Kinshasa

RTSL

DESCRIPTION DE POSTE

Titre du poste : Consultant(e) chargé(e) des Opérations (Operations Officer)

Responsable hiérarchique : Coordonnateur du projet – RDC

Lieu d’affectation : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Type de contrat : Consultance

Organisation / Projet : Resolve to Save Lives (RTSL)

1. A propos de Resolve to Save Lives

Resolve to Save Lives (RTSL) est une organisation américaine de santé publique mondiale dont la mission est de prévenir 100 millions de décès dus aux maladies cardiovasculaires et de rendre le monde plus sûr face aux épidémies. Le programme Prévenir les Épidémies de Resolve to Save Lives travaille en étroite collaboration avec les ministères de la Santé et les instituts nationaux de santé publique en Afrique afin de renforcer les capacités de préparation aux épidémies, d'accélérer la détection et la réponse aux maladies, et d'utiliser les données de manière efficace pour orienter l'action. En complément de son partenariat direct avec les gouvernements, RTSL travaille également avec des partenaires de mise en œuvre, notamment l'Organisation mondiale de la Santé, la Banque mondiale, le CDC américain et le Global Health Advocacy Incubator, pour mettre en œuvre des programmes, prototyper de nouvelles innovations et assurer la durabilité à travers un renforcement de l'appropriation nationale, y compris des allocations budgétaires domestiques.

2. Contexte du projet

S'appuyant sur sa collaboration fructueuse avec la Banque mondiale et l'UG-PDSS dans le cadre du projet REDISSE IV, Resolve to Save Lives (RTSL) fournit une assistance technique ciblée pour soutenir la mise en œuvre et la performance du Projet de Préparation, Réponse et Résilience aux Urgences Sanitaires (HEPRR-MPA / HERPP), mis en œuvre par le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) avec le financement de l'Association Internationale de Développement (IDA).

Le projet vise à renforcer la résilience du système de santé congolais face aux urgences de santé publique, à travers une approche multisectorielle et intégrée Une Seule Santé, traitant les risques sanitaires humains, animaux et environnementaux.

La gestion technique et fiduciaire du projet est assurée par l'Unité de Gestion du Projet pour le Développement du Système de Santé (UG-PDSS), sous l'autorité du Secrétariat Général du Ministère de la Santé Publique, Hygiène et Prévoyance Sociale. Le projet est structuré autour de quatre composantes principales :

• Renforcement de la résilience du système de santé
• Amélioration de la détection des maladies et de la réponse aux urgences
• Gestion et administration du projet
• Réponse d'urgence contingente

Le projet cible huit provinces prioritaires, tout en conservant la flexibilité d'intervenir à l'échelle nationale en cas d'épidémie déclarée.

L'appui de RTSL contribue à l'amélioration des scores de l'Évaluation Externe Conjointe (JEE) et à la performance globale du projet, notamment en termes d'efficience des décaissements, de qualité de mise en œuvre et d'atteinte des résultats.

3. Résumé du poste

Le(la) Consultant(e) chargé(e) des opérations appuie la mise en œuvre efficace des activités soutenues par RTSL en RDC, en assurant une coordination administrative, logistique et opérationnelle solide.

Sous la supervision du Coordinateur de projet, le(la) Consultant(e) chargé(e) des opérations constitue un point focal opérationnel clé entre l'équipe pays et les Opérations Globales de RTSL, en veillant au respect des politiques internes, à la bonne exécution opérationnelle et à un appui efficace aux activités programmatiques.

4. Responsabilités principales

4.1. Administration générale

• Gérer la documentation administrative et les enregistrements auprès des autorités nationales (certifications, renouvellements, obligations statutaires et fiscales).
• Suivre les contrats des prestataires de services et les échéances de renouvellement.
• Appuyer le suivi budgétaire en coordination avec l'agent fiscal local.
• Coordonner les dispositions logistiques pour les réunions, ateliers, conférences et missions.
• Préparer les pièces justificatives financières mensuelles (rapprochements bancaires et de caisse, formulaires d'approbation de paiement).
• Appuyer la gestion du bureau, notamment la maintenance, les fournitures, l'équipement et les services généraux.
• Assurer l'archivage physique et numérique conforme aux standards de RTSL.

4.2. Systèmes, politiques et procédures

• Mettre en place et suivre les systèmes opérationnels (gestion des actifs, voyages, sécurité) et veiller au respect des procédures administratives et opérationnelles de RTSL.
• Adapter et diffuser les politiques et procédures globales de RTSL au contexte opérationnel de la RDC.
• Faciliter la formation du personnel sur les politiques internes et les outils de gestion.
• Appuyer les audits internes et les revues de conformité, selon les besoins.

