Nord Kivu ()

Virunga Energies SAU

AO- N° : 09-VESAU-2025 - Appel d’offres pour la Fourniture des matériels électriques pour les raccordements des clients, la maintenance et entretiens des lignes et centrales électriques au Nord-Kivu.

1. Référence de la publication 

VIRUNGA ENERGIES SAU, est une société qui développe, construit et exploite des centrales hydroélectriques et leurs réseaux de transport et de distribution connexes autour du parc national des Virunga situé au Nord-Kivu, en République démocratique du Congo (la « RDC »). Son but et sa mission comprennent la fourniture d’électricité à des clients résidentiels et commerciaux.

Dans le cadre de ses activités au Nord-Kivu, VIRUNGA ENERGIES SAU cherche des fournisseurs capables de fournir des matériels pour les raccordements de ses clients, la maintenance et l’entretien de ses lignes et centrales électriques.

2.Objet du marché

Le présent avis du marché concerne la fourniture des matériels ci-après :

Lot 1 : Poteaux, armatures et Câbles électriques
Lot 2 : Compteurs et Accessoires
Lot 3 : Matériels pour l’éclairage publique
Lot 4 : Outillage
Lot 5 : Ready Box
Lot 6 : Sectionneurs des Lignes

Lot 7 : Transformateurs

Pour obtenir le dossier de chaque lot ou le dossier complet de cet appel d'offres, veuillez envoyer un email à fournisseursarl@virunga.org  en mentionnant les références de l'appel d’offre dans l’objet du mail et en précisant le(s) lot(s) pour le(s)quel(s) on souhaite avoir les données dans le mail. 

3. Procédures

Cet avis du marché ne constitue pas un engagement vis-à-vis des soumissionnaires. Virunga Energies se réserve le droit d'annuler la procédure si les circonstances l'exigent. Dans ce cas, Virunga Energies ne sera pas tenu de verser des dommages et intérêts.

Le présent avis constitue une procédure négociée concurrentielle, pour ce faire, Virunga Energies analysera les offres en confiant leur examen à un comité d'évaluation composé de personnes qualifiées. Les évaluateurs respecteront les conditions de confidentialité et d'impartialité requises. Si nécessaire, des éclaircissements sur des points techniques peuvent être demandés aux soumissionnaires.

Toute tentative d’un soumissionnaire à influencer Virunga Energies pendant le processus d'analyse des offres entraînera le rejet immédiat de l'offre. Il sera également exclu des futurs appels d'offres.

Virunga Energies informera tous les soumissionnaires de la décision d'attribution.

4. Conditions de participation

4.1. Eligibilité et critères de sélection

La participation au marché est ouverte, à égalité de conditions, à toutes les personnes physiques et morales œuvrant dans les domaines ci hauts cités ayant des autorisations légales à exercer l'activité pour laquelle elle soumet, toute personne physique ou morale éligible peut donc soumettre sa candidature.

Etant donné qu'il s'agit d'un appel d’offres, cet avis a pour but d’avoir des fournisseurs capables de fournir les matériels électriques de qualité conformes à la demande de VIRUNGA ENERGIES. Ce marché étant subdivisé en lots, Un soumissionnaire est libre de postuler au lot qui l’intéresse et s’il estime être en mesure de toucher partout, il peut postuler à tous les lots de 1 à 7. Mais Virunga Energies sau recommande aux fournisseurs de soumissionner là où ils sont les plus compétents. 

Les marchés seront attribués aux fournisseurs ayant la capacité professionnelle élevée et dont les offres répondent au critère de sélection qualité/prix : 
La Capacité professionnelle du soumissionnaire permet de nous assurer que le fournisseur :

• Possède l'expérience et les compétences lui permettant de donner suite au marché proposé et qu'il n'est pas un prestataire sans réelle compétence dans les domaines liés au marché.
• Propose des produits qui respectent les normes standards internationales.
• Dispose des ressources financières adéquates pour exécuter le contrat.
• Fait preuve d'une performance passée satisfaisante.
• Dispose bien de stock.
• Détient les documents légaux pour exercer l'activité (Registre de commerce, Numéro impôt, Identification Nationale, etc.).
• Respecte les règles et conditions générales de Virunga Energies, à savoir : accepter le paiement d'acompte ou après livraison de biens / services et par virement bancaire.

Le critère de rapport qualité-prix nous permet d’avoir l’offre économiquement avantageuse.

4.2. Constitution de dossier de soumission

4.2.1. Renseignement à fournir :

Les candidatures doivent être rédigée en français et les monnaies de référence sont : le dollar et l’euro.

Les documents administratifs à joindre sont : 

• La lettre de soumission
• Coordonnées et personne de contact
• Détails bancaires (en vue d’un éventuel contrat)
• Forme juridique (personne physique, SARL, SA, etc.) 
• Adresse du siège social ;
• Pour les soumissionnaires congolais : enregistrement au Registre du commerce (RCCM), enregistrement auprès du Ministère de l’Economie (Identification Nationale), enregistrement auprès de la DGI (numéro d’impôt et preuves de paiement) ; 
• Pour les soumissionnaires non-congolais : documents équivalents dans leur pays d’établissement ; 
• Pour les importateurs congolais : enregistrement auprès de la Direction Générale des Douanes et Accises (numéro d’import-export) ;
• Procuration autorisant la personne à signer l’offre (si ce n’est pas le dirigeant lui-même) 
• Preuve de nationalité (document d'établissement légal) 
• Déclaration sur l’honneur concernant les critères d’exclusion (voir annexe)
• Conditions générales de vente (si disponible).  
• Respecter la description mentionnée ci-haut,
• Proposer une offre financière pour chacun des éléments demandés (Cf Articles, quantités et spécifications) (NB. Mentionner clairement les prix unitaires)

