Lubumbashi (Haut-Katanga)

MSI RD Congo

JI – Coordonnateur Finances et Admin

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : COORDONNATEUR FINANCES & ADMNISTRATION

Sous la responsabilité de : Finance Manager

Années d’expérience requises : Au moins 5 années dans des postes similaires

Lieu : Lubumbashi, Haut Katanga

Responsabilité budgétaire ? Oui

Des rapports directs ? Jusqu’à 10

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d'avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d'assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.

MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

Le Coordonnateur Financier et administratif(ve) est responsable de l’appui en gestion financière, comptable et administrative au Manager Régional/Coordinateur provincial. Son rôle est de s’assurer que :

• Les rapports de contrôle des caisses de menues dépenses sans écarts
• La Réconciliation bancaire élaborées à temps
• Les journaux sont élaborés 
• Les procédures administratives et financières sont respectées

Présentation du rôle et responsabilités principales

En étroite collaboration avec le Manager des Finances, le Senior Manager des Ressources Humaines, Le Manager Logistique et Manager des Systèmes d’Information, le Coordonnateur Financier & Administratif(ve) sera chargé de :

1. Gestion financière

• Superviser la gestion de la caisse de menues dépenses
• Vérifier toutes les demandes de paiement et les soumettre à l’approbation du Manager Regional
• Effectuer tous les paiements par banque aux fournisseurs et aux membres d’équipe 
• Soumettre hebdomadairement au Manager Financier et au directeur des finances et de l’administration, l’analyse des recettes versées sur les différents comptes bancaires, s’il y en a.
• Élaborer et soumettre journalièrement au Manager Regional et au Directeur Financier le rapport de gestion de caisse ainsi que les demandes d’approvisionnement de la caisse
• Assurer que le paiement des impôts, contributions patronales et cotisations sociales auprès des institutions est fait à temps.
• Préparer toutes les réconciliations bancaires et les soumettre au Manager Financier pour approbation
• Elaborer les états financiers annuels conformément à la réglementation nationale en vigueur
• Veillez à l’application des procédures financières et comptables de MSI RDC.
• Faire la revue des documents de paiement et des Demandes d’Achat (PR), selon la limite autorisée, et s’assurer de l’exactitude et de la conformité des informations.
• Effectuer les saisies des données comptables, selon le programme élaboré par le Directeur des Finances ;
• Préparer, chaque mois, les réconciliations bancaires des comptes bancaires du bureau Regional et les envoyer pour revue, au Finance Manager.
• Faire un suivi hebdomadaire des avances et autres dettes pour le bureau du Haut Katanga et fournir un rapport mensuel, explicatifs des soldes de ces comptes.
• Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements (vérification des signatures, vérification de la conformité avec la délégation d’autorité, vérification des documents de support et vérification de toute autre exigence en matière de paiement d’après les règles de MSI RDC et des bailleurs.
• Superviser hebdomadairement et mensuellement l’archivage de la documentation nécessaire.
• Participer aux inventaires lors de chaque clôture fiscale du bureau Regional MSI, en collaboration avec la logistique.
• Participer aux inventaires de stock à chaque clôture trimestriel, semestriel et annuelle ;
• Durant les travaux d’audit, apprêter les documents de paiement demandés par les auditeurs 

2. Gestion comptable

• Assurer la bonne tenue de tous les registres comptables selon les protocoles de MSI RDC
• Assurer l’enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables
• Élaborer et soumettre au Manager Financier les différents journaux comptables avant leur importation dans le logiciel de gestion SUN
• Tenir le journal des comptes bancaires de MSI RDC
• Elaborer hebdomadairement les états de rapprochement des comptes bancaires
• Effectuer le recouvrement des créances auprès des clients débiteurs et des autres débiteurs
• Procéder à la vérification des journaux de caisse, banque et liquidation avant leur postage par le superviseur dans Sun System
• Préparation de la réconciliation bancaire au minimum chaque semaine
• Participer à toutes les opérations quotidiennes du département comptable.

3. Gestion administrative

• Mettre en application les procédures administratives en matière financière et comptable
• Respecter toutes les obligations légales en matière d’impôt et toute autre retenue vis-à-vis de l’Etat
• Tenir à jour les polices d’assurances du bâtiment, des véhicules et du personnel
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
• Procéder au classement des timesheets et assurer que les données comptables sont conformes aux données des timesheets.

4. Autres

• Promouvoir les services de MSI RDC auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général
• Travailler sur le rapport des sommes versée aux tierces trimestriellement.
• Exécuter d'autres activités en relation avec sa fonction à la demande du directeur des opérations et du comptable.

Qualifications requises

Education/Qualification

• Avoir au minimum un diplôme de licence dans le domaine de finance ou économie
• Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente
• Avoir une excellente connaissance des logiciels Microsoft (Word et Excell)
• Avoir la connaissance d’un logiciel comptable de préférence SUN System
• Expériences à travailler d’une manière efficiente et en collaboration pour développer la livraison de services internes de la plus haute qualité
• Niveau très élevé d’honnêteté
• Capacités linguistiques : Français (ESSENTIEL) et Anglais (SERIEUX ATOUT)
• Excellentes compétences en communication pour la négociation et la résolution de conflits
• Capacité manifeste d'identifier et de fixer des objectifs de performance
• Penseur stratégique avec d'excellentes capacités d'analyse
• Capacité à communiquer efficacement à tous les niveaux ; excellentes aptitudes à l'oral, à l'écrit et à la présentation et excellente aptitude à la direction et à la gestion d'équipes diverses à distance.

Qualité personnelle

• Motivation pour suivre la Vision - les Directives MSI-RDC
• Respect des valeurs de MSI-RDC 
• Comportement professionnel
• Recherche de l’excellence
• Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive,
• Autonome et capable de travailler avec des supervisions limitées,
• Pro Choix

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l'unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l'expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l'excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l'avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l'équipe peut s'épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

Date de clôture : 30 novembre 2024 (minuit GMT)

Salaire brute annuel : 27 000 à 30 000 USD

Type de contrat : (contrat local)

Durée : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Avantages sociaux :

• Couverture santé
• Bonus annuel
• Serevance correspondant à 5% du salaire de base mensuel
• Gratification de fin de l’année en nature
• Prime fourniture scolaire
• Possibilité d’octroi d’un CDI

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une attestation de bonne vie et mœurs
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones

Comment postuler ?

Deux étapes sont indispensables :

Etape 1 : Remplissez ce formulaire :

Formulaire_de_Recrutement_Coordonnateur_Finances_et_Admin_Haut-Katanga

Etape 2 : Envoyez votre dossier à l’adresse e-mail suivante : « drcrecruitment@mariestopes.org » avec mention en objet : « Candidature Coordonnateur Finances et Admin /Haut-Katanga_2024 ».

MSI RDC garantit l'égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n'acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243 400022 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail: speakingup@safecall.co.uk

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l'emploi, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter à, références d'emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant).