Assistant (e) Exécutif/ve
AVIS DE RECRUTEMENT
Titre du poste : Assistant (e) Exécutif/ve
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux ans
Lieu d’affectation : Kinshasa
Grade : PG 9
Date d’entrée en fonction : A fixer
Contexte et mission
L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le poste d’Assistant (e) Exécutif/ve. C’est un recrutement qui est fait au niveau national pour le compte de l’Administration de L’IITA RD Congo/Kinshasa.
L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la famine, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, l’IITA contribue à l’amélioration des moyens de subsistance, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, à la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre du Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole (CGIAR), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.
Pour plus d'informations sur l'IITA, veuillez visiter le site https://www.iita.org/
Résumé de la position
L’assistant (e) Exécutif/ve sera sous la supervision du Manager de projet et aura la responsabilité de lui apporter un soutien efficace afin de garantir un bon fonctionnement du projet et l’exécution des programmes. Cela comprend toute assistance administrative, logistique, et de la gestion d’informations du programme du Manager du projet, et d’autres membres du personnel technique, ainsi que la planification et la coordination des activités (réunions, système de suivi, ateliers, budgets de voyage, etc.).
Responsabilités
L’assistant (e) Exécutif/ve aura à s’acquitter des tâches suivantes :
Secrétariat
- Planifier des réunions, des rendez-vous et gérer l’agenda du Manager de projet.
- Recevoir les visiteurs du Manager de projet au bureau
- Accuser réception de la correspondance et des rapports, et rédiger des versions de correspondance à signer.
- Maintenir et mettre à jour les listes de partenaires et autres personnes de contact.
- Développer et maintenir un système de suivi efficace pour la gestion des activités du gestionnaire de projet.
- Traiter et orienter les lettres et colis ou livraisons.
- Coordonner la traduction, la correction et l’édition des documents au besoin.
- Organiser les déplacements du Manager de projet.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions organisées dans le cadre des activités du Manager de projet.
- Rédiger des présentations PowerPoint à soumettre au gestionnaire de projet, selon les besoins.
Gestion de projet
- Assurer le suivi de la liquidation des avances de trésorerie et des avances de voyage du Manager de projet et des autres personnes participant aux activités.
- Maintenir le registre des actifs du projet.
- Gérer le registre des risques et suivre la mise en œuvre des recommandations.
- Coordonner les audits internes et externes du projet.
- Coordonner toutes les opérations administratives du projet y compris la planification des réunions, la rédaction de lettres/rapports, la planification des réunions et la coordination des déplacements
- Développer et maintenir un système de classement pour tous les documents sous forme électronique ou imprimée.
Gestion de programme
- Fournir un soutien au Manager de projet dans la gestion des partenaires, y compris le suivi des paiements et des rapports des partenaires.
- Surveiller les budgets des projets, en effectuant un examen mensuel et en soumettant des rapports au Manager de projet
- Participer à la compilation des rapports techniques mensuels, trimestriels et annuels des activités du projet
- Travailler avec le PDAU et le département financier sur le traitement et la soumission des rapports financiers et techniques aux bailleurs de fonds.
- Assurer la liaison entre le PDAU et le bureau national et régional pour les questions administratives du projet.
- Surveiller les rapports mensuels entre le PDAU et les donateurs, ainsi que les partenaires et fournir des mises à jour au Manager de projet.
- Effectuer toute autre tâche reliée aux activités du projet et à l’administration des projets supervisés, tel que déterminé par le Manager de Projet.
Expérience, formation et compétences
Le candidat, de nationalité congolaise, devra remplir les conditions ci-après :
- Avoir un diplôme du niveau supérieur (BAC+5) en administration, ou domaine similaire ;
- Avoir une expérience éprouvée d’au moins 5 ans dans le domaine, de préférence dans une organisation ou ONG internationale ou un projet financé par les bailleurs des fonds internationaux ;
- Avoir une connaissance avancée des programmes bureautiques de base (à savoir MS Office, Excel ; internet) ;
- Avoir la capacité et l’expérience de travailler dans un environnement diversifié et multiculturel avec plusieurs nationalités ;
- Avoir d’excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit en français et en Anglais ;
- Être capable de travailler avec le minimum de supervision ;
- Avoir de très fortes capacités de travail (en équipe et autonome) ;
- Être non conflictuel et avoir l’esprit d’initiative ;
- Être loyal et digne de confiance ;
- Accepter le cas échéant de travailler sous pression.
Composition du dossier et dépôt des candidatures
Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation d’une page maximum, d’un CV actualisé avec trois personnes de référence (avec leurs contacts téléphoniques et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de Monsieur le Représentant Résident et envoyés en ligne à l’adresse iita-kinshasa@cgiar.org au plus tard le 15 mars 2022 à 16 heures.
N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines sont encouragées.
Fait à Kinshasa, le 22 février 2022
Administration
IITA-Kinshasa
