Agence évènementielle pour organiser la célébration de la journée mondiale de l’environnement, éditions 2025 et 2026
Programme des Nations Unies pour le développement
TERMES DE REFERENCE
RECRUTEMENT D’UNE AGENCE EVENEMENTIELLE POUR ORGANISER LA CELEBRATION DE LA JOURNEE MONDIALE DE L’ENVIRONNEMENT, EDITIONS 2025 et 2026
Pays : Ville d’Isiro et dans le territoire de Watsa, Province du Haut Uélé, République démocratique du Congo.
Description de la mission : RECRUTEMENT D’UNE AGENCE EVENEMENTIELLE POUR ORGANISER LA CELEBRATION DE LA JOURNEE MONDIALE DE L’ENVIRONNEMENT, EDITIONS 2025 et 2026
Intitulé du projet : Programme Intégré REDD+ Haut Uélé (PIREDD-HU)
La proposition doit être soumise directement sur le portail au plus tard à la date limite indiquée : 06 mars 2025
Toute demande de clarification doit être envoyée par écrit via la fonctionnalité de messagerie du portail. Le PNUD répondra par écrit, y compris une explication de la demande sans identifier la source de la demande.
Veuillez indiquer si vous avez l'intention de soumettre une offre en créant un projet de réponse sans le soumettre directement dans le système. Cela permettra au système d'envoyer des notifications au cas où les exigences de l'offre seraient modifiées. Si vous avez besoin de plus de précisions, veuillez nous contacter en utilisant la fonction de messagerie du système. Les offres doivent être soumises directement dans le système en suivant ce lien : https://supplier.quantum.partneragencies.org/ en utilisant le profil que vous avez sur le portail.
Si vous ne vous êtes jamais inscrit auparavant, vous pouvez enregistrer un profil en utilisant le lien d'inscription partagé via l'avis de recrutement et en suivant les instructions dans les guides disponibles sur le site Web du PNUD : https://www.undp.org/procurement/business/resources-for-bidders. Ne créez pas de nouveau profil si vous en avez déjà un. Utilisez la fonction de mot de passe oublié au cas où vous ne vous souviendriez pas du mot de passe ou du nom d'utilisateur de l'enregistrement précédent.
Contexte et justification
Depuis 2022, le Programme des Nations Unies pour le Développement, PNUD en sigle, appuie le Gouvernement de la République Démocratique du Congo dans la mise en œuvre du projet Programme Intégré REDD+ Haut-Uele (PIREDD-HU en sigle). Financé par l’Agence coréenne de coopération internationale (KOICA), le PIREDD Haut-Uele vise à réduire les émissions de CO2 dues à la déforestation et la dégradation des forêts et à améliorer durablement les revenus des communautés locales y compris les peuples autochtones, les femmes et les jeunes dans les zones cibles de la province du Haut-Uélé, à savoir les territoires de Rungu, Wamba et Watsa. A travers ces trois territoires, les interventions couvriront 12 chefferies/secteurs et 72 terroirs villageois.
Le PIREDD-HU est articulé autour de deux objectifs spécifiques : (i) améliorer la gouvernance des ressources naturelles (forêts et terres) et (ii) renforcer la protection et la gestion durable des forêts dans les zones cibles.
Au terme du programme, le PIREDD-HU prévoit sensibiliser 300.000 personnes au changement de comportement à l’égard de protection forestière et d’autres domaines d’intérêt REDD tels que prévus par le projet. D’après l’expérience acquise sur le terrain, plus particulièrement la célébration de la journée mondiale de l’environnement (édition 2024) organisée par le PIREDD-HU, il a été constaté que les activités à caractère événementiel font partie des canaux pertinents pour la sensibilisation de masse dans le Chef-lieu de la Province du Haut-Uele, Isiro et le territoire de Watsa.
Etant donné que la démarche organisationnelle des activités de sensibilisation de grande envergure implique un appui et un déploiement considérable sur le plan logistique, le PIREDD-HU souhaiterait recruter une agence événementielle basée à Isiro pour l’organisation de la célébration de Journée Mondiale de l’Environnement, éditions 2025 et 2026.
Objectif de la mission
L’objectif général est d’appuyer le PIREDD-HU dans l’organisation générale de la Journée Mondiale de l’Environnement (JME) qui aura respectivement lieu le 5 juin 2025 et le 5 juin 2026 dans la ville d’Isiro et dans le territoire de Watsa, Province du Haut-Uele, République démocratique du Congo.
Tâches et responsabilités
L’agence fournira le service événementiel par l’organisation de l’événement susmentionné sur base des orientations fournies par le PIREDD Haut-Uele. Les messages circonstanciels promouvant l’événement à travers différents canaux de communication devront sensibiliser les participants à la protection de l’environnement et des aspects connexes dans l’esprit de la thématique du jour ainsi que promouvoir une forte visibilité du PIREDD-HU et ses interventions, et enfin, fournir à la population cible des informations utiles sur ledit événement en l’incitant à participer massivement.
De manière spécifique, il s’agira de :
- Elaborer et mettre en œuvre un plan d’organisation événementielle ;
- Proposer et concevoir les produits et supports de communication adaptés à l’événement et à l’audience cible ;
- Assurer le reportage de l’événement en disposant le support audiovisuel ;
- Assurer la gestion de la couverture médiatique en mobilisant des médias et des organes de presse locaux et nationaux pertinents ;
- Réaliser et soumettre au PIREDD-HU le photoreportage et le reportage vidéo de l’événement sous un format indiqué ;
- Préparer le site pour la plantation des plantules (débroussaillage, trouaison et application de compost) ;
- Assurer l’achat et la plantation des plantules ainsi que l’entretien post-plantation pendant trois mois (débroussaillage et défrichage autour de plantules) ;
- Identifier et sécuriser la location du site adéquat pour l’organisation de l’événement ;
- Mettre à disposition tous les équipements nécessaires (podium, sonorisation, éclairage, décoration, etc.) et intervenants (bande musicale, groupe théâtral, artistes, fanfaristes, etc.) ;
- Préparer et tenir un registre des participants et soumettre le nombre total des participants selon la méthode de comptabilisation proposée ;
- Fournir le rafraichissement aux participants ;
Résultats attendus
- Le plan d’organisation et de coordination générale de l’événement incluant, entre autres, les intervenants clés, le chronogramme des activités est élaboré ;
- Le lieu de l’événement est choisi, aménagé et décoré dans le délai suivant les orientations fournies par le programme ;
- Les plantules sont acquises et plantées sur un site adéquat ;
- L’entretien des plantules est assuré après plantation ;
- La maquette de disposition des invités est élaborée et validée ;
- La statistique de participation est assortie selon la méthodologie de comptage utilisée et communiquée en avance ;
- Le registre des participants pour chaque événement est dument tenu et partagé avec l’équipe du PIREDD-HU avec la participation directe (sur place) d’au moins 6000 personnes et la sensibilisation de 40 000 personnes à travers d’autres canaux, notamment les radios communautaires et TV ;
- Les maquettes des produits de communication à utiliser sont préalablement partagés avec l’équipement de programme pour validation avant impression ;
- Les produits et supports de communication sont produits dans le délai ;
- La conférence-débat est organisé en territoire de Watsa ;
- Le service traiteur est fourni aux participants pour rafraichissement ;
- Le rapport général du déroulement de l’événement incluant tous les livrables (voir le point 5) est partagé avec le PIREDD-HU.
