APPEL D’OFFRES PUBLIC

POUR LA FOURNITURE DE VÉHICULES ET MOTOS DE PROJET 

INTRODUCTION

Dans le cadre de ses activités de lutte contre le paludisme, la pneumonie et la diarrhée, appuyées par MCSP, l’Association de Santé Familiale, en sigle ASF, partenaire de Population Services International (PSI),  lance cet Appel d’offres (ADO) local pour la fourniture de véhicules et Motos de projet.

Toutes les sociétés professionnelles qui répondent aux critères développés dans les termes de référence ci-dessous sont invitées à soumissionner. 

Conformément à ses activités, le soumissionnaire peut présenter une offre pour la totalité ou une partie du marché. ASF/PSI se réserve le droit de traiter les offres au cas par cas, et en fonction de ses appréciations, elle peut retenir un ou plusieurs fournisseurs pour la fourniture  de ces matériels roulants.

Il s’agit des véhicules et Motos de projet -- désignés dans cet appel d'offres («ADO») sous le nom de «biens», sauf là où le contexte exige plus de précision -- devant être utilisés principalement dans les pays en voie de développement.  

Lors de ses achats, ASF/PSI accorde une attention particulière au rapport qualité-prix, tout en mettant toujours un accent particulier sur l’obtention d’un service de meilleure qualité essentielle au succès de ses activités. Cet accent signifie que dans ses opérations, elle accorde une très grande priorité à l’assurance qualité. Les fournisseurs des biens sont soigneusement évalués. Cet ADO, sous réserve de ses termes et conditions, sollicite des offres de sociétés qualifiées, disposant de stocks disponibles ou dans les meilleurs délais, et capables et basées en République Démocratique du Congo, afin qu’elles lui fournissent des services professionnels.

PARTIE I : PROCÉDURES ET DIRECTIVES RELATIVES À LA PRÉSENTATION DES OFFRES

1.0. Introduction

1.1. Transaction et financement.

L’Association de Santé Familiale (ASF) invite les entreprises et organismes compétents, expérimentés et jouissant d’une bonne réputation pour la fourniture de véhicules 4X4 et motos tout terrain d’origine à présenter une offre visant l’obtention d’un marché à prix ferme et fixe dont l’objet est le suivant : 

Fournitures de Véhicules 4X4 et Motos tout terrain en 2 lots, tel que spécifié dans la partie III intitulée « Spécifications techniques».
En vertu du paragraphe précédent, les soumissionnaires auront le choix de présenter une offre pour un ou deux lots figurant à la partie III.

Veuillez soumettre votre offre pour la fourniture des véhicules et motos à Kinshasa  en tenant compte des modalités figurant à la partie III de cet appel d’offres No.2016/FEVRIER/MCSP/3 VEHICULES ET 6MOTOS. L’acheteur de biens est l’Association de Santé Familiale (ASF), organisme non gouvernemental établi à KINSHASA en République démocratique du Congo (RDC), il est partenaire à Population Services International (PSI), une Organisation Non Gouvernementale basée à Washington DC.

1.2. Politiques et directives imposées par les donateurs.

(a) Les procédures d’acceptation des offres et de conclusion des marchés appliquées par ASF/PSI par suite du lancement de cet appel d’offres, ainsi que l’établissement des modalités de sélection des offres et les modalités des marchés, sont basées sur celles imposées par les donateurs ou édictées dans le manuel de procédures d’achat de ASF/PSI.

(b) On rappelle aux fournisseurs qui préparent une offre que ASF/PSI et les donateurs ont pour principe directeur d’optimiser au maximum leurs dépenses. Dans la mesure du possible, les soumissions sont sollicitées en régime de concurrence. Tous les prix font l’objet d’un examen minutieux et (ou) d’une vérification formelle. Nonobstant toute autre disposition de cet appel d’offres, et dans tous les cas où il le juge nécessaire afin d’optimiser ses dépenses, PSI se réserve le droit, à sa seule discrétion, de rejeter toute offre ou d’en négocier les modalités.

1.3. Partie I. 

La partie I, intitulée « Procédures et directives relatives à la présentation des offres », ne fait pas partie des ententes de sélection ni des marchés octroyés. Elle vise uniquement à renseigner les fournisseurs potentiels.