4.3. Logistique et approvisionnement

• Coordonner la logistique des ateliers, formations, réunions et missions terrain (lieux, hébergement, transport, équipement).
• Élaborer et suivre les plans d'approvisionnement en coordination avec le personnel programmatique.
• Réaliser des achats de faible valeur conformément aux politiques de RTSL.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux (réservations, visas, transferts, remboursements).
• Gérer les relations avec les prestataires (agences de voyage, hôtels, transporteurs) et assurer le traitement des factures dans les délais.
• Analyser les devis pour les biens et services.
• Mettre en œuvre et suivre les politiques de sécurité de RTSL en RDC.
• Fournir un appui logistique aux visiteurs internationaux.

4.4 Suivi opérationnel et reporting

• Suivre les budgets par code de coût et mettre à jour les outils de suivi, notamment Monday.com.
• Produire des rapports opérationnels mensuels à destination des Opérations Globales de RTSL.
• Appuyer la réconciliation des avances, des coûts d'ateliers et des justifications financières.
• Développer et maintenir les systèmes administratifs appuyant l'ensemble des activités programmatiques.

4.5 Appui à la sûreté et à la sécurité

• Surveiller l'évolution de la situation sécuritaire en RDC et alerter le personnel de manière appropriée.
• Collaborer avec les Opérations Globales de RTSL pour assurer le respect des protocoles de sûreté et de sécurité et appuyer les formations pertinentes pour le personnel.
• Signaler tout incident aux Opérations Globales de RTSL et mettre en œuvre les mesures d'atténuation.

5. Profil requis

Qualifications et compétences

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum en Administration des affaires, Administration publique, Management ou tout domaine connexe.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente dans des fonctions d'appui administratif, opérationnel ou financier au sein d'une ONG internationale ou d'un projet de développement financé par des bailleurs.
• Expérience dans la gestion de la conformité administrative et de la documentation auprès des autorités gouvernementales ou réglementaires.
• Expérience dans le suivi budgétaire, la documentation financière et les rapprochements.
• Expérience avérée dans la coordination logistique de réunions, événements ou déplacements.
• Expérience de travail avec des prestataires de services et dans la gestion de contrats.
• Solides compétences organisationnelles avec une grande attention aux détails et à la précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
• Compétences de base en gestion financière, notamment une compréhension des exigences de conformité des bailleurs et de reporting financier.
• Compétences efficaces en communication et en coordination.
• Maîtrise de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) ainsi que des logiciels de gestion de projet tels que Monday.com.
• Haut niveau d'intégrité et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Esprit de résolution de problèmes avec une approche proactive face aux défis opérationnels.
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel.
• Autorisation légale de travailler en RDC.

Langues

• Français : courant (oral et écrit)
• Anglais : niveau de base requis. La maîtrise courante est fortement souhaitée.

6. Conditions contractuelles

• Contrat de consultance initial de 12 mois, renouvelable selon les performances et la disponibilité des financements.
• Rémunération compétitive selon les qualifications et l'expérience.
• Poste basé à Kinshasa avec des déplacements occasionnels vers les sites de mise en œuvre du projet.

7. Candidature

https://job-boards.greenhouse.io/resolvetosavelives/jobs/5193788008

--------------------- VERSION ANGLAISE ---------------------

JOB DESCRIPTION

Position Title : Independent Contractor – Operations Officer

Contract Manager: Project Coordinator – DRC

Duty Station: Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Contract Type: Independent Contractor

Organization / Project: Resolve to Save Lives (RTSL)

1. About Resolve to Save Lives

Resolve to Save Lives (RTSL) is a US-based, global public health organization with a mission to prevent 100 million deaths from heart disease and to make the world safer from epidemics. Resolve to Save Lives' Prevent Epidemics program works closely with Ministries of Health and national public health institutes in Africa to strengthen epidemic preparedness capacity, accelerate disease detection and response, and to use data effectively to inform action. In addition to direct partnership with governments, we also work with implementing partners including the World Health Organization, World Bank, US CDC, and Global Health Advocacy Incubator to implement programs, prototype new innovations, and ensure sustainability through increased national ownership, including domestic budget allocations.  

2. Project Background

Building on its successful collaboration with the World Bank and UG-PDSS under the REDISSE IV project, Resolve to Save Lives(RTSL) is providing targeted technical assistance to support the implementation and performance of the Health Emergency Preparedness, Response and Resilience Project (HEPRR-MPA / HERPP), which is being implemented by the Government of the Democratic Republic of Congo (DRC) with financing from the International Development Association (IDA).

