Responsable Administratif et Financier

Responsable Administratif et Financier

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

JOB DESCRIPTION

1. DESCRIPTION DU POSTE - OBJET

Le titulaire du poste est responsable de la gestion administrative et financière, il est le garant de l’établissement des rapports financiers, de la gestion des financements obtenus, de la conduite d’audit conformément aux processus et procédures de Diakonia,  de la gestion des services de ressources humaines et de l’administration du bureau pays.

2. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

a. Responsabilité financière

• Etablir le budget de fonctionnement du bureau et les budgets des projets.
• Gérer le budget de fonctionnement du bureau et les budgets des projets.
• S’assurer de la transmission dans les délais des rapports financiers mensuels et annuels.
• Préparer et envoyer les rapports trimestriels des projets.
• S’assurer d’une tenue correcte des livres de comptes.
• S’assurer que les paiements et décaissements sont réalisés conformément aux règles et procédures.
• S’assurer que le dispositif de contrôle interne est opérationnel.
• Revoir les dispositifs de contrôle interne et proposer des améliorations en cas de faiblesses.

b. Gestion des subventions

• Revoir les budgets des partenaires et s’assurer qu'ils sont conformes aux exigences des          bailleurs en matière de planification, pilotage et d’évaluation
• Recevoir et vérifier les rapports financiers des organisations partenaires et s’assurer qu’ils soient conformes aux exigences du cahier des charges.
• Recevoir et vérifier les états financiers certifiés, y compris la lettre à la direction des partenaires et assurer de sa conformité aux exigences du cahier des charges des bailleurs.
• S’assurer de la résolution des problèmes soulevés lors des audits des organisations partenaires.
• S’assurer que tous les encaissements, décaissements, rapports financiers, outils d'évaluation et les états financiers sont téléchargés dans FixIT (système de gestion de Diakonia)
• Participer au renforcement de la stratégie des entités partenaires relatif aux aspects administratifs
• Identifier et analyser les besoins administratifs et financiers des partenaires en matière de développement.
• Préparer les rapports financiers des subventions et répondre à toutes les requêtes des bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que les partenaires se conforment à la législation national en terme d’enregistrement, de fiscalité, d’assurances et à toutes autres lois en vigueur.
• Assurer un soutien technique et une formation aux partenaires et à leur personnel.

c. Gestion de l’audit

• Faire appel à un consultant pour  des services d’audit en respectant la procédure d’achat.
• Gérer la mission d'audit.
• Transmettre les rapports d’activité et le rapport du commissaire du comptes
• Soumettre des états financiers audités dans délais impartis.
• Télécharger les rapports d’audit et les lettres à la direction dans FixIT.
• Apporter des conseils techniques et un soutien dans la préparation et le déroulement des audits des bailleurs de fonds y compris les échanges avec les auditeurs en cas de points contestés.

d. Administration

• Veiller à l'enregistrement de Diakonia dans le Pays.
• S’assurer de la conformité avec la législation nationale sur l'enregistrement, la fiscalité, les assurances et autres exigences réglementaires en vigueur.
• S’assurer du bon fonctionnement des opérations de front office, y compris de la correspondance écrite.
• S’assurer du respect de la procédure d’achat.
• S’assurer du bon fonctionnement des opérations logistiques, y compris les voyages et l'organisation d'événements.
• S’assurer de la sécurité et de l'entretien des bureaux, ordinateurs et accessoires, du mobilier et des équipements.
• S’assurer de la documentation et du bon fonctionnement du système d’archivage dans FixIT.
• Assurer le suivi du fichier des immobilisations (corrections, mise à jour, etc.)
• S’assurer du bon fonctionnement des technologies de l’information et de communication (systèmes d’information, outils de communication,…)

e. Gestion des ressources humaines

• Veiller au maintien régulier du registre du personnel sur la paie, les congés.
• Veiller à une bonne comptabilisation et gestion de la paie.
• S’assurer que tout le personnel bénéficie des avantages dus conformément au manuel de procédures de gestion des ressources humaines, par exemple les soins médicaux, l’assurance, la retraite, la sécurité sociale.
• Conduire des discussions régulières liés à l’épanouissement du personnel.

f. Effectuer toutes les autres tâches demandées par le Représentant national Diakonia.

3. CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

(Les connaissances, les compétences et les aptitudes peuvent avoir été acquises au cours de la scolarité, d’une expérience antérieure, ou d’une formation).

a. Niveau d’Éducation / Qualifications académiques

• Titulaire au minimum d’une licence (commerce, comptabilité, finances) ou autre domaine pertinent.

b. Formation spécialisée / qualifications professionnelles

• Compétence professionnelle en comptabilité - Chartered / Certified Accountant (CPA, ACCA) ou autre titre comparable / équivalent.

c. Compétences / qualités / Compétences requises

• Une bonne connaissance de la comptabilité et de la tenue des comptes.
• Fort esprit d’analyse en finance et comptabilité
• Connaissance pratique de la comptabilité informatisée, de logiciels et d'applications informatiques.
• Haute intégrité pour être capable de gérer la trésorerie et les opérations de caisse
• Bon relationnel pour être en mesure d’échanger avec des personnes de divers horizons et de différents niveaux de formation.
• Etre minutieux, pour être en mesure d'examiner des documents financiers et autres avant la prise de décision
• Savoir planifier et organiser, être en mesure d'accomplir des tâches, de récupérer et de traiter des informations
• Avoir un bon leadership, avoir la capacité de former et de gérer les relations interpersonnelles.
• Etre capable de revoir des travaux, de planifier et de diriger des formations, des ateliers, des séminaires.
• Etre capable de communiquer en anglais et français, à l’oral et par écrit.
• Etre capable de produire des rapports dans les délais impartis.
• Avoir une grande capacité à rédiger des rapports en français et en anglais.

d. Expérience professionnels

• Un minimum de trois ans d’expérience dans une Organisation multiculturelle, internationale, non gouvernementale et de subvention.
• Expérience dans la gestion des fonds de l'UE.