4.2.2. Critères de sélection d'un fournisseur

La sélection des fournisseurs suivra la méthode d'évaluation établie en vue d'obtenir le meilleur rapport qualité - prix pour Virunga Energies sau. Le processus sera mené de manière équitable et transparente afin de garantir l'égalité de traitement pour tous les soumissionnaires, cfr point 3 de cet Appel d’offres. Les critères essentiels d'évaluation des offres seront axés sur trois éléments à savoir :

• Les critères commerciaux : la validité des offres, le pays d’établissement de l’entreprise, les dossiers de soumission, etc.
• Les critères techniques : la description des biens, la certification de la qualité, les données techniques, etc.
• Les critères de qualification : profil de l'entreprise, autorisation pour représenter les fabricants, donnés sur le nombre d'années sur le marché, données sur la capacité de production, données financières, références, certification de la qualité, etc.

4.3. Inspection

Acceptation de la marchandise est soumise à un processus d’inspection 
Un contrôle de la qualité et de la quantité sera effectué par un représentant désigné de VIRUNGA ENERGIES SAU lors de la livraison. Le vendeur doit fournir des articles conformes aux échantillons fournis/ approuvés avant le bon de commande et selon le les spécifications données.

Le Vendeur sera responsable de la qualité et la quantité livrée conformément aux spécifications/marques convenues.
Au cas où la qualité des produits n’est pas conforme au cahier des charges approuvé, les dispositions des Conditions générales "de VIRUNGA ENERGIES SAU sur les achats" seront applicables.

4.4.Emballage et Marquage

Les produits doivent être emballés dans des emballages capables de résister à la manipulation et envois multiples.
Chaque emballage doit porter les spécifications des produits, le nom du producteur, la date de production, la durée de la garantie et la date de péremption le cas échéant.

4.5. Soumission des propositions

Les propositions des offres et les spécifications techniques doivent être envoyées dans un délai maximum de 30 jours à partir du 18 mars 2025, obligatoirement par email, à l’adresse : tender_ve@virunga.org  et le cas échéant à sa Direction générale située à Munigi-Kihisi-enclos ICCN au bureau de la logistique VIRUNGA ENERGIES SAU. La date limite pour la soumission est fixées au 16 avril 2025, toutes les offres soumises après la date d'échéance indiquée seront rejetées.

La taille d'un message avec pièces jointes ne devrait pas dépasser 5MB. Si les pièces jointes à votre message dépassent cette limite, s'il vous plaît envoyez-les dans des messages distincts

Le mail doit porter le titre « Appel d’offres pour la Fourniture des matériels électriques pour les raccordements des clients, la maintenance et entretiens des lignes et centrales électriques au Nord-Kivu » dans l’objet du message.  

Les offres reçues doivent être signées, datées et portant le cachet de l’entreprise.

Toute offre soumise par un autre moyen de communication et des offres adressées ou copiées à toute autre adresse que celle indiquée ne sera pas considérée.

4.6. Condition de livraison

CIF-DAR ES SALAM et DDP NORD-KIVU (Incoterms 2010) 

4.7. Délai de livraison

Les livraisons doivent se faire au plus tard dans les 45 jours ouvrables qui suivent la signature du contrat Les livraisons partielles ne sont autorisées que si elles n’affectent pas VIRUNGA ENERGIES SAU dans son fonctionnement et doivent être convenues entre l'acheteur et le fournisseur.

Tout retard dans la livraison se traduira par une réduction du prix de 0,5% par jour par article(s) non livré(s) jusqu’à 10% maximum, au-delà, VIRUNGA ENERGIES SAU se réserve le droit de mettre un terme au contrat sans contrepartie.

4.8. Modalités des paiements

Les paiements s’effectueront en plus ou moins 4 tranches selon le plan de production et/ou de livraison proposé par le fournisseur et validé par VIRUNGA ENERGIES, la dernière tranche de 5% sera payée après la livraison totale au lieu convenu (magasin VIRUNGA ENERGIES SAU) et acceptation des produits par le département demandeur de VIRUNGA ENERGIES.
 
4.8.1.Documents requis pour les paiements

• Facture commerciale signée,
• Bordereau de livraison original pour chaque livraison
• Le BL pour les livraisons par voies maritime,
• La LTA pour les livraisons par voie aérienne
• Contrat signé en annexe.

4.9. Validité de l’offre

L'offre de prix doit être valide pendant trois mois au minimum, toute modification de prix après soumission des offres et signature du contrat n’est pas acceptée.

4.10. Questions

Les questions peuvent être envoyées par e-mail à l’adresse suivante : suppliers_ve@virunga.org
Le modèle de contrat type peut être envoyé sur demande.

4.11. Conditions générales

VIRUNGA ENERGIES SAU se réserve le droit de fractionner le marché en commandes séparées avec des vendeurs différents.

La quantité de l’appel d’offre est indicative ; elle peut augmenter ou diminuer. Il est à noter que cette demande d'offre ne signifie pas un engagement et que VIRUNGA ENERGIES SAU n’est pas tenu de justifier la sélection finale du fournisseur.

Toutes les conditions qui ne sont pas mentionnés dans le présent appel d’offre seront régies par les
Conditions générales d’achat de VIRUNGA ENERGIES SAU

L'acceptation du contrat d’achat implique la reconnaissance par le vendeur de ces conditions générales d’achat.

Tout litige ou réclamation découlant de ou en relation avec ce contrat ne pouvant pas être réglées d'un commun accord, sera réglé par une procédure d'arbitrage selon les articles des Conditions générales de VIRUNGA ENERGIES SAU sur les achats.
Nous vous remercions d’avance tous nos soumissionnaires et nous leur souhaitons bonne chance.  

Equipe logistique VE