1.4. Définitions et intitulés.

La terminologie utilisée dans cette partie prend le sens précisé dans la section Définitions de la partie II intitulée « Modalités du contrat ». À moins d’être précisé autrement dans cet appel d’offres, toutes les durées indiquées sont en jours civils consécutifs. Les mots « appel d’offres » employés dans ce document désignent celui-ci dans son ensemble, y compris les annexes. Tous les intitulés figurant dans le texte de l’appel d’offres le sont pour des fins de référence seulement et ils ne modifient, ne limitent ni n’annulent en rien le contenu des dispositions.

1.5. Frais de préparation des offres.

Les fournisseurs potentiels ne sont aucunement obligés de préparer ou de soumettre une offre en réponse à cet appel d’offres. S’ils le font, ils assument l’entière responsabilité du risque et des frais. ASF/PSI n’entend pas rembourser les frais engagés à ces fins.

1.6. Examen de l’appel d’offres.

Les fournisseurs potentiels ont l’entière responsabilité d’examiner minutieusement toutes les modalités de cet appel d’offres et de s’y conformer pleinement. Les fournisseurs potentiels qui refusent d’agir ainsi en assument pleinement le risque et les frais. Toute ambiguïté ou toute incohérence apparente entre les dispositions de cet appel d’offres ou entre celles-ci seront résolues au détriment du fournisseur s’il omet de demander des clarifications avant la sélection de son offre.

1.7. Probité et déontologie.

Dans toutes ses démarches d’approvisionnement, ASF/PSI s’efforce d’être conforme aux normes de déontologie professionnelle les plus élevées. Sa politique considère que la corruption et les pratiques frauduleuses doivent être strictement prohibées et ne sont, par conséquent, pas tolérées. En remettant leur offre, les fournisseurs potentiels s’engagent à respecter cette politique et à éviter l’apparence même de la possibilité d’une violation.

1.8. Langue.

Tous les documents soumis en réponse à cet appel d’offres, ainsi que toute correspondance associée à celui-ci, doivent être rédigés en français.

1.9. Demandes de renseignements.

Les demandes de renseignements relatives à cet appel d’offres (ainsi qu’aux offres retournées) doivent être soumises par écrit et envoyées dans un délai suffisant avant la date limite de présentation des demandes de renseignements pour permettre à ASF/PSI d’y répondre adéquatement et en détails. Les demandes doivent être envoyées directement par courriel au Directeur des Opérations, à l’adresse procurement@psicongo.org). ASF/PSI n’est en aucun cas obligé de prendre connaissance de questions soumises en retard ni d’y répondre. 

2.0. Procédure d’approvisionnement : Présentation d’une offre en régime de concurrence

2.1. Appel d’offres.

Cet appel d’offres constitue une invitation lancée à tous les fournisseurs potentiels  à soumettre des offres visant la fourniture des biens décrits spécifiés dans ce document. Il est constitué d’une Page de couverture (1), Introduction (2), de la Partie I, Procédures et directives relatives à la présentation des offres (3), de la Partie II, Modalités du contrat (4), de l’Annexe A, Formulaire de présentation des offres et questionnaire (5), de l’Annexe B, lettre de Certification et d’engagement (6), de l’Annexe C Proposition Financière et (7), de l’Annexe D , Modèle de Contrat. Toutes ces parties figurent à l’appel d’offres et en font partie intégrante.

2.2. Format et contenu des offres.

(a) Toutes les offres doivent être remises sous forme écrite, rédigées en français, signées et datées par un employé autorisé par le soumissionnaire (l’original doit être signé à la main, les signatures numériques ou électroniques étant rejetées). Les soumissionnaires doivent utiliser le Formulaire de présentation des offres figurant à l’Annexe A de cet appel d’offres. Le Formulaire doit être rempli au complet et doit comprendre tous les renseignements exigés. (Remarque : Dans l’éventualité d’une variation entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire a préséance et le total est corrigé en multipliant le prix unitaire par la quantité précisée). Le Formulaire combine la proposition technique et la proposition financière en un même document. Si l’offre est remise par la poste et en mains propres, le Formulaire de présentation des offres, ainsi que tous les documents qui l’accompagnent, doivent constituer un original.

