Kinshasa

MSI RD Congo

TDR – Assistant des Opérations.

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Assistant (e) des Opérations

Sous la responsabilité de : Senior Manager des Opérations

Années d’expérience requises : Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire ou une expérience préalable dans un rôle administratif ou de support aux opérations est souhaitée, de préférence dans le secteur de la gestion de projet de santé, de planification familiale, de développement communautaire et / ou du marketing communication ;

Lieu : Kinshasa-RDC

Responsabilité budgétaire ? Non

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI 

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2021, 34.4 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 17,3 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 14.1 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 6.6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 39 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu.

Le modèle d’intervention assez unique constitué des équipes mobiles, des Maries Stopes Ladies (MSL) et un centre a permis à MSI RDC d’adapter ces modèles aux réalités de ses zones d’intervention. Chaque équipe mobile est constituée d’un chauffeur, de deux prestataires qualifiés et d’un agent communautaire qui gère la création de la demande au sein de la communauté. Les MS Ladies sont des infirmières ou des sage-femmes qui travaillent au cœur des communautés, et le centre MSI est une clinique et un canal d’offre de service incontournable pour témoigner de notre engagement envers l’excellence de nos services en santé sexuelle et reproductive abordables, d’une qualité assurée, complets et sécurisés.
Hormis le modèle de prestation susmentionnés, MSI RDC est un partenaire de mise en œuvre apprécié du ministère de la Santé, avec lequel MSI RDC travaille en étroite collaboration à travers tous ses projets et canaux de prestation de services en partenariat au niveau national, provincial, du district et de l'établissement. Dans le cadre des projets sélectionnés, MSI RDC travaille avec le gouvernement pour former les prestataires de santé publique à la prestation de services de PF, spécifiquement la fourniture de méthodes de PF à longue durée, à la prévention des infections, à la gestion des urgences médicales liées à la prestation de PF, à la gestion des effets secondaires et à la clarification des valeurs et à la transformation des attitudes (CVTA). 

La Fonction

L’assistant (e) des opérations assiste le Senior Manager des opérations dans la coordination des différentes activités de son département. Sa responsabilité est d’assurer le suivi des tâches attribuées à chaque membre du département et d’apporter un support dans les tâches administratives et ou de gestion opérationnelle des différents canaux. Il/Elle est chargé(e) également de faire le suivi administratif des activités des opérations auprès des autres départements.

Il/Elle devra assister les opérations quotidiennes de l'entreprise pour garantir le bon fonctionnement des activités. Contribuer à l'efficacité des processus opérationnels en fournissant un soutien administratif et logistique.
L’assistant(e) des opérations devra également veiller à la fluidité des transactions financières en veillant sur la documentation en amont et aval des activités des canaux de prestation, vérifier et traiter les documents des prestataires d’offres de services et partenaires de mise en œuvre. Il/elle devra maintenir un suivi rigoureux des paiements relatifs aux prestations de service en attente et des échéances et veiller à ce que toutes les transactions respectent les politiques internes et les réglementations des bailleurs de fonds.

L’assistant (e) des Opérations met en œuvre les stratégies qui favoriseront l’accès des femmes, y compris les adolescentes et jeunes, a des services de santé sexuelle et reproductive de qualité dans les canaux du pilier 1 MSI RDC.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres départements (Assurance qualité et Développement Médical, marketing, finances) de MSI RDC.

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Il/Elle pourra être appelé à faire des déplacements fréquents partout en RDC, où MSI exécute ses activités. Des déplacements à l’extérieur du pays sont également possibles.

Présentation du rôle et responsabilités principales

L'assistant(e) aux opérations effectuera les tâches suivantes, tout en restant flexible pour assumer de nouvelles responsabilités au fur et à mesure que celles-ci se présentent et en consultation avec le Senior Manager des Opérations.

Stratégies et planification

• Participer à l'élaboration des plans stratégiques, de travail, d'approvisionnement et de communication ;
• Contribuer à la mise en œuvre des stratégies innovantes et spécifiques à chaque canal assigné pour rendre les canaux de prestation des services plus performants et efficients ;
• Faire la situation trimestrielle des matériels/équipements nécessaires au niveau des canaux et en assurer le renouvellement ;
• Collaborer étroitement avec les Channels Leads et le Manager SBCC sur planification et la mise en œuvre des stratégies de référencement des clients afin d'assurer une utilisation maximale des services par les clients.
• Contribuer à la rédaction des rapports d’activités ainsi que des rapports pour les bailleurs.
• Aider à l'optimisation des processus opérationnels et proposer des améliorations.

