Kinshasa

CHAI

Email :chairdcrecruitement@clintonhealthaccess.org

Position: Program Assistant, Malaria

Reports to: Malaria Program Manager and Associates

Location: Kinshasa, DRC

Duration: 1 year (with trial period)

The Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) is a global health organization committed to saving lives and reducing the burden of disease in low-and middle-income countries, while strengthening the capabilities of governments and the private sector in those countries to create and sustain high quality health systems that can succeed without our assistance. For more information, please visit: https://www.clintonhealthaccess.org

In DRC, CHAI provides technical and managerial assistance to the national malaria program (PNLP) in order to accelerate policy changes, ensure sufficient supply commodities, generate demand among health providers and patients and ensure adequate monitoring and troubleshooting mechanisms are in place to track progress. In addition, CHAI is also supporting the national PNLP to identify the bottlenecks and potential solutions in surveillance systems, specifically to improve the collection, reporting, analysis and use of data for programmatic decision-making.

CHAI DRC is seeking for a highly motivated individual as a Program Assistant based in Kinshasa.

Job description:

Activities’ administration

• With each program associate, plan and prepare for workshops, training, and conferences, inviting participants and maintaining attendance lists, source venues, accommodation, travel logistics, etc.
• Compile programs/agenda for all meetings, workshops, training sessions, etc.
• Maintain and manage contact database (targeted groups, stakeholders, other relevant actors)
• Ensure availability of workshop materials, including all necessary documentation, prepare participants/travel list, track activities and experts reporting or contract management;
• Contribute towards updating activities plans and implement activities accordingly.
• Upload program/agenda, attendance lists etc.
• Ensure vehicle logbook is kept and signed by users;
• Take minutes from team meetings;
• Support the PM and Associates in project planning and reporting

• Financial administration
• Support the financial team in regards to cash request and procurement processes, and checking of expense reports and claim forms
• Support the scanning of financial documents

Qualifications, experiences and competencies:

• Candidates should have the following educational background, work experience and skills:

University Degree in Political Science, Development Studies, Project Management, Accounting/Finance, Economics or a related field

Work experience and competencies

• At least one (1) year of professional experience in financial and administrative tasks in a project environment
• Ability to work in an international, multi-ethnic environment;
• Able to work independently and highly meticulous
• Well-developed team player skills
• Ability to maintain attention to detail and to work under the pressure of rigid deadlines and conflicting priorities
• Ability to communicate detailed accounting information clearly and concisely, both verbally and in writing
• Ability to participate as a contributing member of an international and customer-oriented team
• Strong computer literacy, including Microsoft office and Excel in particular.

Application documents:

• Motivation letter
• CV and certificates copies

We only accept applications sent to us by e-mail. Your application must be sent in one single e-mail and with one single pdf document that does not exceed 5MB. We do not accept applications sent in several e-mails or e-mails with multiple attachments, or applications sent by physical mail. Please send your application in English or French by e-mail no later than May 25th , 2021 to the following address: chairdcrecruitement@clintonhealthaccess.org

We only notify candidates who get invited to an interview and we strongly encourage women to apply for the position.

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Position : Assistant Programme, Malaria

Rapporte à : Programme Manager et les Associates

Lieu : Kinshasa, RDC

Durée : 1 An (avec période d’essai)

La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation mondiale de la santé engagée à sauver des vies et à réduire le fardeau des maladies, tout en renforçant les capacités des gouvernements et du secteur privé des pays à créer et maintenir des systèmes de santé de grande qualité. Pour plus d'informations, veuillez visiter : https://www.clintonhealthaccess.org

CHAI en RDC a pour mission principale de sauver les vies des personnes affectées par le Paludisme, le VIH et autres maladies afin d’éradiquer durablement la pauvreté et les maladies dans les milieux défavorisés.

CHAI RDC recherche actuellement un assistant programme hautement motivé pour son programme malaria.

Job description :

Administration des activités programmatiques

• Planifier et préparer en collaboration avec chaque chef de projet les ateliers, formations et conférences, inviter les participants ;
• Maintenir les listes de participants, rechercher les salles de conférences, le logement, les itinéraires et moyens de voyages, etc.
• Préparer l’agenda et les programmes pour toutes les réunions, ateliers, formations, etc.
• Gérer les données de contact (groupe cible, parties prenantes, autres acteurs importants) ;
• Assurer la disponibilité des fournitures pour les séminaires, les documents nécessaires inclus ;
• Préparer les listes de participants et frais de transport, faire le suivi des rapports d’activités des experts et gérer les contrats ;
• Contribuer à la mise à jour des plans d’activités et leur implémentation
• Assurer la gestion du charroi automobile
• Prendre les minutes des réunions de l’équipe
• Assurer l’archivage (dur et soft) des documents programmatiques et la documentation des activités

Administration financière

• Assister l’équipe financière avec les « cash requests », les procédures de « procurement », le contrôle des dépenses et les formulaires de remboursement
• Assister cette équipe avec les scans des pièces comptables

Qualifications, expériences et compétences :
Pour ce poste, les candidats doivent avoir les capacités suivantes :

• BAC+5 au moins dans l’un des domaines suivants : Science politique, Etudes de conflits et développement, Gestion de projet, Sociologie, Economie, Droit, Sciences sociales, ou un autre domaine similaire
• Expérience de travail :
• Au moins un (1) an d’expérience professionnelle dans l’administration et les finances dans le cadre des projets
• Capacité de travailler dans un contexte international et multi-ethnique
• Capacité à travailler indépendamment et de façon assidue
• Haute capacité à travailler en équipe
• Capacité à maintenir une grande attention aux détails et à travailler sous la pression des délais rigides et des priorités concurrentielles
• Capacité de communiquer les informations comptables d’une manière exacte, claire et précise verbalement et par écrit
• Capacité de fournir un bon service à des équipes internationales
• Très bonne maitrise de l’informatique et des logiciels, Microsoft Office inclus et Excel en particulier

Documents de candidature :

• Lettre de motivation
• CV et copies des principaux diplômes

Nous n’acceptons que les candidatures qui sont envoyées par courriel. Vous devez envoyer votre candidature dans un seul courriel et dans un seul document PDF qui n’excède pas 5MB. Nous n’acceptons pas les candidatures envoyées dans plusieurs courriels et avec plusieurs attaches, ni les candidatures envoyées par courrier postal. Veuillez nous envoyer votre candidature en Anglais ou Français par e-mail au plus tard le 25 Mai 2021 à l’adresse suivante : chairdcrecruitement@clintonhealthaccess.org

Nous ne notifions que les candidats qui seront invités à une interview et nous encourageons les candidatures féminines.