Séminaire au terme des cinq ans du BCECO : « Comment améliorer la gestion des projets dans le futur »

Le Bureau Central de Coordination (BCECO), mis en place le 8 Août 2001 " en tant qu'agence d'exécution des projets de développement financés sur base des ressources extérieures ", fête ses cinq ans d'existence en cette année 2006. Outre les journées " portes ouvertes " qu'il a déjà organisées cette année-ci, le BCECO a organisé ce mardi 17 Octobre 2006, une " journée de réflexion sur cet organisme ".

Ce séminaire était destiné essentiellement aux fonctionnaires du BCECO (50 participants sur un total de 65) et était dans le cadre d'informations, d'évaluations internes en vue d'améliorer les performances de l'agence.

La journée de réflexion s'est proposée un programme ambitieux et courageux. En effet, selon le Directeur Général lui-même, la réflexion devait être de fond et permettre de savoir :
- Si l'organisation et le fonctionnement actuel du BCECO permettent d'atteindre au mieux les objectifs fixés ;
- S'il existe des pesanteurs endogènes et exogènes qui limitent les performances du BCECO et ;
- Si le BCECO est encore important pour le gouvernement à court ou à moyen terme ;
- Si le BCECO a été à la hauteur des attentes de la population, du gouvernement et des bailleurs de fonds

Le BCECO a associé à ce séminaire des représentants du gouvernement de la RDC, des bailleurs de fonds, des agences d'exécution et quelques experts indépendants.

Trois séries d'exposés comportant deux thèmes chacune ont été présentés au cours de ce séminaire.

Le premier exposé, présenté par Monsieur MATATA PONYO Mapon, Directeur Général du BCECO, a porté sur " La problématique de la gestion des projets dans un pays en conflit et post conflit : cas du BCECO ".

Après avoir rappelé la typologie des projets (classement des projets par destination, par la nature, par la taille, par le domaine d'application, par la rentabilité et par le domaine d'intervention), le cycle du projet (identification, préparation, analyse financière, économique et sociale, mise en œuvre et évaluation), les composantes d'un projet et les intervenants dans sa gestion, l'orateur a examiné les mécanismes de gestion des projets de développement en RDC.

A cet égard, il a examiné d'abord la situation qui prévalait avant la rupture de la coopération entre le Congo et l'étranger avant de faire part de l'expérience de la gestion des projets après la reprise de la coopération.

La situation antérieure était caractérisée par un manque criant de coordination effective de la gestion des fonds extérieurs, cela, malgré un mode de gestion partagé entre l'office de gestion de la dette publique (OGEDEP), du Comité de mobilisation des ressources extérieures et les différents ministères.

Les résultats de la phase sous revue ont été globalement négatifs à cause surtout des faits suivants :
- L'interférence des responsables politiques et administratifs dans le processus de passation des marchés et de gestion financière ;
- L'utilisation des ressources du projet à des fins parfois non liées à l'objet ;
- Le changement du personnel impliqué dans la gestion du projet provoqué par des changements réguliers au niveau des différents ministères et institutions bénéficiaires ;
- Conflits parfois ouverts entre les responsables des ministères et des institutions avec les coordonnateurs des projets.

Après la reprise de la coopération en 2001, et malgré la volonté des bailleurs de fonds d'assister la RDC, de sérieuses contraintes étaient visibles et perceptibles et il fallait s'en occuper avec efficacité.

Il s'agissait des contraintes ci-après :
- L'absence des capacités institutionnelles ;
- L'habitude de mégestion des ressources extérieures et, enfin ;
- La tendance à ne pas exécuter les projets dans l'urgence ;
- L'efficacité et la rapidité (time is money).

C'est en vue de lever les trois défis ci-dessus identifiés que le BCECO a été mis en place le 8 août 2001. Le rôle du BCECO, son organigramme, ses activités, ses réalisations et les difficultés auxquelles l'agence a fait face ont été clairement exposés et abondamment expliqués par le Directeur Général du BCECO.

En tant que cheville ouvrière de l'agence et, aussi en tant que témoin privilégié de ce qui se passe actuellement dans son pays, le Directeur Général a proposé, en 20 points, les principaux enseignements à retenir :

Par exemple : L'expertise nationale existe bel et bien même si, dans la plupart des cas, elle doit être remise à niveau pour s'accommoder aux exigences de l'évolution de la technologie. Une fois recyclée, cette expertise est à mesure de rattraper rapidement les niveaux des standards internationaux. Un autre exemple est le laxisme du côté de la justice qui ne punit pas adéquatement les coupables.
Un troisième exemple est le coût de supervision des petits projets de développement communautaires ou de protection sociale est très élevé dans un pays où les infrastructures de transport sont quasi inexistantes. Ce coût peut parfois dépasser le coût du projet si la supervision doit se faire conformément aux exigences de l'art.

