire de travail en RDC, un pays touché par la guerre et les conflits depuis des décennies.
Cordaid travaille actuellement dans : la santé, l’éducation, la sécurité et la justice, la résilience économique et dans une moindre mesure l’aide humanitaire. Nous avons un bureau principal à Kinshasa, et 5 autres bureaux régionaux Goma, Bukavu, Bunia, Gemena et Kananga et plus de 18 annexes à travers le pays. Nous travaillons dans 24 des 26 provinces de la RD Congo.
II. Description du poste
Dans le cadre de la mise en oeuvre de ses projets, Cordaid RDC veut recruter deux (e) Assistants(e) Logisticiens(ne) dont un qui sera base à Bukavu et l’autre basé à Kinshasa. L’Assistant Logistique aura comme tâche principale l’appui à la gestion quotidienne des opérations du Bureau de son lieu d’affectation. Les activités opérationnelles englobent une partie de la gestion logistique, de l’administration, la communication et suivi des recommandations des audits dans le but de garantir la conformité aux principes, gérer les risques de manière proactive et diriger les améliorations opérationnelles. Elle/il est aussi responsable :
- de la réalisation des objectifs opérationnels au niveau du Bureau ;
- de l’encodage les données du log book des véhicules dans le logiciel ;
- du rapportage mensuel des opérations selon le format en vigueur et le rapportage mensuel régulier des inventaires.
Il/Elle sera sous la supervision hiérarchique (technique) du Log Officer et la supervision fonctionnelle du Chef de Bureau basé à Bukavu ou du National Operations Manager selon le cas.
Il /Elle supervise le personnel local engagé dans le domaine de ses responsabilités.
III. Responsabilités
Logistique
* Gestion des achats :
- Établit des contacts avec les fournisseurs, les transporteurs, les autorités gouvernementales compétentes et les autres partenaires de Cordaid.
- Met en place et maintient une chaîne d'approvisionnement structurée de matériaux de haute qualité nécessaires pour les bureaux et les programmes.
* Coordonner Gérer les missions de terrain et les voyages du personnel staff et missionnaires
- Gérer, organiser les missions du personnel et des visiteurs ;
- Mettre à jour le calendrier de missions et le partager avec le staff ;
- Suivre le mouvement des véhicules pour les courses en ville en collaboration avec les chauffeurs ;
- Disponibiliser le véhicule pour les différentes missions, et instruire le chauffeur sur les procédures de mission de Cordaid et lui donner les instructions ponctuelles ;
- Procéder aux réservations de vols et autres moyens de transport (routier, lacustre,) ;
- Coordonner les différentes visites à venir et le protocole des missions ;
- Procéder aux checks de document de voyage des visiteurs (copies de passeport, visas, itinéraire de voyages, lettres d’invitation, termes de référence de missions, ordres de mission) ;
- Faciliter l’acquisition des visas de personnel expatrié en mission pour une longue période de plus de 6 mois et informer la DGM de visites prochaines ;
- Procéder aux réservations d’hôtels pour les visiteurs.
* Assurer la gestion des matériels et équipement
- Tenir l’inventaire des biens et équipements selon les procédures et procéder au contrôle physique 2 fois l’an ;
- Procéder à l’enregistrement des nouvelles acquisitions des équipements dans l’inventaire et dans le module de gestion des inventaires ;
- Mettre à jour la fiche de mise à disposition de biens par service.
* Transport et entreposage :
- Organiser le transport et l'entreposage de matériaux, assurant ainsi l'utilisation rentable et la sécurité des marchandises ;
- Tenir à jour les fiches de stocks.
* Gestion des contrats / Fournisseurs :
- Négociation et maintien des accords de services avec les fournisseurs pour assurer la délivrance rentable des produits de haute qualité ou des services au bon moment et au bon endroit.
- Anticipation des écarts par rapport aux normes et gère les relations avec les fournisseurs.
