Kinshasa

MSI RD Congo

TDR – Senior Manager des Opérations

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Senior Manager des Opérations MSI RDC

Sous la responsabilité de : Directeur des Opérations

Années d’expérience requises : Au moins 5 ans d'expérience dans un poste de management, avec une expérience d’au moins 3 ans d'expérience à plein temps à un poste de Suivi &Evaluation et Recherche ou d'analyse statistique.

Lieu : Kinshasa

Responsabilité budgétaire ? Non

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI 

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2021, 34.4 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 17,3 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 14.1 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 6.6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 39 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu.

Le modèle d’intervention assez unique constitué des équipes mobiles, des Maries Stopes Ladies (MSL) et un centre a permis à MSI RDC d’adapter ces modèles aux réalités de ses zones d’intervention. Chaque équipe mobile est constituée d’un chauffeur, de deux prestataires qualifiés et d’un agent communautaire qui gère la création de la demande au sein de la communauté. Les MS Ladies sont des infirmières ou des sage-femmes qui travaillent au cœur des communautés, et le centre MSI est une clinique et un canal d’offre se service incontournable pour témoigner de notre engagement envers l’excellence de nos services en santé sexuelle et reproductive abordables, d’une qualité assurée, complets et sécurisés.
Hormis le modèle de prestation susmentionnés, MSI RDC est un partenaire de mise en œuvre apprécié du ministère de la Santé, avec lequel MSI RDC travaille en étroite collaboration à travers tous ses projets et canaux de prestation de services en partenariat au niveau national, provincial, du district et de l'établissement. Dans le cadre des projets sélectionnés, MSI RDC travaille avec le gouvernement pour former les prestataires de santé publique à la prestation de services de PF, spécifiquement la fourniture de méthodes de PF à longue durée, à la prévention des infections, à la gestion des urgences médicales liées à la prestation de PF, à la gestion des effets secondaires et à la clarification des valeurs et à la transformation des attitudes (CVTA).  

La Fonction

Relevant du Directeur des Opérations, ce rôle de Senior Manager des Opérations a pour but d'assurer le leadership et la coordination des activités liées aux opérations de MSI RDC, de développer une vision stratégique pour suivre et évaluer la mise en œuvre des activités/projets  en assurant la collecte et l'analyse de données de tous les canaux du pilier 1 de prestations de MSI RDC dans les provinces d’intervention et en facilitant la diffusion et l'utilisation des données afin d’informer le département des opérations,  les acteurs socio-sanitaires , les partenaires techniques et financiers œuvrant dans la zone ainsi que les parties prenantes externes, pour une amélioration continue dans l’atteinte des objectifs du programme pays  et une gestion adaptative.

Basé à Kinshasa, le Senior Manager des Opérations supervisera directement le travail des Channels Leads , les Managers Régionaux et l’Assistant des Opérations. Il travaillera en étroite collaboration avec le personnel financier basé en province. Des déplacements fréquents partout en RDC sont à prévoir

Le Senior Manager des opérations appuiera le/la Directeur/Directrice des Operations dans la réalisation des taches sur le terrain et le suivi soutenu de la performance de tous les canaux du pilier 1 de prestation a un rythme régulier et proposera, ensemble avec les Channels Leads des solutions de redressement en cas de sous performance. 

Avec une compréhension du marché local, du comportement des clients et des prestataires, le Senior Manager des Opérations devra veiller à la gestion de la performance, planification des activités, rapportage des bailleurs des fonds et interne de MSI RDC.  Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres départements (médical, marketing, finances) et servira de pont entre le département des Opérations et Programme via le Responsable Evidence et Impact de MSI RDC car.

Il / elle sera responsable du contrôle qualité des données provenant des Channels Leads et en lien avec le système de collecte d’information de MSI RDC et le Système National d’Information Sanitaire.  En outre, Il/elle met en œuvre le plan de suivi et d'évaluation, y compris le suivi de la fidélité de mise en œuvre des activités planifiées par les Channels Leads, l’évaluation formative des différentes activités par des collectes de données quantitatives aussi bien que qualitatives.  

Le Senior Manager des Opérations devra piloter le processus de planification des activités de tous les canaux du pilier 1 de prestation du pilier 1 en collaboration avec les Channels Leads et le Manager Régionaux. Il/elle participe à la planification trimestrielle et annuelle (Business Plan) du programme et veille à l’atteinte des résultats fixés des canaux.

Il / Elle est le répondant du département des Opérations auprès des autorités politico administratives et sanitaires et autres acteurs locaux et dans les différents forums au niveau nationale de la RDC. 

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Des déplacements fréquents partout en RDC, où MSI exécute ses activités sont à prévoir. Des déplacements à l’extérieur du pays sont également possibles.

