Agence de voyage pour la société ENGEN DRC SA
A. Préambule
Cet appel d'offre vise à sélectionner deux ou trois agences de voyage pour la gestion des billets d'avion, réservations d'hôtels, assistances visas, et tout autre facilitation inhérente aux voyages. Il doit préciser les besoins (volumes, destinations, conditions, …), les critères de sélection (coût, réactivité), la date limite de soumission et les documents administratifs requis.
B. Prestation des Services de Voyage
Référence : 001/2026
Objet : Sélection d'une agence de voyage pour la société ENGEN DRC SA à Kinshasa/RDC.
I. IDENTITE ET MOTIVATION DE L’ENTREPRISE
La société ENGEN DRC SA, basée à Kinshasa/République Démocratique du Congo, sise avenue du Port au N°14/16 dans la commune de la Gombe, souhaite conclure un contrat cadre avec une agence de voyage éprouvée, compétente et expérimentée pour la gestion des déplacements professionnels de ses cadres et partenaires au pays et ailleurs.
II. BUT DE LA MISSION
L'agence sélectionnée sera chargée de :
- la réservation et l'achat de billets d'avion en national et en international ;
- la réservation d'hôtels en provinces et à l’extérieur du pays ;
- l’assistance à la procédure d’octroi de visas ;
- la formalité de l’obtention d’assurance voyage ;
- la gestion des modifications ou des annulations extrêmes (de dernière minute) ;
- la fourniture d’un service disponible d’urgence 24h/24 et 7j/7
III. TERMES DE REFERENCE
Le profil recherché au travers de ce cahier des charges est de ressortir les critères ci-dessous que l'agence doit remplir au préalable :
- Avoir une existence légale en République Démocratique du Congo : détenir les autorisations nécessaires pour faire les affaires en RDC (licence, agrément, accréditation au moyen du Registre de commerce, du Numéro d’Identification Nationale, du Numéro d'impôt, de la TVA, …) ;
- Être accréditée par l'IATA (International Air Transport Association) ;
- Justifier d'au moins 10 ans d'expérience dans la gestion des comptes corporate en RDC (ceux-ci doivent être nécessairement des multinationales et des organisations internationales) ;
- Offrir des facilités de paiement (crédit) et des rapports d'activités mensuels ;
- Présenter le relevé de factures au mois le mois (ne pas faire le cumul trimestriel ou semestriel avant d’envoyer les factures ; toute facture devant être payée dans son mois d’émission de billets ou d’exécution de services;
- Faire des réservations auprès des compagnies de transport, et indiquer à chaque réservation et à chaque émission du titre de voyage le tarif appliqué ;
- Réserver des hébergements fiables et sécurisés à travers le monde et en provinces, au nom et pour compte d’ENGEN DRC SA, après demande de celle-ci par bon de commande, mail, sms ou tout autre moyen électronique ;
- Emettre des titres de voyage (transport aérien, fluvial, ferroviaire, maritime, lacustre, routier) et les livrer aux temps voulus ;
- La réactivité et la disponibilité sont des critères très importants et très déterminants. L’agence doit être à même d’assurer un service réactif 24h/24 et 7j/7 en cas d’urgence ;
- Apporter des conseils pour l’optimisation des itinéraires et le choix des classes (qu’elle soit économique ou business) ;
- Assister, en cas de besoin, à l’obtention de l’assurance voyage et accorder l’assistance médicale à l’étranger à la demande d’ENGEN DRC SA ;
- Organiser le transfert et le protocole pour les voyageurs indiqués par ENGEN DRC SA sur toute l’étendue de la RDC et, si possible, à l’étranger ;
- Noter que les conditions suivantes de livraison de titres de voyage sont à respecter : envoi par courrier des billets papiers, et/ou envoi des billets e-ticket par courriel sur les boites référencées ;
- Traiter la facturation des prestations de services, les annulations, les modifications et les remboursements de titres de voyage, en temps réel et en fonction des conditions ENGEN DRC SA ;
- Dédier les ressources humaines et techniques suffisantes. Présence d’un interlocuteur disponible ou d’une interface dédiée ;
- Intégrer, si nécessaire, les tarifs « corporates » et/ou spéciaux négociés de l’agence ;
- Engager une collaboration étroite avec ENGEN DRC SA ; ce qui inclut de mises au point régulières et la fourniture de données statistiques ;
- Adhérer au principe de bon de commande ;
- Garantir certaines valeurs ajoutées telles que, des programmes de fidélité, des commissions sur les réservations, des locations véhicules, des voyages sur mesure et de groupe, des forfaits et des guides touristiques, des croisières, de conciergerie, de DMC, des services VIP ; constitue un atout majeur.
IV. CONTENU DE LA SOUMISSION
Le dossier de la soumission doit comprendre les éléments suivants :
- L’Offre technique : Présentation de l'agence, ses références et sa méthodologie de gestion des urgences ;
- L’Offre financière : Grille tarifaire (frais de service par billet, commissions, frais de visa).
V. DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
- RCCM.
- Identification Nationale ;
- Numéro d’impôt ;
- Quitus fiscal ;
- Souscription à la TVA
- Attestation de non-faillite.
VI. PONDERATION DE NOS CRITERES DE SELECTION
- Qualité des services et réactivité : 40% ;
- Compétitivité tarifaire : 30% ;
- Expérience et références : 20% ;
- Capacité financière et conformité administrative : 10%.
VII. CONDITIONS DE SOUMISSION DES OFFRES
Les dossiers de soumission doivent être envoyés au plus tard vendredi, le 14 février 2026 à 16heures locales à l’adresse physique de la société ENGEN DRC SA ou par email, moyennant cachet d’accusé de réception ou mail de réponse pour réception.
Adresse physique du bureau : 14/16, Avenue du Port, Kinshasa/Gombe
Courriel de réception : tenders.cd@vivoenergy.com
Objet du mail : Candidature - Appel d'offre Agence de Voyage + Nom de l’Agence]
NOTA BENE : Toute offre reçue après la date limite de réception sera rejetée.