(b) Les offres sont valables durant au moins quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date limite de présentation des offres.

2.3. Réception et ouverture des offres.

(a) Les fournisseurs potentiels pourront envoyer leur offre par courrier, en mains propres et (ou) la faire tenir par un porteur. Aucune offre remise par courrier électronique ou par télécopieur n’est acceptée.  Les offres envoyées par la poste, remises en mains propres ou livrées par messager doivent être expédiées à :   

(b)

Association Santé Familiale (ASF)
Attn : Directeur des Opérations
4630, Avenue de la Science
Gombe, Kinshasa
DRC

No d’appel d’offres : 2016/FEVRIER/MCSP/3 VEHICULES ET 6 MOTOS date limite de réception des offres : 14 Mars2016à 17h00

(b) Pour être examinées, les offres originales doivent être reçues à l’adresse ci-dessus au plus tard à la date limite de réception des offres, soit le 14 Mars 2016 à 12 h00, à Kinshasa, RDC, heure locale. Les soumissionnaires sont entièrement tenus de veiller à ce que leur offre parvienne à ASF/PSI en temps opportun. les offres reçues après la date limite ne seront pas examinées.

(c) Les documents de l’offre doivent être placés dans une première enveloppe, scellée etavec la mention « ORIGINAL ». Cette enveloppe est ensuite insérée dans une seconde enveloppeou dans une enveloppe d’expédition. Les offres reçues seront ouvertes en séance publique le 15 Mars 2016 à 10h, heure de Kinshasa, RDC, au 4630, Avenue de la Science, Gombe, Kinshasa, RDC.  Une fois reçues, les offres seront conservées en sécurité et gardées intactes. Des efforts raisonnables seront faits afin de les protéger contre la perte ou les altérations. À noter que le contenu des offres pourraient être divulgué aux agences partenaires de l’ASF ainsi qu’à son donateur. 

(d) Les offres ne peuvent être altérées, corrigées ou retirées après la date limite de réception des offres, sauf si ASF/PSI, à sa discrétion, autorise la correction d’erreurs de calcul et de transposition ou autres erreurs d’écriture ou fautes mineures, cela dans les cas où ASF/PSI juge de prime abord que ces erreurs peuvent être corrigées de façon concluante. Mis à part les erreurs précisées ci-avant, aucune erreur alléguée par un soumissionnaire ne pourra être corrigée après la date limite de réception des offres.

2.4. Évaluation des offres.

L’évaluation des offres soumises en réponse à cet appel d’offres sera effectuée par une commission ad-hoc composée de membres de l’ASF/PSI. Celle-ci examinera les réponses du soumissionnaire au formulaire à l’Annexe A et les documents joints à l’Appel d’Offre.

Les décisions de la commission seront prises en toute transparence, sur base des critères édictés dans cet appel d’offres, et ne souffriront d’aucune ingérence extérieure.

L’évaluation des offres par la commission est effectuée au moyen d’un processus à  trois étapes telles que décrit ci-dessous :

a. Etape 1 : Contrôle Préliminaire :

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à l’ASF de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de forme de l’ADO :

• L’offre soumise a été reçue par l’ASF avant la date et l’heure limites de dépôt des offres
• L’offre est soumise sous plis fermé sans aucune mention, sur l’enveloppe extérieure, permettant d’identifier le soumissionnaire (Par exemple le nom de la compagnie, le  logo ou tout autre signe ne doivent pas apparaitre sur l’enveloppe extérieure)
• La validité de l’offre est d’au moins quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite de dépôt des offres, à savoir le 14 Mars 2016
• L’offre contient le formulaire de l’Annexe A dument rempli 
• La lettre de certification et engagement de l’annexe B est signée par la personne habilitée à engager l’institution. Toute lettre présentée dans un format autre que celui repris l’annexe B sera rejetée.
• Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité (copie notariée du RCCM et copie notariée de Identification nationale)
• Au moins trois copies de contrat ou bons de commande ou autres documents de marchés probants, signées et cachetées par les deux parties);

ATTENTION : ASF se réserve le droit de rejeter toute offre jugée non-conforme à l’un des critères ci-dessus. Une offre rejetée à cette étape ne sera pas considérée pour une évaluation technique.

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