Présentation du rôle et responsabilités principales

Suivie et Evaluation

• Assurer la mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation des activités, y compris la planification de toutes les collectes et analyses de données nécessaires.
• Superviser et contribuer directement au développement et à la mise en œuvre des outils et systèmes de S&E afin d'améliorer la capacité à collecter, interpréter et agréger les données qui permettent de suivre les progrès tangibles et mesurables vers les résultats du programme pays.
• Soutenir la conception et la mise en œuvre des enquêtes et des autres composantes du système de suivi et d'évaluation du programme.
• Développer des méthodes quantitatives et qualitatives de haute qualité et des méthodologies participatives pour contrôler la qualité du département des opérations en termes de performances et de résultats ; concevoir des mécanismes de retour d'information appropriés pour évaluer si les approches mises en œuvre par les canaux sont efficaces.
• Veiller à ce que les résultats de toutes les activités de suivi, d'évaluation et d'enquête soient réintégrés dans tous les canaux du pilier 1 d’offre des services de MSI RDC et diffusés aux parties prenantes pour des ajustements continus du programme pays.
• Fournir des rapports de haute qualité et dans les délais, y compris la documentation des cas de réussite, l'analyse des données pour le calcul des indicateurs, le résumé des résultats qualitatifs.
• Effectuer toutes autres tâches concourant aux objectifs du départements des Opérations confié par la direction, le superviseur et les autres départements de MSI RDC
• Faire la triangulation hebdomadaire et mensuelle entre les services et le stock en coordination avec le Senior manager des systèmes d’informations et la logistique ;
• S’assurer que les systèmes de données sont conformes aux meilleures pratiques de MSI pour confirmer la validité des données et des résultats ;
• Partager le rapport hebdomadaire et mensuel de triangulation entre les services et le stock au Directeur des Opérations.

Stratégies et planification

• Prendre connaissance de l'expérience de MSI dans d'autres pays et faciliter l’exécution des meilleures pratiques ;
• Contribuer à l’élaboration du planning annuel, les stratégies, les budgets et les projets afin d’atteindre les objectifs de l’organisation
• Participer à l'élaboration des plans stratégiques, de travail, d'approvisionnement et de communication ;
• Contribuer à la mise en œuvre des stratégies innovantes et spécifiques à chaque canal pour rendre tous les canaux du pilier 1 plus performants et efficients ;
• Mettre en place avec les autres départements des mesures correctrices pour toutes les questions de sous performance, et diriger un processus d'apprentissage continu afin d’atteindre les objectifs dans tous les canaux du pilier 1 ;
• Participer à l’élaboration des stratégies spécifiques pour atteindre les clients à haut impact (les plus vulnérables, les nouvelles utilisatrices) ;
• Partager les expériences du terrain pour appuyer le SMT dans les réorientations stratégiques à suivre ;
• Organiser l’analyse mensuelle des résultats des canaux en vue d’étayer les commentaires envoyés à Londres ;
• Contribuer à la rédaction des rapports pour les bailleurs.

Gestion opérationnelle des canaux :

• Veiller à l’efficience de nos services notamment en assurant un cout par couple année protection (CAP) conforme à nos engagements bailleurs, et aligné sur les meilleures pratiques ;
• Coordonner avec le Manager Régionaux l’approvisionnement et la gestion de la logistique pour tous les canaux du pilier 1 d’offre des services dans les zones d’intervention de MSI RDC ;
• En collaboration avec les Managers Régionaux et les Channels leads, regrouper et valider les besoins logistiques de tous les canaux du pilier 1 d’offre de service et suivre les approvisionnements ;
• Recevoir des Channels Leads, le planning mensuel des équipes mobiles et des MSL des zones d’intervention ;
• Assurer l’exécution des plannings à travers des supervisions régulières et inopinées ;
• Veiller à la continuité de l’offre des services de planification familiale et des autres soins de santé sexuelle et reproductive dans tous les canaux du pilier 1 du pilier 1 d’offre de service ;
• Assurer la conformité avec les exigences des bailleurs pendant la mise en œuvre des opérations ;
• Veiller à ce que nos canaux s’alignent sur les recommandations et règles des modèles de succès développés au niveau global ; 
• Organiser la réunion mensuelle de suivi de la performance des canaux en coordination avec les autres départements et avec l’appui du Directeur des opérations ;
• Participer à l’identification de manière continuelle les opportunités pour l’extension de la couverture géographique des équipes mobiles, des MSL et des centres (selon les cas échéants) ;
• Veiller à la mise en œuvre des recommandations issues des études et des recherches et adapter l’offre de services à la disponibilité et aux besoins spécifiques des clients ;
• Assurer la mise à échelle des canaux d’offre de service conformément à nos engagements bailleurs et la disponibilité de fonds ;
• Fournir régulièrement les rapports de missions et d’activités avec un plan d’action clair et partagé.