Le Directeur Général souhaite la présence du BCECO dans les provinces et l'implication des experts de l'administration publique et d'autres structures bénéficiaires des projets dans tout le processus de passation des marchés allant de l'élaboration des spécifications techniques ou des termes de référence à l'attribution des marchés, ne constitue toujours pas une garantie de transparence. En effet, la fuite des informations des délibérations des différentes commissions est parfois entretenue par des personnes étrangères au BCECO.

Le Directeur Général conclut en proposant de nouveaux termes de référence, une nouvelle mission et, par ricochet, une structuration nouvelle du BCECO cela, à la lueur de ce qui se passe et se passera très bientôt en RDC.

Après l'exposé le Directeur Général, un débat s'est engagé et en voici la substance : Le débat sur l'exposé le Directeur Général a porté essentiellement sur le projet de restructuration du BCECO, lequel inclut entre autres le transfert aux Ministères et agences certaines des activités exercées jusqu'aujourd'hui par le BCECO, sur la continuation du BCECO en tant qu'agence d'exécution des ressources étrangères et sur les conséquences de la décentralisation, décidée par les autorités publiques en faveur des provinces.

Après un fructueux échange de vues, les idées ci-après ont été retenues :

a) Le Directeur Général du BCECO propose le transfert des activités de gestion technique des projets et non toutes les activités ;
b) Puisque les trois défis qui ont milité en faveur de la création du BCECO n'ont pas encore été levés, il n'est que normal que le BCECO continue à fonctionner, en s'adaptant certes aux circonstances du temps et des lieux ;
c) Le souci de la restructuration du BCECO devrait certes concerner l'efficacité, mais devrait aussi porter sur le transfert des valeurs positives acquises et accumulées par le BCECO durant les cinq années de son existence ;
d) BCECO devrait porter une attention particulière et urgente sur l'impact de ses actions sur les bénéficiaires finaux : la population. De cette façon, l'impact des actions du BCECO sur la lutte contre la pauvreté pourrait être mesurée avec clarté.

En conclusion, le modérateur a déclaré que le choix des thèmes a été fort judicieux, que beaucoup de pistes de solution ont été identifiées et proposées, que l'Université de Kinshasa est prête à appuyer le BCECO dans ses activités de recherche et de vulgarisation des résultats des efforts du BCECO.

Le deuxième exposé a été présenté par Monsieur EL HAROUCHY, Directeur Général Adjoint ai du BCECO.

Son exposé a porté sur " La problématique d'une agence d'exécution de projets dans un pays post conflit : cas du BCECO. Bonne gouvernance et lutte préventive contre la corruption ".

Cet exposé était centré essentiellement sur la corruption, cette gangrène anti-développement.

L'auteur propose l'esquisse d'un modèle de lutte contre la corruption. Ce modèle renferme quatre principes qui sont : approche active, approche système, normes et outils professionnels et, enfin mesures de performance et évaluation de la vulnérabilité à la corruption. Ce modèle privilégie donc l'approche active de lutte contre la corruption.

Cette approche active comprend les onze phases que voici : la survenance de la corruption, la révélation de la fraude, l'enquête interne, le traitement, la clôture, l'analyse, l'information interne, le système de contrôle interne, le test et la formation et, enfin, l'audit.

En particulier, certains participants ont demandé des éclaircissements sur un tableau présenté par BCECO et sur les voies et moyens de combattre " la faute de composition ".

En conclusion, les participants ont reconnu la nécessité de mettre en œuvre le canevas proposé par BCECO pour la lutte contre la corruption et d'approfondir la réflexion sur cet épineux problème de lutte contre la corruption.

Le deuxième exposé a été scindé en deux parties respectivement par Monsieur Jean Jacques TSHIMANGA MUKAMBA, Coordonnateur de l'Unité d'exécution des projets BAD placée au sein du BCECO et Monsieur Théophile MATONDO, Directeur Technique du BCECO.

Dans leurs exposés respectifs, deux thèmes principaux ont été développés :

1. Problématique d'une agence d'exécution des projets dans un pays post conflit cas du BCECO (Monsieur Jean Jacques TSHIMANGA)

L'orateur a, d'entrée de jeu circonscrit les activités du BCECO et montré que la réalisation d'un projet comprend trois domaines d'activités :
- Gestion technique ;
- Passation des marchés ;
- Décaissement.

2. Gestion technique des projets de développement par Monsieur Théophile MATONDO, l'ordre l'a introduit en présentant les buts de sa présentation, à savoir :

- Analyser les problèmes techniques rencontrés dans la gestion des projets ;
- Tirer des leçons pour la gestion des projets futurs ;
- Améliorer les capacités de gestion des projets.

Le troisième a été présenté par le docteur Isin Argun et a porté sur le processus de passation des marchés au BCECO.

L'orateur a d'abord rappelé les notions fondamentales de passation des marchés ( accords de crédit ou de dons, directives de passation des marchés portant entre autres sur la transparence, l'économie et l'efficacité, la libre concurrence et l'égalité des chances), le processus de passation des marchés, les garanties et cautions, etc.