* Assurer la gestion du charroi automobile et engins
- Tenir les fiches mensuelles d’allocation de carburant par projet pour chaque véhicule (données compilé) suivant les données encodées dans le système ;
- Faire le suivi des fiches d’’entretien ou de réparation des véhicules ;
- Faire le suivi de validité des documents de véhicules ;
- Approvisionner les véhicules et des générateurs en carburant suivant les procédures Cordaid.
* Gestion des locaux
- Coordonner et superviser les travaux d’entretien du bureau et de l’enclos ;
- Faire le suivi de l’entretien des locaux et des différentes réparations au sein de Cordaid ;
- Signaler les différents cas qui nécessitent des réparations ou entretien ;
- Faire le suivi de travaux des jardiniers et des femmes des ménage ;
- Faire le contrôle spontané dans les différents bureaux.
Administration et Ressources Humaines
1. S'assurer que toutes les exigences administratives et la documentation sont en ordre et archivées à Bukavu (Copie de l’accord cadre, copie du certificat d’enregistrement, statut, taxes CNSS, IPR, IRL, contrats du bureau, le suivi du renouvellement des visas des visiteurs etc.).
2. Faciliter l’accueil des visiteurs à Bukavu.
3. Appuyer l’Assistante Administrative - RH basée à Goma dans toutes les procédures relatives aux ressources humaines pour le Bureau de Bukavu (processus de recrutement, suivi de la signature des contrats par l’ONEM, induction/orientation des nouveaux recrus, …) conformément aux directives de Cordaid (et aux exigences des bailleurs, si nécessaire) et en toute transparence,
4. Collecter tous les time-sheets du Bureau de Bukavu et compléter mensuellement la fiche de mouvements du personnel par projet pour transmission auprès de Human Ressources Officer basée Goma.
Secrétariat et réception
1. Superviser l’accueil et l’orientation des visiteurs moyennant le billet d’audience ;
2. Gérer les courriers (E-mail, correspondances diverses) : assurer la réception, l’expédition, le contrôle, l’enregistrement, le dispatching rapide des correspondances internes et externes ;
3. Assurer un archivage cohérent des courriers reçus et traités ;
4. Participer aux réunions hebdomadaires, faire le compte rendu et l’archiver,
5. Tenir à jour un tableau de géolocalisation des partenaires de Cordaid dans la province.
* Rapportage logistique :
Recueillir les informations logistiques et les rapports sur les résultats, les spécificités et les écarts possibles suivant les normes d'information nécessaires, fournir des solutions pour minimiser l'impact des écarts.
Générale
Le/La Assistant( e) Logistique :
* S’engage à respecter le R.E., le code de conduite et les politiques de Cordaid :
- Politique sur la Sécurité et la Sureté,
- Cadre d’Intégrité,
- Code de Conduite pour le staff et les partenaires
- Politique de sauvegarde,
- Conflit d’intérêt,
- Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,
- Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;
- Whistler blower Policy;
* S’engage à assurer la mise en oeuvre optimale des politiques de Cordaid dans le cadre de son travail ;
- Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par Cordaid.
III. Qualifications et compétences
- Être titulaire d’un diplôme universitaire en Sciences Financières et Administratives ou d’un diplôme en Management ou équivalent, et disposer d’une expérience de terrain significative dans le domaine du contrôle de gestion logistique ;
- Avoir une bonne compréhension et les compétences de gestion dans les zones multiculturelles ;
- Avoir au moins 5 ans de travail dans une ONG internationale dans le domaine de la logistique ;
- Avoir une bonne connaissance et expérience des procédures logistiques et des systèmes de planning et contrôle interne des entreprises ou de l'administration publique ;
- Avoir des compétences analytiques et de résolution de problèmes ;
- La connaissance de la mission et les objectifs des programmes, des politiques Cordaid est un atout ;
- Faire preuve des compétences de négocier les prix ;
- Avoir les qualités rédactionnelles à formuler sans ambiguïté les contrats / accords ;
- Avoir une intégrité avérée, un intérêt et une motivation à travailler dans une ONG internationale en en respectant ses valeurs et ses principes ;
- Aptitude à l’écriture et à la communication en anglais et en français est un atout
- Dynamique, entreprenant, ouvert à l’extérieur, capacité de coaching, travailleur d’équipe.