Gestion Administrative et financière

• Veiller au respect du calendrier de rapportage (justifications, services, stocks)
• Veiller à la rédaction des rapports de supervision des activités effectués par les Channels leads et des rapports mensuels des activités de chaque canal.
• Coordonner la gestion des plannings de formations
• Veiller à la Consolidation et suivi des DA
• Coordonner la mise à Jour et Encodage des données des budgets holders dans le PTBA
• Veiller à l’archivage des plans d’actions des canaux, des contrats et documents
• Coordonner la gestion des pièces justificatives et/ou pièces comptables des opérations (Complétude et promptitude)

Gestion des équipes

• Contribuer à l’établissement des critères clé de performance des Channels leads, des Managers Régionaux et de l’assistant aux Opérations et participer aux processus d’évaluation des staffs sous sa supervision. 
• Effectuer les visites périodiques de contrôle dans les bureaux régionaux et au sein des sites de prestation de services
• Superviser le personnel sous responsabilité, lui apporter l’encadrement technique nécessaire, établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching, assurer la motivation et assurer le renforcement des compétences sur les procédures et règlements de MSI RDC
• Appuyer les membres de l’équipe du département des Opération à bien comprendre et interpréter les indicateurs et les rapports relatifs aux prestations de service du Pilier 1 qui leur sont destinés ou auxquels ils contribuent 

Gestion sécuritaire :

• Relayer tous les incidents ou situations en liens avec la sécurité au directeur des opérations ;
• En collaboration avec le département logistique et les Managers Régionaux, vérifier le contexte sécuritaire dans nos zones d’intervention avant tous déploiement sur le terrain ;
• Assurer une veille sécuritaire continue et informer de tout risque potentiel et/ou évolution du contexte.

Qualifications requises

Education/Qualification :

• Diplôme universitaire en gestion de projet, en santé ou Epidémiologie/Statistiques ou démographie
• Formation en marketing communication ou équivalent est un atout majeur.

Expérience

• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste de management, de préférence dans le secteur de la gestion de projet de santé, de planification familiale avec une expérience d’au moins 3 ans d'expérience à plein temps à un poste de Suivi & Evaluation et recherche ou d'analyse statistique.
• Expérience de gestion du personnel et l’évaluation de la performance ;
• Avoir des compétences effectives en gestion des stocks, de solides capacités de gestion de la flotte et des opérations correspondantes ;
• Capacité démontrée à mettre en œuvre un plan de suivi et évaluation pour un projet de santé reproductive
• Capacité démontrée à utiliser les résultats du suivi et de l'évaluation pour apporter des ajustements au projet afin d’améliorer l'efficacité et l’impact du projet
• Connaissance des méthodes statistiques
• Expérience de travail et/ou de collaboration avec le ministère de la Santé en RDC et les différentes autorités sanitaires locales
• Expérience de l’utilisation de HMIS et connaissances nécessaires en matière d'informatique, de bases de données, de logiciels statistiques et d'analyse, en particulier pour les questions liées au suivi et à l'évaluation
• Avoir l’expérience de la gestion d’une équipe et de la motivation d’une équipe grâce à des techniques de gestion et, si cela fait partie du plan d’affaires convenu, grâce à des incitations axées sur la performance
• Expérience de la constitution et de la motivation d’équipes pour atteindre les objectifs
• Expérience de l’établissement de relations solides avec des entités gouvernementales nationales
• Excellentes capacités orales et écrites de communication en français, connaissance des langues locales (lingala (essentiel), swahili, kikongo et tshiluba sont des atouts) et de l’anglais (atout) ;
• Créatif et stratégique ;
• Volonté de voyager sur le terrain ;
• Esprit d’initiative et de prise de décision, solides capacités à travailler en équipe en valorisant l’apport de chacun ;
• Capacité de travailler indépendamment et sous pression ;
• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Access, Outlook et Powerpoint).

Qualités personnelles

• Etre engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive
• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Etre intègre et honnête
• Avoir un bon sens d’organisation du travail
• Avoir un sens de la rigueur et un souci du détail, tout en ayant de solides capacités d’analyse et de mise en lien
• Capacité de coordonner plusieurs tâches
• Attentif au respect des délais
• Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

Date de clôture : 12 octobre 2024

Poste basé à Kinshasa

Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants

Salaire annuel bruit est de : 53 040 USD – 56 160 USD

Avantages sociaux :

• Couverture santé
• Bonus annuel
• Serevance correspondant à 5% du salaire de base mensuel
• Gratification de fin de l’année en nature
• Prime fourniture scolaire
• Possibilité d’octroi d’un CDI

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une u attestation de bonne vie et mœurs
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire : Formulaire_de_Recrutement_Senior_Manager_Operations

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Candidature Senior Manager des Opérations ».

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le 40 00 22 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail : speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant).