Kinshasa

Chemonics GHSCTA

Chemonics International Inc.

Job Description

JOB TITLE: Administrative Assistant

SUPERVISEUR : HR Manager, GHSC-TA FTO DRC

LIEU DU POSTE : Kinshasa

PROJECT: USAIDGlobal Health Supply Chain – Technical Assistance (GHSC-TA) Francophone Task Order (TO)

Contexte :

Le projet GHSC-TA FTO répond aux besoins de l'assistance technique de l'USAID, des autres organismes de l'USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG) et d'autres entités dans tous les éléments de la santé (p. Ex. paludisme, planification familiale, VIH / SIDA, la tuberculose, la santé maternelle et infantile, etc.) et représente un mécanisme par lequel l'USAID offre une assistance technique mondiale axée sur les produits de santé dans:

• Renforcement des systèmes d'approvisionnement du pays, et
• Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

La coordination francophone GHSCTA apportera l’assistance Technique pour le renforcement des capacités des chaines d’approvisionnement au niveau régional, national et provincial au Congo Démocratique, Sénégal, Benin, Haïti et soutiendra la Mission de l’USAID en Afrique de l’Ouest à Accra au Ghana. En outre, cette coordination élaborera un plan visant l’amélioration du système de distribution des intrants et des produits pharmaceutiques potentiellement nécessaires pour lutter contre les maladies pandémiques dans les pays concernés par le programme.

En RDC, l'assistant administratif relève du Responsable des ressources humaines et est chargé de soutenir le personnel du projet dans tous les aspects de l'administration du projet.

1. Tâche principale

L'assistant administratif est chargé de fournir un soutien opérationnel et administratif efficace au personnel du projet en RDC.

2. Tâches spécifiques :

Administration

• Maintenir les systèmes administratifs, y compris, mais sans s'y limiter, les journaux de communication et les systèmes de classement (à la fois électroniques et papier).
• Assister l’Administration du bureau dans l’accueil des visiteurs et la réception des courriers et assurer leur orientation vers les destinataires indiqués
• Assurer l’enregistrement des courriers reçus et expédiés
• Préparer les correspondances administratives.
• Recevoir, accueillir et orienter les visiteurs

Ressources humaines

• Assister le responsable des ressources humaines avec l’archivage des documents et la maintenance de SharePoint en conformité avec les politiques et procédures de Chemonics
• Assister le responsable des ressources humaines afin d’assurer la conformité et complétude des dossiers du personnel
• Aider le responsable des ressources humaines à préparer les ébauches et avenants aux contrats de travail
• Recevoir les doléances du personnel sur les conditions des soins médicaux et les soumettre au responsable des ressources humaines et assister à l’élaboration de la liste consolidée des employés et de leurs dépendants à la fin de chaque quinzaine du mois
• Assister le responsable des ressources humaines dans la création et la compilation des dossiers du personnel des nouveaux employés en utilisant la Checklist des éléments constitutifs du dossier
• Partager avec les nouvelles recrues les valeurs, missions, politiques de Chemonics, (manuel du personnel et package d'accueil)
• Assister dans le recrutement du personnel, la publication d’offres de postes, et de maintien du vivier RH pour les campagnes provinciales.
• Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct.

Operations

• Participer aux opérations quotidiennes du projet, au besoin, en ce qui concerne l'entretien et les réparations du bureau et la fourniture de fournitures de bureau.
• Aider le personnel du projet à organiser les voyages, les visas, l'hébergement à l'hôtel, les horaires des conducteurs de projet et les agents des douanes pour tous les voyages liés au projet.
• Aider à la préparation de dossiers liés aux opérations du projet à la demande du responsable de bureau.
• Maintenir les systèmes administratifs, y compris, mais sans s'y limiter, les journaux de communication et les systèmes de classement (à la fois électroniques et papier).

Finances

• Tenir sur demande du DFO, la petite caisse du projet
• Gérer la petite caisse, y compris : le journal, la distribution, les reçus et le rapprochement.
• Compléter les autres petites tâches administratives au besoin. 
• Photocopier et numériser les documents comptables.

Competences et qualifications exiles:

• Diplôme universitaire en ressources humaines, sciences administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparenté
• Minimum de 2 ans d’expérience ; Expérience de l'USAID souhaitable
• Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l'anglais est un atout
• Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à gagner le respect et la confiance des homologues, le personnel, et les clients
• Excellent faculté d'organisation, rigueur et précision
• Être intègre, honnête et digne de confiance
• Forte capacité d'apprentissage et d'adaptation

COMMENT POSTULER :

La date limite pour envoyer les candidatures est fixée au 18 octobre 2021 à 17 h 00 et le candidat est prié d’envoyer son CV et sa lettre de motivation en utilisant le lien suivant : https://forms.gle/MJ8ndv5nbTKveWzY8
Les candidatures intéressantes seront retenues et convoquées au fur à mesure que les dossiers sont déposés.  Seuls les candidats retenus seront convoqués pour les tests d’embauches.

Chemonics est un employeur garantissant l'égalité des chances et l'action positive et ne fait aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d'emploi. Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'état matrimonial, le handicap, le statut de vétéran protégé, les informations génétiques, l'âge ou d'autres caractéristiques légalement protégées.

Nous encourageons vivement les candidatures féminines à envoyer leurs demandes.

Fait à Kinshasa, le 01 Octobre 2021