The project aims to strengthen the resilience of the Congolese health system to public health emergencies through a multisectoral and integrated One Health approach, addressing human, animal, and environmental health risks.

Technical and fiduciary management of the project is ensured by the Program Management Unit for Health System Development (UG-PDSS) under the authority of the Secretariat General of the Ministry of Public Health, Hygiene and Social Welfare. The project is structured around four main components:

1. Strengthening health system resilience
2. Improving disease detection and emergency response
3. Project management and administration
4. Contingent emergency response

The project targets eight priority provinces, while maintaining the flexibility to operate nationwide in the event of a declared epidemic.
RTSL support contributes to improved Joint External Evaluation (JEE) scores and enhanced project performance, including disbursement efficiency, implementation quality, and delivery of results.

3. Position Summary

The Consultant – Operations Officer supports the effective implementation of RTSL-supported activities in the DRC by ensuring strong administrative, logistical, and operational coordination.

Under the supervision of the Project Coordinator, the Operations Officer serves as a key operational focal point between the country team and RTSL Global Operations, ensuring compliance with internal policies, smooth operational execution, and efficient support to program activities.

4. Key Duties and Responsibilities

4.1. General Administration

• Manage administrative documentation and registrations with national authorities (certifications, renewals, statutory and fiscal obligations).
• Monitor service provider contracts and renewal timelines.
• Support budget tracking in coordination with the local fiscal agent
• Coordinate logistical arrangements for meetings, workshops, conferences, and missions.
• Prepare monthly financial supporting documents (bank and cash reconciliations, payment approval forms).
• Support office management, including maintenance, supplies, equipment, and general services.
• Ensure proper physical and digital archiving in accordance with RTSL standards.

4.2. Systems, Policies, and Procedures

• Establish and monitor operational systems (asset management, travel, security) and ensure adherence to RTSL administrative and operational procedures.
• Adapt and disseminate global RTSL policies and procedures to the DRC operational context.
• Facilitate staff training on internal policies and management tools.
• Support internal audits and compliance reviews, as required.

4.3. Logistics and Procurement

• Coordinate logistics for workshops, trainings, meetings, and field missions (venues, accommodation, transport, equipment).
• Develop and follow up procurement plans in coordination with program staff.
• Conduct small-value procurements in line with RTSL policies.
• Coordinate national and international travel arrangements (bookings, visas, transfers, reimbursements).
• Manage relationships with vendors (travel agencies, hotels, transporters) and ensure timely invoice processing.
• Review and analyze quotations for goods and services.
• Implement and monitor RTSL security policies in the DRC.
• Provide logistical support to international visitors.

4.4. Operational Monitoring and Reporting

• Monitor budgets by cost code and update tracking tools, including Monday.com.
• Produce monthly operational reports for RTSL Global Operations.
• Support reconciliation of advances, workshop costs, and financial justifications.
• Develop and maintain administrative systems supporting all program activities.

4.5. Safety and Security Support

• Monitor safety and security developments in the DRC and alert staff appropriately
• Collaborate with RTSL Global Operations to implement compliance to RTSL safety and security protocols and support relevant trainings for staff.
• Report all incidents to RTSL Global Operations and implement mitigation measures

5. Required Profile

Qualifications and Competencies

• Bachelor’s degree (minimum Bac+3) in Business Administration, Public Administration, Management, or a related field.
• At least five (5) years of relevant experience in administrative, operations, or finance support roles within an international NGO or donor-funded development project.
• Experience managing administrative compliance and documentation with government or regulatory authorities.
• Experience supporting budget tracking, financial documentation, and reconciliations.
• Proven experience coordinating logistics for meetings, events, or travel.
• Experience working with service providers and managing contracts.
• Strong organizational skills with high attention to detail and accuracy.
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Basic financial management skills, including understanding of donor compliance and financial reporting requirements.
• Effective communication and coordination skills.
• Proficiency in MS Office (Excel, Word, PowerPoint) as well as PM software such as Monday.com.
• High level of integrity and ability to handle confidential information.
• Problem-solving mindset with a proactive approach to tackling operational challenges.
• Ability to work under pressure and in a multicultural environment
• Legal authorization to work in the DRC.

Languages

• French: Fluent (spoken and written)
• English: Basic required. Fluency strongly preferred.

6. Contractual Conditions

• Initial 12-month consultancy contract, renewable based on performance and funding availability.
• Competitive remuneration based on qualifications and experience.
• Position based in Kinshasa with occasional travel to project implementation sites.

7. Application Process

https://job-boards.greenhouse.io/resolvetosavelives/jobs/5193788008