3. DESCRIPTION DES TACHES AU SEIN D'UMOJA DEVELOPPEMENT DURABLE
3.1. COORDINATION DES PROJETS
- Coordonner et assurer la mise en œuvre de l'ensemble des activités des projets de l'organisation ;
- Assurer la planification annuelle, trimestrielle, mensuelle et hebdomadaire des activités à réaliser et des résultats attendus ;
- Assurer l'évaluation périodique des activités planifiées et réalisées ainsi que des résultats obtenus;
- Superviser l'organisation, la mise en œuvre et veiller à la qualité des résultats ;
- Travailler en étroite coordination avec les instances de l'organisation ;
- Renforcer la communication sur la mise en œuvre des projets ;
- Apporter une expertise pour l'amélioration des outils d'information, de formation, d'animation, de sensibilisation et d'appui conseil aux entrepreneurs ;
Proposer de nouvelles orientations, en termes de services, public-cible, zones et modalités
d'intervention, accès au crédit, etc. pour le développement des projets de l'organisation.
3.2. Gestion du personnel
- Animer, encadrer et superviser les ressources humaines de l'organisation ;
- Superviser et collaborer étroitement avec le(s) animateurs et autres staffs de différents projets
de l'organisation;
- Assurer la gestion, l'encadrement, la formation et évaluation du personnel;
- Identifier les besoins individuels et collectifs, proposer une politique de formation du personnel
au CA et assurer sa mise en œuvre le cas échéant;
- Promouvoir la professionnalisation, la concertation et la transversalité entre les agents au sein des projets en vue de faire émerger de nouveaux projets pertinents au sein de l'organisation;
- Faire rapport mensuellement au Conseil d'Administration de la gestion du personnel.
3.3. Gestion administrative et financière
- Veiller régulièrement à la mise en place, au suivi et à l'évaluation des outils de gestion de chaque
projet mis en œuvre dans le respect des exigences des bailleurs des fonds ainsi que pour les fonds propres de l'organisation ;
- Superviser le travail administratif et financier en étroite collaboration
avec l'assistant(e) administratif et financier ;
- Autoriser les dépenses courantes dans le respect des prévisions validées par le Conseil d'Administration;
- Solliciter périodiquement auprès du Conseil d'Administration, l'approvisionnement des caisses de différents projets après envoi et validation des demandes des fonds ;
- Présenter mensuellement, en collaboration avec l'assistant(e) administratif
et financier, un rapport technique et un rapport financier pour chaque projet mis en œuvre suivant le format de chaque bailleur des fonds et ainsi que pour les fonds propres de l'organisation accompagné des justificatifs originaux et une prévision budgétaire mensuelle (accompagnée d'une planification
technique) pour chacun de projets concernés et suivant les plans de travail et exigences de différents bailleurs des fonds ainsi que les procédures de l'organisation.
1.4. Reporting
- Assurer trimestriellement, la planification ainsi que le reporting technique et financier de l'ensemble des projets mis en œuvre au sein de l'organisation;
- Produire et transmettre des rapports narratif et financier annuels à soumettre au Conseil d'Administration pour approbation, dans les quinze jours qui suivent la clôture de l'exercice social de l'organisation ainsi que tout autre rapport ad hoc.
1.5. Développement de nouveaux projets
- Identifier des opportunités de financements tant locales qu'internationales, et proposer de nouveaux projets au Conseil d'Administration avant de les soumettre aux bailleurs de fonds ;
- Rechercher et obtenir de nouveaux partenariats (gestion des projets, prestations des services,...) pour le développement des activités de l'organisation ;
- Assurer la préparation des documents de formulation des projets et des demandes des financements aux bailleurs de fonds, en étroite collaboration avec le Conseil d'Administration et les partenaires concernés;
- Assurer le plaidoyer et la défense des projets déposés aux bailleurs de fonds avec l'appui du Conseil d'Administration;
- Informer le CA d'UDD de toute démarche possible auprès des bailleurs afin d'assurer une cohérence d'actions.
1.6. Représentation
- Représenter l'organisation auprès des autorités locales, provinciales et internationales ainsi qu'auprès des bailleurs de fonds en étroite collaboration avec le Conseil d'Administration;
- Maintenir et développer des relations de collaboration dans le cadre des projets en cours et à développer, avec les partenaires locaux et internationaux ;
- Assurer une communication claire en interne et à l'extérieur tant sur l'organisation que sur les projets - en cohérence avec le Conseil d'Administration ainsi qu'une présence médiatique
régulière des réalisations de l'organisation dans les médias ;
- Veiller en permanence au respect des engagements de l'organisation, à son intégrité et à son image.