Gestion opérationnelle des canaux de prestation des services

• Appuyer la bonne gestion de stock des canaux assignés et exercer des contrôles réguliers
• Effectuer des visites ponctuelles et planifiées sur le terrain pour accompagner les canaux dans leurs activités de terrain
• Accompagner les canaux dans les prévisions mensuelles de leurs activités et de leurs besoins
• En collaboration avec le Manager SBCC, faire le suivie des activités de création de la demande et la mise en œuvre des plans d’action
• Analyser la documentation pouvant être sujet de transaction financière (pièce justificative) et identifier des anomalies.
• Traiter les réclamations et résoudre les problèmes liés aux paiements en lien avec les activités des canaux de prestations de service
• Initier les paiements via les plates-formes mises à sa disposition et veiller à leur aboutissement.
• Collaborer avec les autres départements pour garantir une gestion efficace des paiements.

Gestion Administrative

• Suivre et s’assurer du respect du calendrier de rapportage (justifications, services, stocks)
• S’assurer de la documentation des rapports de supervision des activités
• Rédiger les rapports mensuels des activités
• Consolidation et suivi des Demande d’achat et le plan d’activité programmatique des canaux de prestation
• Mise à Jour et Encodage des données des budgets holders dans le plan d’approvisionnement et plan d’activité programmatique
• Archivage des plans d’actions des canaux, des contrats et documents
• Gestion des courriers et organisation des agendas des opérations
• Assurer la gestion et de la complétude de la documentation et la conformité des pièces justificatives des canaux assignés
• Suivi des dossiers opérations vers autres départements (Demandes d’achat, recrutements, commandes etc.)
• Organisation des déplacements des personnes (location, billet d’avion, logement, préparation des missions)
• Assurer la gestion des planning de formations

Suivi et évaluation

• Appuyer le suivi et la mise en œuvre des recommandations des QTA / ACI en collaboration avec les Channel Leads
• Appuyer le suivi et l’application effective des recommandations issues des, réunions, des suivis et supervisions des équipes
• Appuyer les processus d’assurance et amélioration de la qualité et la véracité des données collectées sur le terrain en effectuant des contrôles inopinés (Processus de validation de données trimestriel)
• Faire remonter les informations du terrain, besoins en renforcement de capacité, ruptures de stocks, difficultés etc.

Qualifications requises

Education/Qualification :

Diplôme universitaire en Diplôme en gestion, administration des affaires, Marketing et communication ou domaine connexe.

Expérience

• Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire ou une expérience préalable dans un rôle administratif ou de support aux opérations est souhaitée, de préférence dans le secteur de la gestion de projet de santé, de planification familiale, de développement communautaire et / ou du marketing communication ;
• Connaissance des logiciels de gestion des bases de données.
• Capacité à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec divers interlocuteurs.
• Excellentes capacités orales et écrites de communication en français, connaissance des langues locales (lingala (essentiel), swahili, kikongo et tshiluba sont des atouts) et de l’anglais (atout) ;
• Penseur créatif et stratégique ;
• Esprit d’initiative et de prise de décision, solides capacités à travailler en équipe en valorisant l’apport de chacun ;
• Capacité de travailler indépendamment et sous pression ;
• Notions des systèmes de gestion de stock (souhaitable)
• Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité
• Capacité à travailler sur propre initiative et à planifier son temps pour l’atteinte des résultats
• Fortes relations inter personnelles
• Démonstration d’attention consistante aux détails
• Maîtriser l’utilisation des outils informatiques MS Office (Word, Excel, Access, Outlook et Powerpoint).

Qualités personnelles

Etre engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive

• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Etre intègre et honnête
• Avoir un bon sens d’organisation du travail
• Avoir un sens de la rigueur et un souci du détail, tout en ayant de solides capacités d’analyse et de mise en lien
• Capacité de coordonner plusieurs tâches
• Attentif au respect des délais
• Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

    Date de clôture : 28 février 2025 (minuit GMT)
    Salaire brute annuel : 13 590 à 18 330 USD
    Type de contrat : (contrat local)
    Durée : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Avantages sociaux :

• Couverture santé
• Bonus annuel
• Serevance correspondant à 5% du salaire de base mensuel
• Gratification de fin de l’année en nature
• Prime fourniture scolaire
• Possibilité d’octroi d’un CDI

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une attestation de bonne vie et mœurs
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire : Formulaire_de_Recrutement_Assistant_e_Des_Opérations

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Candidature Assistant(e) des Opérations_2025 ».

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le 40 00 22 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail : speakingup@safecall.co.uk      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant).