Assistant (e) administratif (ve) et réceptionniste
Chemonics International Inc.
SOW
JOB TITLE: ASSISTANT ( e) ADMINISTRATIF ( VE) ET RECEPTIONISTE
SUPERVISEUR : RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES, GHSC- PSM/DRC
LIEU DU POSTE : Kinshasa
PROJECT: Global Health Supply Chain – Purchasing and Supply Chain Management (GHSC-PSM/DRC
Contexte :
Le Programme de la Chaine Globale d’Approvisionnement – Gestion des Achats et de l’Approvisionnement (GHSC-PSM) RDC a comme objectif principal d'assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé publique qui sauvent des vies dans le monde entier. Ce projet améliore la prestation des soins de santé grâce à des solutions de chaîne d'approvisionnement transformatrices, en se concentrant sur cinq domaines clés de la santé : le VIH/SIDA, le paludisme.
Le poste de réceptionniste de bureau implique d'accueillir les visiteurs, de répondre au téléphone, de gérer les rendez-vous et les tâches administratives, de traiter le courrier et d'organiser les déplacements. Il joue un rôle d'ambassadeur de l'entreprise, assurant une première impression positive, et est responsable de la gestion des informations et du soutien aux différentes équipes.
Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles) :
- Accueil et gestion des visiteurs : Accueillir les personnes physiquement et au téléphone, les diriger vers la bonne personne ou le bon service, et leur fournir des informations.
- Gestion des appels et des messages : Recevoir, transférer et acheminer les appels, prendre les messages et gérer les communications.
- Organisation des rendez-vous : Fixer et gérer les rendez-vous pour les employés ou la direction.
- Tâches administratives : Gérer, trier et distribuer le courrier, effectuer des photocopies, gérer les fournitures de bureau et d'autres tâches administratives générales.
- Soutien logistique : Organiser les déplacements et les réservations de salles de réunion ou d'autres événements.
Compétences et qualités nécessaires:
- Excellentes compétences en communication : Sens du contact, courtoisie et professionnalisme sont essentiels.
- Sens de l'organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à respecter les délais.
- Rigueur et discrétion : Pour assurer la confidentialité des informations traitées et un fonctionnement sans faille du bureau.
- Maîtrise des outils informatiques : Outils de bureautique (traitement de texte, tableur) et logiciels de gestion de la messagerie et des agendas.
- Bonne présentation : Pour être un ambassadeur de l'entreprise et donner une image positive.
Qualifications requises
- Un niveau minimum de graduat en sciences administratives, hôtesse d’accueil ou formations similaires
- Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans une organisation semblable
- Avoir des compétences interpersonnelles telles que la communication, l'amabilité et l'orientation client, ainsi que des compétences organisationnelles comme la gestion du multitâche, la réactivité et l'anticipation des besoins.
- Des compétences linguistiques, une bonne maîtrise de l'informatique et une tenue irréprochable sont également essentielles pour ce rôle polyvalent.
Chemonics International respecte la diversité des cultures, des sexes, des races, et des religions ; les candidats intéressés doivent soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant un CV actualisé, les copies des diplômes, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation avec objet : « ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) ET RECEPTIONNISTE » à l’adresse suivante : recrutement.ghscpsmdrc@gmail.com
La date limite de soumission de candidature est le 11 octobre 2025 à 17h00.
N.B : La présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats sélectionnés seront convoqués.
Fait à Kinshasa, le 30/09/2025