Monsieur Isin Argun a ensuite diagnostiqué les problèmes et les difficultés du BCECO : difficultés internes au BCECO comme par exemple, l'inadéquation entre la somme de travail et les ressources disponibles au BCECO, difficultés de publication des avis d'appel d'offres ; difficultés du côté des bailleurs de fonds, par exemple, la multiplicité des services fixant le choix du mode de passation des projets, de longs délais entre la demande et l'attribution des non objections. Difficultés du côté du gouvernement : la non actualisation de la catégorisation des entreprises et des bureaux d'études par l'organe légal d'agrément et non viabilité des listes existantes.

Parmi les difficultés externes, on note entre autres :

* Manque d'entreprise et de bureaux d'études dans l'arrière du pays ;
* Rareté d'entreprises, fournisseurs et de bureaux d'études viables dans le pays ;
* Aucune évidence sur la fiabilité des contrôles effectués à l'entrée de la RDC pour l'Office Congolais de Contrôle (OCC) mandaté par le gouvernement à cet effet. Les attestations de contrôle et de vérification sont souvent monnayées ;
* Inexistence d'un plan d'actions suivi du plan de passation des marchés ainsi qu'un budget consolidé des besoins des ministères et des entités publiques bénéficiaires ; ceci ne permet pas de procéder à des achats groupés et d'avoir de ce fait les meilleures qualité-prix ;
* Accessibilité restreinte et insuffisante aux services bancaires par des soumissionnaires et
* Inexistence d'un circuit bancaire sur toute l'étendue du pays.

Monsieur Isin Argun termine son exposé en formulant des souhaits et en proposant des pistes de solution. Citons quelques suggestions faites par l'auteur :

a) En ce qui concerne le BCECO, citons ceci :

* Etablir une ambiance de confiance mutuelle dans le milieu de travail ;
* Organiser des séminaires de formation en passation des marchés destinés aux entités prenant partie dans les projets gérés actuellement ou à gérer dans l'avenir (Ministères, ALE, ONG, MOD's, Entreprises,etc.) ;
* D'une manière générale, afin de faciliter le suivi des projets, les communications et assurer une présence permanente dans les provinces, créer un bureau de représentation au chef lieu de chaque province de la RDC ;
* S'impliquer davantage dans l'information, en diffusant dune manière périodique auprès des médias, des autorités concernées et des bénéficiaires, les informations sur les réalisations et les actions en cours.

b) Du coté du gouvernement, l'auteur propose entre autres ceci :

* Obtenir des bailleurs des fonds une dérogation sur les conditions de qualification des firmes et entreprises nationales de la RDC du fait de la situation générale qui a prévalu jusqu'à ce jour dans le pays ;
* Préférence en faveur des entrepreneurs régionaux ;
* Revitaliser la société nationale d'Assurances en vue de permettre aux soumissionnaires de souscrire les différentes polices d'assurances requises par les bailleurs de fonds ;
* Restaurer la bonne gouvernance.

c) Enfin, concernant les firmes et entreprises de la RDC, l'auteur formule entre autres les suggestion que voici :

* Accroître la capacité technique par joint-venture ;
* Développer la culture d'achèvement des travaux ; ceci constitue une référence de la firme ou de l'entreprise des marchés et achevés ;
* Entretenir de bonnes relations d'affaires avec le milieu bancaire.

Monsieur Isin conclut son exposé en disant ceci : Afin de favoriser la participation des firmes et des entreprises de la RDC dans les marchés internationaux à financement extérieur, tôt ou tard, une action concertée à 3 niveaux sera indispensable.

Le sixième et dernier exposé a été présenté par Monsieur Xavier Ndusha, Directeur Administratif et Financier ai du BCECO.

Le titre de cet exposé est " Gestion financière des projets : exigences des accords de prêts, dons et état des relations BCECO avec ses partenaires dans l'exécution financière des projets ".

L'auteur a de prime abord rappelé les procédures de gestion applicables aux agences d'exécution de projets, les procédures de déboursement des fonds, les exigences relatives à la conservation des documents comptables, etc.

Ensuite, l'auteur a examiné l'état des relations entre le BCECO et les partenaires au développement (les agences locales d'exécution en particulier) et également parler de la responsabilité des agences d'exécution des projets.

A son tour, le Recteur de l'Université de Kinshasa, le Professeur LUTUTALA, a lu à l'intention de tous, le Rapport Général du Séminaire.

Enfin, le Directeur Général du BCECO, Monsieur MATATA PONYO a clôturé le séminaire en remerciant tous les participants, et surtout le Professeur Bongoy, le Professeur Lututala qui ont rehaussé de leur présence cette manifestation. Il a également rappelé le thème central du séminaire : " Comment améliorer la gestion des projets dans le futur ".

Le séminaire en images

(dr.à g.)Mr Matata Ponyo et le Représentant Résident de la Banque Mondiale

Dr Isin Argun, Expert en passation des Marchés

Professeur BONGOY (avant-plan)

Prof LUTUTALA, recteur de l'UNIKIN

L'assistance