- Avoir des capacités de jugement, maturité et à travailler en équipe et dans des conditions difficiles et d’instabilité
- Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, Internet et autres applications informatiques (obligatoire).
III. Rémunération
Cordaid offre un salaire compétitif avec des conditions secondaires attrayantes.
IV. Procédure de soumission d’une candidature
Les candidatures sont envoyées exclusivement par voie électronique à l’adresse suivante : job.cordaidrdc@cordaid.org ; avec en titre la mention : Recrutement Assistant Logisticien et numéro de l’avis de vacance de poste en précisant le lieu d’affectation du poste
La clôture de dépôt de candidatures est fixée au 18 mars 2021 à 16h00
Les candidatures reçues après ce délai ne seront pas prises en compte. Seuls les candidats sélectionnés seront avertis par mail ou par téléphone.
Le lieu du test et de l’entretien est fonction du lieu de résidence du candidat.
N.B. Envoyez uniquement la lettre de motivation qui explique votre intérêt et illustre brièvement comment vous répondez aux critères décrits ci-dessus (sur base de votre expérience), ainsi que les noms et les coordonnées (e-mail, adresse, numéro de téléphone) de trois personnes de référence et le CV à jour (avec une taille inférieure à 3 Mégabits). Les autres éléments du dossier pourront être fournis par les candidats présélectionnés sur demande de Cordaid. La non-fourniture de ces documents peut entraîner l’arrêt du processus de recrutement ou du contrat.
Les dossiers des candidats (es) devront être complétés par les éléments suivants :
1. Une copie de la carte d’identité ou du passeport ;
2. Copies certifiées des diplômes ;
3. Certificats /Attestations des services rendus ;
4. Attestation d’aptitude physique ;
5. Trois personnes de référence professionnelle (noms, téléphones, adresses complètes).
Pour les candidats présélectionnés, la procédure de sélection inclut un test écrit, une interview et la prise de contact avec les références fournies.
N.B.
- LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES ET A CAPACITES EGALES, ELLES SERONT PRIVILEGIEES. SEULS LES CANDIDAT (E)S REPONDANT AU PROFIL RECHERCHE SONT ENCOURAGE (E)S A POSTULER.
- SEULS LES CANDIDAT (E)S REPONDANT AU PROFIL RECHERCHE SONT ENCOURAGE (E)S A POSTULER ;
- CORDAID N’ACCEPTE AUCUNE FORME DE CORRUPTION.
- L’AVIS DE RECRUTEMENT ETANT LOCAL, LES CANDIDATS RETENUS PRENDRONT EN CHARGE LES FRAIS DE VOYAGE DU LIEU DE RECRUTEMENT AU LIEU D’AFFECTATION.
Fait à Kinshasa, le 03 mars 2021
Pour Cordaid RDC,
Sylvain DUHAU,
Directeur Pays
-----------------------------------------------------
CORDAID RDC
Kinshasa: n°65, Boulevard Tshatshi, Résidence FIKHUSS, Commune de la Gombe (Réf. Secrétariat Général de l’Enseignement Supérieur et Universitaire/Projet PEQPESU) - B.P. 351 Kin I - Tél. +243 991001832 - Email : cordaid.rdc@cordaid.org
Bukavu : N°44, Av de l’Hippodrome, Quartier Nyalukemba, Commune d'Ibanda Tél.: +243 972001620 - Email : cordaid.bukavu@cordaid.org Goma : N°16, Avenue Karisimbi, Quartier Les Volcans, Commune de Goma, Tél : +243 972001622
